Een nieuwe medewerker toevoegen

Je kunt op een aantal manieren een nieuwe medewerker toevoegen aan Nmbrs: via de ‘Nieuwe medewerker wizard’ of door het kopiëren van een al bestaande medewerker. Daarnaast is het ook mogelijk om meerdere medewerkers in te voeren met de Import functie.

Het definiëren van een of meer Default medewerkers kan een aanzienlijke tijdsbesparing opleveren tijdens het invoeren van meerdere nieuwe medewerker. Voor meer informatie over default medewerkers zie: Default Medewerker.

Let op: Wanneer je een nieuwe medewerker hebt aangemaakt en deze komt in dienst in een periode na de huidige periode, zul je deze niet direct terug zien in de medewerker lijst. Dat komt omdat de medewerker nog niet in dienst is. Je kunt deze medewerker terugvinden via het filter, deze kun dan op in -/ uitdienst zetten. Klik op opslaan en je zult de medewerker terugvinden.

  1. Nieuwe medewerker toevoegen met de wizard
  2. Bestaande medewerker kopiëren
  3. Medewerker importeren
  4. Minimum vereiste gegevens

Nieuwe medewerker toevoegen met de wizard

Als je gebruik wilt maken van de wizard kun je dit doen door op bedrijfsniveau te kiezen voor ‘Acties’ -> ‘Nieuwe medewerker’.

Wanneer je een default medewerker hebt aangemaakt, selecteer deze dan bij de optie Default medewerker. Vul daarna de persoonlijke gegevens van de medewerker in. Wanneer je op Next klikt worden de gegevens automatisch gecontroleerd. Bij een onvolledige invoer verschijnt een waarschuwing.

Nadat de wizard is voltooid, kun je in het dashlet personalia aangeven wat de tenaamstelling is die op de loonstrook moet terugkomen.

Nieuwe_Medewerker_Personalia_Toevoegen.png

 

In stap 2 vul je het dienstverband in: in ieder geval Start- en (eventueel) Einddatum contract en of er loonheffingskorting wordt toegepast. Je kunt hier tevens zaken als functie en afdeling selecteren.

Nieuwe_Medewerker_Dienstverband_Toevoegen.png

  • Wanneer de medewerker een indienstdatum heeft die vóór de startperiode van het bedrijf ligt, laat dan de indienstdatum op de periode staan waarop je invoert. Nadat je de wizard volledig hebt doorlopen kun je het dienstverband en het contract verwijderen en opnieuw, met de juiste indienstdatum, invoeren!
  • Wanneer een medewerker later in dienst komt dan de huidige periode, dan kan je de huidige periode op de gewenste maand zetten voor je de indienst wizard selecteert. Vervolgens kan je dezelfde stappen doorlopen. LET OP: De medewerker zal als uit dienst worden beschouwd in de periodes voordat hij in dienst komt.
  • Alle medewerkers met een actief dienstverband in de periode die wordt gerund zullen worden meegenomen in desbetreffende run. Indien er geen salaris en of uren zijn opgegeven zal er een lege strook worden gegenereerd. Dit is nodig omdat de medewerkers met een actief dienstverband wel moeten worden meegenomen in de loonaangifte.

 

Indien je in stap 1 een Default medewerker hebt geselecteerd zijn in stap 3 de default gegevens ingevuld.

Nieuwe_Medewerker_Salaris_Toevoegen.png

  • Hier kun je het rooster van de medewerker invullen. Wanneer het een uurloner betreft zet je alle roosteruren op 0. LET OP: ook bij een medewerker die halverwege de periode in dienst komt voer je het fulltime of parttime rooster & salaris in als een gehele periode!
  • Vervolgens vul je hier het periodesalaris van de medewerker in. Je kunt uit verschillende salarisopties kiezen.
  • Selecteer hier eventueel de salaristabel (indien van toepassing).
  • Je kunt hier vaste looncomponenten invullen voor de medewerker en de waarde. Indien iemand halverwege de periode in dienst komt vink je het vakje Pro rata aan. In dat geval wordt het looncomponent, alleen in deze indienstperiode, pro rata berekend; in de periodes erna het volledige bedrag zoals ingevuld. Klik daarna op het plusje om de vergoeding definitief toe te voegen.

 

Vul bij stap 4 de data in van de afgeronde en geplande actiepunten; vink ze aan als ze reeds afgerond zijn. Klik daarna op Finish om de gegevens van deze medewerker op te slaan.

Nieuwe_Medewerker_Actiepunten_Toevoegen.png

Wanneer alle gegevens juist zijn ingevuld worden vier groene vinkjes getoond. Klik op "Naar medewerker" om naar deze medewerker te gaan, zodat je indien gewenst andere gegevens kunt aanpassen en de interactieve loonstrook kunt inzien.

 

Bestaande medewerker kopiëren 

Binnen Nmbrs kun je een medewerker via een wizard kopiëren. Deze wizard vind je op bedrijf- en medewerkersniveau onder "Acties":

 

Eenmaal in de wizard kun je een bestaande medewerker selecteren, klik vervolgens op "Next":

medewerker_1.png

De gegevens van de geselecteerde medewerker zullen weergegeven worden in de wizard:

personalia_toevoegen.png

Doorloop de wizard en pas zo nodig de gegevens aan.

Let op: Er zijn situaties waarin deze medewerker en de originele beiden in de administratie voorkomen (iemand bereikt de pensioengerechtigde leeftijd bijvoorbeeld), in dit geval zul je de "nieuwe" medewerkers een ander volgnummer inkomstenverhouding moeten meegeven. Dit kun je (nadat de nieuwe medewerker is aangemaakt) aanpassen bij het contract van de medewerker.

Hoe je het volgnummer kan aanpassen: Volgnummer inkomstenverhouding wijzigen / aanpassen

 

Medewerker importeren

Met de import functie is het mogelijk om meerdere medewerkers tegelijkertijd te verwerken. Dit doe je door een Excel bestand te vullen met alle gegevens van de medewerkers die je wilt invoeren. Vervolgens kun je het Excel bestand ingeven met de import functie op bedrijfsniveau.

Zie dit artikel voor meer informatie hierover.

Minimum vereiste gegevens

Nadat je een medewerker hebt aangemaakt dien je nog een aantal gegevens in te vullen voordat je de nieuwe medewerker kunt meenemen in de loonrun.  In de lijst hieronder staat aangegeven welke dashlets te allen tijden moeten zijn ingevuld vanaf de periode dat de medewerker in dienst treedt.

Contract & Dienstverband

Zorg ervoor dat het dashlet “In /- Uitdienst” en “Contract” is ingevuld vanaf de periode dat de medewerker in dienst treedt. Deze gegevens kun je instellen in het dashlet “Dienstverband”. Om in dit dashlet te komen klik je op de menu-knop rechtsboven in het scherm en ga je naar "Dienstverband".

Rooster

Het rooster vind je wederom op medewerkersniveau via de menu-knop rechtsboven in het scherm. Vervolgens klik je op “Rooster” onder de categorie "Dienstverband". Ook wanneer een medewerker zonder rooster werkt dien je dit dashlet in te vullen, in dat geval vul je bij alle dagen 0 uren in.

Loonheffingen

De volgende dashlets (Loonheffing en SVW instellingen) zijn te vinden op medewerkersniveau via de menu-knop rechtsboven in het scherm. Vervolgens ga je naar "Loonheffingen" onder de categorie "Algemeen".

Medewerker loonheffing instellingen

Wanneer je het potloodje aanklikt verschijnt er een pop-up venster waar je de loonheffing gegevens kunt instellen. De meeste gegevens worden al automatisch ingevuld. Zorg ervoor dat je alle relevante velden invult waaronder het Jaarloon Bijzonder tarief.

Medewerker SVW instellingen

Ook wanneer je het venster opent voor de SVW instellingen worden de meeste gegeven al automatisch gegenereerd. Zorg ervoor dat je alle instellingen naloopt en waar nodig aanpast.

 

Volgen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk