Nmbrs® kan de werkkostenregeling op 3 verschillende methoden automatisch toepassen. Hieronder worden de instellingen voor de werkkostenregeling besproken.

Voor het automatisch berekenen van de Eindheffing Werkkostenregeling moeten in Nmbrs® de volgende zaken worden gelet:

1. Grondslag Werkkostenregeling (wn)
2. Werkkostenvergoedingen uit de financiële administratie.
3. Berekening Fiscaal loon voorgaand jaar
4. Kiezen methode van berekenen
5. Handmatig invoeren grondslag werkkostenregeling
6. Wanneer vindt de berekening plaats

Grondslag Werkkostenregeling (wn)

In Nmbrs® zijn in de master de volgende looncomponenten voor gedefinieerd als werkkostenvergoedingen. Deze looncomponenten tellen in de grondslag "Grondslag Werkkostenregeling wn"(10060):

• telt in looncodes
  5001 ADSL vergoeding (onbelast)
  5002 Internetvergoeding (onbelast)
  5016 Sms vergoeding (onbelast)
  5020 Feestdagenuitkering (onbelast)
  5021 Jubileumuitkering (onbelast)
  5029 Personeelskorting (onbelast)
  5070 Bereikbaarheidstoeslag (onbelast)
  5095 Gereedschapsvergoeding per dag (Onbelast)
  5098 Werkkledingvergoeding per dag (onbelast)
  5100 Onkostenvergoeding (onbelast)
  5103 Communicatievergoeding (onbelast)
  5105 Representatievergoeding (onbelast)
  5107 Fitnessvergoeding (onbelast)
  5110 Telefoonvergoeding (onbelast)
  5111 Fiets van de Zaak (onbelast)
  5120 Koffiegeldvergoeding per dag (onbelast)
  5121 Lunchvergoeding (onbelast)
  5136 Wasvergoeding (onbelast)
  5001 ADSL vergoeding (onbelast)
• 5002 Internetvergoeding (onbelast)
• 5016 Sms vergoeding (onbelast)
• 5020 Feestdagenuitkering (onbelast)
• 5021 Jubileumuitkering (onbelast)
• 5029 Personeelskorting (onbelast)
• 5070 Bereikbaarheidstoeslag (onbelast)
• 5095 Gereedschapsvergoeding per dag (Onbelast)
• 5098 Werkkledingvergoeding per dag (onbelast)
• 5100 Onkostenvergoeding (onbelast)
• 5103 Communicatievergoeding (onbelast)
• 5105 Representatievergoeding (onbelast)
• 5107 Fitnessvergoeding (onbelast)
• 5110 Telefoonvergoeding (onbelast)
• 5111 Fiets van de Zaak (onbelast)
• 5120 Koffiegeldvergoeding per dag (onbelast)
• 5121 Lunchvergoeding (onbelast)
• 5136 Wasvergoeding (onbelast)

U kunt in het loonmodel zelf looncomponenten aan deze grondslag toevoegen en uitsluiten voor deze grondslag. U kiest de looncomponent en vult de grondslag aan: door een looncomponent te tellen in (10060) Grondslag Werkkostenregeling wn of (10061) Uitsluiten van Werkkostenregelinggrondslag wn. Deze laatste dient alleen gebruikt te worden als 10060 in het master loonmodel aan de looncode is toegevoegd. Deze twee grondslagen heffen elkaar op.

Werkkostenvergoedingen uit de financiële administratie.

Naast de looncomponenten uit de salarisadministratie moeten de werkkosten die rechtstreeks in de financiële administratie zijn ingevoerd worden aangevuld. U zal door de financiële administratie op de hoogte moeten worden gesteld van de door u verstrekte vergoedingen die vallen onder de vrije ruimte. U kunt het totaal van deze werkkostenvergoedingen inboeken als bedrijfslooncomponent: 5670 "Werkkosten uit financiële administratie"

Berekening Fiscaal loon voorgaand jaar

De werkkostenregeling gaat voor het bepalen van de vrije ruimte (in 2 van de 3 methoden) uit van het Fiscaal Loon van voorafgaand jaar. Het fiscaal jaarloon van het voorgaande jaar wordt automatisch gevuld tijdens de jaarwissel, indien het voorgaande jaar met Nmbrs® gewerkt werd. Indien dit uw eerste jaar is waarin u met Nmbrs® gaat werken, dan kunt u dit veld ook zelf invullen. U gaat hiervoor naar de salarisinstellingen op bedrijfsniveau en hier kunt deze waarde invullen. 

Kiezen methode van berekenen

Nmbrs® kent drie methodes waaruit gekozen kan worden voor toepassing van de werkkostenregeling en het bepalen van de eindheffing. Op bedrijfsniveau, tabblad instellingen, in het dashlet salarisinstellingen kan de toe te passen methode geselecteerd worden.

Methode 1: Ieder tijdvak cumulatieve werkkosten vergelijken met vrije ruimte o.b.v. volledige Fiscaalloon voorgaand jaar, laatste periode herrekenen o.b.v. totaal gemaakte werkkosten / totaal fiscaalloon huidig jaar.

Methode 2: Ieder tijdvak gemaakte werkkosten vergelijken met vrije ruimte o.b.v. gemiddeld Fiscaalloon voorgaand jaar, laatste periode herrekenen o.b.v. totaal gemaakte werkkosten / totaal fiscaalloon huidig jaar.

Methode 3: Iedere tijdvak gemaakte werkkosten vergelijken met vrije ruimte o.b.v. werkelijke Fiscaalloon dit tijdvak, laatste periode geen herrekening o.b.v. totaal gemaakte werkkosten / totaal fiscaalloon huidig jaar.

In Nmbrs® kan de eindheffing voor overschrijding werkkostenregeling automatisch worden berekend. Maar dat moet u dan wel in de instellingen hebben aangezet. Heeft u dit niet gedaan? Dan kunt u voor het aanmaken van de loonrun tevens handmatig de grondslag voor deze eindheffing invullen. Er is ook een nieuw bedrijfslooncomponent toegevoegd waarop u de werkgeverskosten van de werkkostenregeling kunt boeken.

Handmatig invoeren grondslag werkkostenregeling

Indien u geen automatische berekening wilt gebruiken, of u wilt gedurende het jaar eindheffing betalen (omdat u bijvoorbeeld weet dat er een groot bedrijfsfeest aankomt in December), kunt u de grondslag werkkostenregeling ook handmatig invoeren / verhogen. U kunt deze extra grondslag Eindheffing Werkkostenregeling als bedrijfslooncomponent inboeken: 5660 "Eindheffing Werkkosten"

Let op: als u naast de handmatige werkkostenregeling, Nmbrs® de maandelijkse werkkostenregeling via methode 1 of 2 laat berekenen, zal in de laatste periode van het jaar een herberekening plaatsvinden, ook de handmatig ingevoerde Werkkostenregeling zal dan worden meegenomen in deze herberekening. 

Wanneer vindt technisch de werkkostenregeling berekening plaats

Een salarisrun in Nmbrs® bestaat uit twee gedeelten, de medewerkerrun en de bedrijfsrun. Nadat alle werknemergegevens zijn verwerkt wordt een bedrijfsrun gedraaid. In de bedrijfsrun vinden een aantal berekeningen plaats, bijvoorbeeld de berekening van de premiekortingen, de afdrachtsverminderingen, de eindheffingen bedrijfsauto, etc.  

De werkkostenregeling wordt in Nmbrs® ook in de bedrijfsrun uitgevoerd, voor deze berekening zijn namelijk de totalen nodig van alle werkkostenvergoedingen van alle medewerkers en het fiscale loon van alle medewerkers. In deze berekening wordt de grondslag van de werkkostenvergoedingen van de werknemers aangevuld met de grondslag werkkostenvergoedingen ingevoerd op bedrijfsniveau en daarmee wordt de berekening gedaan.  Het is dus voor Nmbrs® mogelijk om in de laatste run direct een herberekening te doen met de afrekengegevens van deze laatste periode.