Journaalposten Export

Na het uitvoeren van een run, is het vanaf het jaar 2017 mogelijk om de journaalposten via de functionaliteit 'Journaalposten Export' voor de betreffende run te genereren. Vanuit hier kunnen de journaalposten naar een boekhoudpakket worden verzonden, maar kunnen deze ook afzonderlijk worden gedownload. 

Binnen deze functionaliteit blijven de journaalposten met de gegenereerde inhoud altijd beschikbaar, ook wanneer de run waarop de journaalposten zijn gebaseerd, wordt verwijderd. Wanneer de journaalposten zullen worden herberekend, heeft dit geen invloed op journaalposten welke eerder zijn aangemaakt in de Journaalposten Export.

Template inrichten

Om gebruik te kunnen maken van de Journaalposten Export, dienen eerst de rechten voor deze functionaliteit te worden geactiveerd in het template van de gebruiker. 

Ga naar template users onder instellingen

Open de dashboard editor

Pas de template aan

1. Selecteer in het dropdownmenu de optie 'Bedrijf'.

2. Kies voor 'Dashlet toevoegen'.

3. Zet de rechten voor 'Journaalposten Export' op lezen of schrijven. Door op deze regel te klikken, wordt het dashlet direct zichtbaar in de applicatie en hoeft deze niet nog handmatig gekozen te worden door de gebruiker.

4. De rechten worden aangepast zodra je de pagina ververst of opnieuw inlogt.

Gebruik van de 'Journaalposten Export'

Het dashlet 'Journaalposten Export' is terug te vinden onder de tab 'Loonopdracht'.

 

Let op: Het icoontje voor het verzenden naar het boekhoudpakket wordt niet meer getoond in de functionaliteit 'Loonopdracht', maar is nu opgenomen in het dashlet 'Journaalposten Export'. Deze wordt wel getoond in de loonopdracht wanneer de periode naar een voorgaand jaar wordt teruggezet. Hier is dan terug te zien wanneer de journaalposten verzonden zijn in voorgaande jaren.



Journaalposten verzenden naar een boekhoudpakket via een integratie

Na het doen van de run kunnen de journaalposten direct vanuit de workflow worden gegenereerd en verzonden naar het boekhoudpakket wanneer er een integratie beschikbaar is.

In het onderstaande voorbeeld is in de workflowinstellingen ingesteld dat de journaalposten handmatig moeten worden gegenereerd en verzonden wanneer de salaris run is verwerkt.


Wanneer er op het klokje in de workflow is geklikt, wordt er gevraagd om de journaalposten naar het boekhoudpakket te verzenden. Na het kiezen voor 'Journaalposten verzenden' worden de journaalposten direct naar het boekhoudpakket verzonden.

 

 

Journaalpost alleen creëren en niet direct verzenden

Wanneer de journaalposten niet direct verzonden hoeven te worden, is het mogelijk om deze eerst alleen te creëren door op het plusje te klikken (1).

Kies vervolgens voor 'Creëren'. De journaalposten worden vervolgens gecreëerd. 

 

Periode overslaan bij verzending naar boekhoudpakket

Wanneer je eerst een paar runs wilt overslaan alvorens je gaat verzenden naar het boekhoudpakket, kan je de volgende workaround toepassen.

1. Koppel het bedrijf nog niet in Nmbrs met het gewenste boekhoudpakket. Wanneer je dit wel al gedaan hebt, kan je het bedrijf loskoppelen door op het kruisje te klikken

2. Creëer de journaalposten welke je niet naar het boekhoudpakket wenst te versturen.

3. Markeer deze journaalposten als verzonden door op het envelopje te klikken.

4. Wanneer je alle runs hebt gemarkeerd als verzonden, welke je niet wenst te versturen, kan je de koppeling met het boekhoudpakket maken.

5. Na het koppelen, kan je de journaalposten aanmaken welke je naar het boekhoudpakket wilt zenden. Deze journaalposten zullen dan het logo van de betreffende integratie tonen voor verzending.

 

Mogelijkheden in dashlet 'Journaalposten Export'

Binnen de functionaliteit zijn er een aantal mogelijkheden voor de journaalposten. Wanneer de journaalposten via de integratie verzonden kunnen worden, ziet de functionaliteit er als volgt uit:

1. Verzenden naar boekhoudpakket
2. Inhoud van journaalpost bekijken
3. Downloaden als XML
4. Consistentie van de journaalposten


Inhoud van de journaalpost bekijken

Wanneer er op het vergrootglas in de regel wordt geklikt, wordt de inhoud van de betreffende journaalpost getoond.

1. Download naar PDF
2. Download naar Excel
3. Download naar XML

Journaalpost informatie inzien

Door op de regel van de journaalpost in het dashlet te klikken wordt de journaalpost informatie getoond.

 

Journaalpost na het verwijderen van een run

Wanneer de run wordt verwijderd waar een journaalpost op gebaseerd is, zal de journaalpost via de functionaliteit 'Journaalposten Export' beschikbaar blijven. Het waarschuwingsicoontje geeft aan dat de betreffende run is verwijderd.

 

Wanneer er een nieuwe run wordt gedaan voor een periode waar eerder een run voor gedaan is, wordt er een nieuwe journaalpost gecreëerd en blijft de voorgaande journaalpost bewaard.

 

Legenda workflowactie 'Genereer en verstuur journaalposten'

Voor deze actie in de workflow kunnen er verschillende kleuren worden aangeduid. Deze kleuren hebben elk een eigen betekenis.

Blauw
Journaalposten zijn wel aangemaakt, maar niet verzonden. Het is mogelijk om de journaalposten via de workflow te verzenden door op het blauwe blokje te klikken of via het dashlet 'Journaalposten Export'.

Wit
Het is mogelijk om journaalposten te genereren en te verzenden. Dit kan worden gedaan door op het witte blokje te klikken of via het dashlet 'Journaalposten Export'.

 

Verwijderen van Journaalposten

In de functionaliteit 'Journaalposten Export' is het mogelijk om de journaalposten in chronologische volgorde te verwijderen door op het kruisje te klikken.

LET OP: Wanneer een run verwijderd is en de journaalposten worden ook verwijderd, is het niet meer mogelijk om deze informatie terug te halen.


Verzenden in chronologische volgorde

Vanuit de functionaliteit 'Journaalposten Export' is het mogelijk om de journaalposten via de integratie te verzenden. De journaalposten dienen in chronologische volgorde te worden verzonden. Het is niet mogelijk om hierbij een periode over te slaan. 


Verzending van journaalposten zonder integratie

Wanneer de journaalposten handmatig bij een boekhoudpakket worden ingelezen, is het mogelijk om de journaalposten te markeren als verzonden. Op deze manier is bij te houden welke journaalposten reeds zijn ingelezen in het boekhoudpakket.

Dit kan direct via de workflow worden gedaan zoals in onderstaande afbeelding.



Er wordt dan gevraagd om de journaalposten te verzenden. Na het kiezen voor 'Journaalposten verzenden' worden de journaalposten gemarkeerd als 'verzonden'. Dit betreft enkel een markering. De journaalposten dienen handmatig in het boekhoudpakket te worden ingelezen.

 

Journaalposten via functionaliteit 'Journaalposten Export' genereren en markeren

Via deze functionaliteit is het mogelijk om de journaalposten voor een betreffende run te genereren. De journaalposten kunnen daarna worden gedownload en handmatig in het boekhoudprogramma worden ingelezen wanneer er geen integratie beschikbaar is. Vervolgens kunnen de journaalposten als verzonden worden gemarkeerd door op het envelopje te klikken.

Na het klikken op het envelopje, wordt er gevraagd of de journaalposten als verzonden mogen worden gemarkeerd.

Wanneer hiervoor gekozen is, wordt er binnen de Journaalposten Export aangegeven dat de journaalposten 'gemarkeerd als verzonden' zijn.

 

Volgen

Opmerkingen

  • Avatar
    Mohammad Hamad

    Ik had hier het volgende verwacht bij het versturen van de journaalposten via Integratie:

    Verzenden of Markeren als verzonden. Net als bij de loonaangifte

  • Avatar
    Martine Janzen

    Dag Mohammad,

    Dank voor je feedback! Graag laat ik je weten dat wij momenteel werken aan een verbetering inzake hetgeen jij aangeeft. Wanneer dit is doorgevoerd zullen wij dit in het artikel opnemen.

Mogelijk gemaakt door Zendesk