Payroll Workflow

Deze categorie gaat in op hoe alles omtrent de payroll workflow en de mutatieformulieren kan worden ingesteld en hoe deze functionaliteiten de salarisadministratie optimaliseren: 

Payroll Workflow

In Nmbrs® kunnen de maandelijkse salarisactiviteiten, zoals het verwerken van een salarisrun, het zichtbaar maken van loonstroken en het insturen van de loonaangifte, via de Workflow worden ingepland of automatisch worden uitgevoerd.

Een Payroll Worfklow is opgebouwd uit verschillende "tracks":  de werkperiode, de run-, loonaangifte- en pensioenexportacties. Je kunt deze activeren, automatisch laten uitvoeren, er signalen over verzenden en eventueel bepalen naar welke contactpersonen deze worden verzonden.

Zie onderstaande artikelen over de beschikbare Workflow acties en de betekenis van de kleuren en symbolen binnen de Workflow. 

Standaard payroll workflows 
Nmbrs heeft drie standaard payroll Workflowinstellingen voorgedefinieerd die je kunt gebruiken en desgewenst kan aanpassen op Global niveau en op bedrijfsniveau.
Op beide niveaus kunnen gebruikers worden toegewezen aan specifieke workflow acties. 

Eigen payroll workflow instellingen aanmaken
Je kunt ook geheel eigen Workflows aanmaken. Wanneer je dit wilt doen zul je deze eerst op Global niveau moeten aanmaken. Daarna kan je deze bij een bedrijf selecteren en daar desgewenst van afwijken. Op beide niveaus kunnen gebruikers worden toegewezen aan specifieke workflow acties. 


Workflow Wizards
Wanneer er voor een standaard workflow is gekozen of een eigen workflow is aangemaakt kan er gebruik worden gemaakt van de Workflow Wizards. Deze Wizards maken het mogelijk om in een keer om voor een groep bedrijven (op basis van tag, workflow of tijdvak) een bepaalde workflow actie uit te voeren. 

 

Aandachtspunten in de workflow
Het kan voorkomen dat de workflow wordt onderbroken, omdat er wordt afgeweken van het standaard proces; bijvoorbeeld bij een pre- of een TWK run. In onderstaand artikel staat hierover meer uitleg:

Het inplannen van de loonaangifte in de workflow vereist extra aandacht, omdat het noodzakelijk is dat de loonaangifte wordt ingepland voordat de volgende periode begint:

 

Contactpersonen aanmaken
Wanneer een workflowactie is uitgevoerd kan je een signaal versturen naar een contactpersoon. De contactpersoon moet dan wel eerst worden ingesteld. Hoe je dat doet is toegelicht in onderstaand artikel:

 

Mutatieformulieren

Via mutatieformulieren kunnen werknemers en werkgevers zelf wijzigingen doorgeven en zijn dus een alternatief voor het aanleveren van mutaties via telefoon, e-mail, fax, etc.
 
Wanneer de medewerkermutatieformulieren correct zijn ingericht kan een medewerker een aanvraag doen, waarna deze door de manager of door de bedrijfs- en/of accountantlogin kan worden goedgekeurd.
Bij het goedkeuren van de mutaties worden deze overgenomen in de database van Nmbrs, zodat het overtypen van gegevens uit bijv. een e-mail niet meer nodig is. Dit geldt bijvoorbeeld voor het indienen van declaraties.

Om gebruik te kunnen maken van de mutatieformulier moet er een model worden aangemaakt op het hoogste niveau, die vervolgens kan worden ingesteld op bedrijfsniveau. In onderstaande artikelen staat uitgelegd hoe je dit kan doen:

 
De snelinvoer werkt als een bedrijfsmutatieformulier.  De accountant maakt een Snelinvoer formulier aan, wat werkt als een template waarin de werkgever of de accountant zelf gegevens op kan invoeren. Op deze manier kan bijvoorbeeld een werkgever snel en makkelijk voor meerdere medewerkers tegelijkertijd verschillende bedragen invoeren.

 

last update:

Opmerkingen