Deze categorie richt zich op het instellen en gebruiken van de payroll workflow en mutatieformulieren binnen Nmbrs. Deze functionaliteiten helpen je om de salarisadministratie efficiënter en foutloos te laten verlopen.
Onderwerpen in dit artikel:
- Payroll Workflow: Automatiseer en beheer de stappen in je salarisverwerking.
- Mutatieformulieren: Vereenvoudig het verzamelen en verwerken van personeelsmutaties.
Payroll Workflow in Nmbrs
Met de Payroll Workflow in Nmbrs kun je maandelijkse salarisactiviteiten automatiseren, zoals salarisruns, het beschikbaar maken van loonstroken en het insturen van de loonaangifte. De Workflow is flexibel in te stellen en ondersteunt zowel standaardinstellingen als maatwerk.
Opbouw van de Payroll Workflow
Een Payroll Workflow bestaat uit verschillende tracks, waaronder:
- Werkperiode
- Runacties
- Loonaangifte
- Pensioenexport
Voor elke track kun je instellen of deze:
- Automatisch wordt uitgevoerd.
- Signalen genereert.
- Naar specifieke contactpersonen wordt verzonden.
Standaard Payroll Workflows
Nmbrs biedt drie standaard Payroll Workflows die je kunt gebruiken en aanpassen op:
- Global niveau: Deze instellingen gelden voor alle bedrijven binnen je omgeving.
- Bedrijfsniveau: Hier kun je afwijken van de Global instellingen voor specifieke bedrijven.
Bekijk hier de drie beschikbare Workflows - Standaard payroll workflows
Eigen Payroll Workflows Aanmaken
Je kunt ook je eigen workflows samenstellen. Dit doe je door:
- Een nieuwe workflow te maken op Global niveau.
- De workflow toe te passen en eventueel aan te passen op bedrijfsniveau.
Hoe stel je een eigen workflow in?
- Ga naar Instellingen > Workflows.
- Maak een nieuwe workflow of pas een bestaande aan.
- Koppel gebruikers aan specifieke acties.
Meer informatie:
- Eigen workflow instellen op tabblad Instellingen
- Eigen workflow instellen op bedrijfsniveau
- Workflow taken toekennen aan gebruikers
Workflow Wizards
De Workflow Wizards bieden een efficiënte manier om acties uit te voeren voor meerdere bedrijven tegelijk, gebaseerd op:
- Tags.
- Tijdvakken.
- Gekoppelde workflows.
Meer informatie:
Aandachtspunten in de Workflow
Bij het gebruik van de Payroll Workflow in Nmbrs kunnen situaties ontstaan waarin de workflow wordt onderbroken. Dit gebeurt meestal wanneer wordt afgeweken van het standaard proces, zoals bij een pre-run of een TWK-run (correctie met terugwerkende kracht).
-
Pre-run of TWK-run:
Bepaalde acties worden niet automatisch uitgevoerd als er uitzonderlijke processen plaatsvinden. Meer informatie vind je in het artikel: -
Journaalposten:
Journaalposten worden niet automatisch aangemaakt of verzonden via de workflow. Deze moeten handmatig worden gecontroleerd en uitgevoerd.
Loonaangifte Inplannen
Het inplannen van de loonaangifte vereist extra aandacht om fouten en vertragingen te voorkomen. Zorg ervoor dat:
- De loonaangifte is ingepland voordat de volgende periode begint.
- Dit correct is ingesteld in de workflow om handmatige acties te minimaliseren.
Meer informatie:
Contactpersonen aanmaken
Wanneer een workflowactie is uitgevoerd kan je een signaal versturen naar een contactpersoon. De contactpersoon moet dan wel eerst worden ingesteld. Hoe je dat doet is toegelicht in onderstaand artikel:
Mutatieformulieren in Nmbrs
Hoe werken mutatieformulieren?
-
Indienen door werknemers:
Werknemers vullen het mutatieformulier in en dienen het in via hun medewerkerlogin. -
Goedkeuring door managers of accountants:
Managers, bedrijfslogins of accountantslogins keuren de aanvraag goed. -
Automatische verwerking:
Na goedkeuring worden de gegevens automatisch overgenomen in de Nmbrs-database. Dit voorkomt fouten en bespaart tijd, omdat handmatig overtypen niet meer nodig is.
Mutatieformulieren instellen
Om mutatieformulieren te gebruiken, moet je eerst een model opstellen op het hoogste niveau (Global). Dit model kan vervolgens worden geactiveerd op bedrijfsniveau.
Meer informatie over het instellen van mutatieformulieren vind je in de volgende artikelen:
Snelinvoer in Nmbrs
De Snelinvoer in Nmbrs functioneert als een bedrijfsmutatieformulier. Hiermee kunnen werkgevers of accountants eenvoudig en efficiënt gegevens invoeren voor meerdere medewerkers tegelijk. Het is een handige tool voor het snel verwerken van mutaties, zoals salarisaanpassingen of declaraties.
Hoe werkt de Snelinvoer?
-
Snelinvoerformulier aanmaken:
De accountant maakt een Snelinvoerformulier aan. Dit formulier fungeert als een template waarin gegevens kunnen worden ingevoerd. -
Invoeren van gegevens:
Werkgevers of accountants kunnen met dit formulier snel verschillende bedragen of wijzigingen invoeren voor meerdere medewerkers tegelijk. -
Toepassing:
Het formulier stroomlijnt de administratie door het bulkgewijs invoeren van mutaties, waardoor handmatig werk en fouten worden verminderd.
Meer informatie:
Troubleshoot
- Bedrijf is niet zichtbaar in de workflow op het hoogste niveau
- Foutmeldingen: Mutatieformulier
- Er is geen workflow signaal aangemaakt en verzonden
- Workflow actie toont niet de goede kleur in het workflow overzicht
- Workflow actie is niet uitgevoerd volgens de workflow instellingen
- Signalen worden meerdere keren ontvangen
- Journaalposten worden niet automatisch aangemaakt en verzonden via de workflow
Opmerkingen