Payroll Workflow en Mutatieformulieren in Nmbrs

Deze categorie richt zich op het instellen en gebruiken van de payroll workflow en mutatieformulieren binnen Nmbrs. Deze functionaliteiten helpen je om de salarisadministratie efficiënter en foutloos te laten verlopen.

Onderwerpen in dit artikel:

  1. Payroll Workflow: Automatiseer en beheer de stappen in je salarisverwerking.
  2. Mutatieformulieren: Vereenvoudig het verzamelen en verwerken van personeelsmutaties.

Payroll Workflow in Nmbrs

Met de Payroll Workflow in Nmbrs kun je maandelijkse salarisactiviteiten automatiseren, zoals salarisruns, het beschikbaar maken van loonstroken en het insturen van de loonaangifte. De Workflow is flexibel in te stellen en ondersteunt zowel standaardinstellingen als maatwerk.

Opbouw van de Payroll Workflow

Een Payroll Workflow bestaat uit verschillende tracks, waaronder:

  • Werkperiode
  • Runacties
  • Loonaangifte
  • Pensioenexport

Voor elke track kun je instellen of deze:

  • Automatisch wordt uitgevoerd.
  • Signalen genereert.
  • Naar specifieke contactpersonen wordt verzonden.

Standaard Payroll Workflows

Nmbrs biedt drie standaard Payroll Workflows die je kunt gebruiken en aanpassen op:

  1. Global niveau: Deze instellingen gelden voor alle bedrijven binnen je omgeving.
  2. Bedrijfsniveau: Hier kun je afwijken van de Global instellingen voor specifieke bedrijven.

 Bekijk hier de drie beschikbare Workflows - Standaard payroll workflows 

Eigen Payroll Workflows Aanmaken

Je kunt ook je eigen workflows samenstellen. Dit doe je door:

  1. Een nieuwe workflow te maken op Global niveau.
  2. De workflow toe te passen en eventueel aan te passen op bedrijfsniveau.

Hoe stel je een eigen workflow in?

  • Ga naar Instellingen > Workflows.
  • Maak een nieuwe workflow of pas een bestaande aan.
  • Koppel gebruikers aan specifieke acties.

Meer informatie:

Workflow Wizards

De Workflow Wizards bieden een efficiënte manier om acties uit te voeren voor meerdere bedrijven tegelijk, gebaseerd op:

  • Tags.
  • Tijdvakken.
  • Gekoppelde workflows.

Meer informatie:

Aandachtspunten in de Workflow

Bij het gebruik van de Payroll Workflow in Nmbrs kunnen situaties ontstaan waarin de workflow wordt onderbroken. Dit gebeurt meestal wanneer wordt afgeweken van het standaard proces, zoals bij een pre-run of een TWK-run (correctie met terugwerkende kracht).

Loonaangifte Inplannen

Het inplannen van de loonaangifte vereist extra aandacht om fouten en vertragingen te voorkomen. Zorg ervoor dat:

  • De loonaangifte is ingepland voordat de volgende periode begint.
  • Dit correct is ingesteld in de workflow om handmatige acties te minimaliseren.

Meer informatie:

Contactpersonen aanmaken
Wanneer een workflowactie is uitgevoerd kan je een signaal versturen naar een contactpersoon. De contactpersoon moet dan wel eerst worden ingesteld. Hoe je dat doet is toegelicht in onderstaand artikel:

Mutatieformulieren in Nmbrs

Met mutatieformulieren kunnen werknemers en werkgevers eenvoudig wijzigingen doorgeven. Dit is een efficiënter alternatief voor het aanleveren van mutaties via telefoon, e-mail of fax.

Hoe werken mutatieformulieren?

  1. Indienen door werknemers:
    Werknemers vullen het mutatieformulier in en dienen het in via hun medewerkerlogin.
  2. Goedkeuring door managers of accountants:
    Managers, bedrijfslogins of accountantslogins keuren de aanvraag goed.
  3. Automatische verwerking:
    Na goedkeuring worden de gegevens automatisch overgenomen in de Nmbrs-database. Dit voorkomt fouten en bespaart tijd, omdat handmatig overtypen niet meer nodig is.

Mutatieformulieren instellen

Om mutatieformulieren te gebruiken, moet je eerst een model opstellen op het hoogste niveau (Global). Dit model kan vervolgens worden geactiveerd op bedrijfsniveau.

Meer informatie over het instellen van mutatieformulieren vind je in de volgende artikelen:

Snelinvoer in Nmbrs

De Snelinvoer in Nmbrs functioneert als een bedrijfsmutatieformulier. Hiermee kunnen werkgevers of accountants eenvoudig en efficiënt gegevens invoeren voor meerdere medewerkers tegelijk. Het is een handige tool voor het snel verwerken van mutaties, zoals salarisaanpassingen of declaraties.

 

Hoe werkt de Snelinvoer?

  1. Snelinvoerformulier aanmaken:
    De accountant maakt een Snelinvoerformulier aan. Dit formulier fungeert als een template waarin gegevens kunnen worden ingevoerd.

  2. Invoeren van gegevens:
    Werkgevers of accountants kunnen met dit formulier snel verschillende bedragen of wijzigingen invoeren voor meerdere medewerkers tegelijk.

  3. Toepassing:
    Het formulier stroomlijnt de administratie door het bulkgewijs invoeren van mutaties, waardoor handmatig werk en fouten worden verminderd.

Meer informatie:

Opmerkingen