Vanaf 1 januari 2011 kan de werkgever kiezen hoe vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers worden belast. Hij heeft daarvoor twee opties: De huidige regelingen hanteren, of de nieuwe werkkostenregeling. Ook in 2012 en 2013 kan tussen deze twee opties gekozen én gewisseld worden. Vanaf 2014 is het de bedoeling dat alleen de werkkostenregeling nog van toepassing is.

Door de invoering van de werkkostenregeling wordt alles wat u als werkgever vergoedt of verstrekt aan een werknemer in eerste instantie tot het loon gerekend. Ook als het gaat om het vergoeden van kosten "daaronder mede begrepen hetgeen wordt vergoed of verstrekt in het kader van de dienstbetrekking". Dus alles wat fiscaal als loon kan worden betiteld wordt tot het loon gerekend. Er wordt dus niet meer gekeken wat eventueel belastingvrij kan worden vergoed.

Loon of geen loon

De werkkostenregeling geldt voor alle vergoedingen en verstrekkingen die tot het loon behoren. Vergoedingen en verstrekkingen die geen loon zijn of vrijgesteld loon zijn, vallen niet onder de regeling. Het gaat dan om:

• voordelen buiten de dienstbetrekking
• intermediaire vergoedingen
• vrijgesteld loon
• verstrekkingen waarvoor de werknemer een eigen bijdrage van ten minste de (factuur)waarde betaalt

Intermediaire vergoedingen zijn vergoedingen voor bedragen die uw werknemer meestal in uw opdracht en voor uw rekening voorschiet. U kunt deze bedragen onbelast blijven vergoeden, want deze intermediaire vergoedingen zijn geen loon en vallen daarom niet onder de werkkostenregeling. Denkt u aan:

• Zaken die tot het vermogen van uw bedrijf gaan horen;
• Zaken die tot het vermogen van uw bedrijf horen en die u aan uw werknemer ter beschikking hebt gesteld;
• Kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering en niet met het functioneren van uw werknemer.

Gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen

Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen zijn wel loon, maar u kunt ze toch onbelast vergoeden en verstrekken zonder dat dat ten koste gaat van uw vrije ruimte. Dat is het geval bij gerichte vrijstellingen. De gerichte vrijstellingen zijn:

• vervoer en reiskosten:
• abonnementen voor reizen met openbaar vervoer
• kostenvergoedingen voor zakelijke reizen en woon-werkverkeer met eigen vervoer van maximaal € 0,19 per kilometer
• losse kaartjes voor zakelijke reizen met openbaar vervoer
• kosten van tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking
• bijscholing, cursussen, congressen, vakliteratuur (alleen op de werkplek), training en dergelijke, voor zover ze van belang zijn voor het werk van de werknemer
• studie- en opleidingskosten
• procedures tot erkenning van verworven competenties (EVC-procedures)outplacement
• maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden, dienstreizen en dergelijke
• verhuiskosten
• fiets, elektrische fiets, scooter en dergelijke: maximaal € 0,19 per kilometerextraterritoriale kosten

Daarnaast mogen een aantal voorzieningen op nihil worden gewaardeerd om te voorkomen dat de waarde van voorzieningen op de werkplek ten koste gaan van de vrije ruimte. De volgende voorzieningen en verstrekkingen in natura waardeert u op nihil:

• Voorzieningen op de werkplek zoals het gebruik van de vaste computer, het gebruik van het kopieerapparaat en de vaste telefoon voor privé.
• Arbo-voorzieningen
• Consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd.
• Uniformen, werkkleding die (nagenoeg) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen,  werkkleding die aantoonbaar op het werk achterblijft en werkkleding die is voorzien van een of meerdere logo's met een gezamenlijke grootte van minstens 70cm2 per kledingstuk
• Mobiele telefoon, Blackberry of smartphone als het zakelijke gebruik minstens 10% is.
• PC, notebook of laptop als het zakelijke gebruik 90% of meer is.
• Ov-jaarkaart en Voordeelurenkaart als uw werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt.
• Bedrijfsfitness op de werkplek.

Nihilwaarderingen gelden overigens alleen voor loon in natura (verstrekkingen), niet voor vergoedingen in geld.

Eindheffingsloon (vrije ruimte) of verplicht loon voor de werknemer

Tenslotte kan een u zelf bepalen welke vergoedingen en verstrekkingen u behandelt als eindheffingsloon en welke u behandelt als loon van de werknemer en dus normaal belast. U kunt per werknemer een andere keuze maken. Echter als u aan 1 of enkele werknemers vergoedingen of verstrekkingen geeft die veel meer dan gebruikelijk zijn, kan de belastingdienst dit corrigeren: de gebruikelijkheidstoets. De waarde van een vergoeding aan een werknemer mag niet meer dan 30% afwijken van “wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is”.

Bij een aantal vormen van loon kunt u echter niet kiezen voor eindheffingsloon. Altijd loon van de werknemer zijn:

• een auto van de zaak
• een dienstwoning (behalve de pied-à-terre en de kosten van buitengewone beveiligingsmaatregelen voor de woning)
• boetes
• vergoedingen en verstrekkingen voor criminele activiteiten

Vrije ruimte

Van het loon wat u onder de eindheffing brengt, wordt 1,4% van de fiscale loonsom vrijgelaten van belasting- en premieheffing. Dit wordt ook wel de vrije ruimte genoemd. Als u meer dan deze 1,4% van het totale fiscale loon vergoedt aan uw werknemers, dan betaalt u als werkgever 80% eindheffing over dit bedrag boven de vrije ruimte.

Voor meer informatie en volledige overzichten van gerichte vrijstellingen kunt u terecht op de website van de belastingdienst.