Let op: Met de update van 15-10-2020 is het mogelijk om voor medewerkers meerdere dienstverbanden aan te maken. Deze nieuwe functionaliteit vervangt het dubbele dienstverband wat wordt beschreven in dit artikel.
Waarvoor heb je een dubbel dienstverband nodig?
Een werknemer die bij dezelfde werkgever een tweede contract heeft voor bijvoorbeeld een andere functie, met een ander salaris. Deze werknemer blijft voor de belastingdienst één persoon, maar binnen het bedrijf bestaat hij uit twee werknemers.
Waarvoor gebruik je GEEN dubbel dienstverband?
- Een stagiair die na of gedurende zijn stage in dienst treedt bij het bedrijf waar hij stage loopt. Als werknemer heeft de persoon een andere verzekeringssituatie dan als stagiair. Voor de belastingdienst zijn dit twee verschillende werknemers, welke te onderscheiden zijn door het nummer inkomstenverhouding (dashlet SVW instellingen).
- Indien er bij één dienstverband sprake is van de lage WW premie en bij het andere van de hoge WW premie. Kortom indien er een verschil is in de bepaalde of onbepaalde duur van het contract en derhalve een andere premie. Hiervoor dienen te allen tijde aparte medewerkers aangemaakt te worden.
- Een werknemer die uit dienst is gegaan en bij hetzelfde bedrijf opnieuw in dienst treedt.
- Een tweede medewerker aanmaken in geval van een aanzeg / transitievergoeding.
Hiervoor dient een heel nieuwe medewerker te worden aangemaakt.
Voor meer informatie over de aanzeg / transitievergoeding zie dit artikel: Aanzeg- & transitievergoeding
Voor meer informatie over het gebruik van het nummer inkomstenverhouding zie het handboek loonheffingen op www.belastingdienst.nl.
Wat doet het dubbel dienstverband?
Op werknemerniveau, tabblad wizards kun je een dubbel dienstverband aanmaken. Hiermee maak je een nieuwe werknemer aan. De naam wordt gekopieerd van de originele werknemer en achter de naam staat #1 en #2. Het personeelsnummer verandert na het aanmaken van een DVB2.
Deze werknemer kun je inrichten als elke andere werknemer, onafhankelijk van de originele werknemer. Hij komt apart voor in de overzichten en rapporten, je voert looncomponenten in en hij heeft een eigen medewerkerlogin. Tussen de medewerker logins kan de medewerker switchen door op zijn e-mailadres rechts bovenin te klikken en dan te kiezen voor 'Profiel wisselen'.
Het dubbel dienstverband onderscheidt zich van een normale werknemer door:
- De dashlets loonheffingen van DVB1 en DVB2 zijn gekoppeld.
- De berekeningen op de loonstrook behandelen DVB1 en DVB2 als één werknemer.
- DVB1 en DVB2 komen als één werknemer in de loonaangifte.
- DVB1 en DVB2 komen als één werknemer in de pensioenaangifte*
*Dit geldt voor alle pensioenaangiftes behalve UPA PGGM. Voor PGGM zijn dit in het UPA-bestand namelijk wel 2 medewerkers, met 2 verschillende IKV-nummers. Om dit te faciliteren verhoogt Nmbrs het IKV-nummer van DVB2 automatisch met 1 in de UPA PGGM-export. Houd hier rekening mee bij het bepalen van het IKV-nummer voor DVB2 in het contract!
*Dit geldt voor alle pensioenaangiftes behalve UPA Centric. Voor UPA Centric worden er twee IKV's aangemaakt in het UPA-bestand. Centric accepteert deze extra IKV niet en geeft dan mogelijk een foutmelding (p0140). De foutmelding kan opgelost worden door de DVB2 als een tweede medewerker te verwerken.
Beperkingen van het dubbel dienstverband:
- DVB2 kan niet bestaan zonder DVB1. Als het eerste dienstverband van de werknemer eindigt, dan richt je DVB1 in als DVB2. Nu kun je DVB2 beëindigen.
- Op DVB1 dient ALTIJD, in elke periode, een verloning plaats te vinden, anders zal de berekening bij DVB2 fout gaan. De combinatie van een uurloon op DVB1 en een vast salaris op DVB2 wordt dan ook niet ondersteund.
- Nmbrs ondersteunt twee gekoppelde dienstverbanden. Drie of meer dienstverbanden zijn niet mogelijk.
- De berekening op de loonstrook loopt pas goed nadat de loonopdracht is gedraaid. Op de pro-forma loonstrook kun je de juiste berekening nog niet zien.
- Het importeren/updaten van medewerkergegevens is niet mogelijk bij een medewerker met een dubbel dienstverband, aangezien de medewerker DVB1 en DVB2 hetzelfde personeelsnummer hebben. De import/update wordt willekeurig bij een van de twee toegepast.
- DVB2 i.c.m. een APG-jaarregeling gaat fout in de pensioenexport als halverwege het jaar het parttime percentage bij een van beide dienstverbanden wijzigt, omdat dit leidt tot een fluctuerend productloon. Gebruik in dat geval in plaats van DVB2 een bruto uurloon 1 / 2 of creëer twee medewerkers.
Correcties doorvoeren voor één van beide dienstverbanden:
Indien voor één van beide dienstverbanden een correctie met terugwerkende kracht (TWK) doorgevoerd dient te worden, dan zal het andere dienstverband ook altijd via een TWK gecorrigeerd moeten worden. Dit om problemen met de loonaangifte, zoals een negatieve loonheffing bij DVB2, te voorkomen.
Opmerkingen