Bij het plannen van acties in de workflow, zoals het aanmaken van de loonaangifte of pensioenaangifte, is het cruciaal om te zorgen dat deze tijdig wordt uitgevoerd. De loonaangifte moet altijd aangemaakt en verzonden zijn vóór de start van een nieuwe periode om te voorkomen dat de workflow vastloopt.
Belangrijke Overwegingen
-
Planningsafhankelijkheid
- Een loonaangifte mag niet afhangen van acties die de planning kunnen vertragen, zoals een late run lock.
- Het aanmaken van een loonaangifte 30 dagen na de run lock kan problematisch zijn in maanden met minder dagen, zoals februari.
-
Automatisch versus Handmatig
- In een automatische workflow worden acties uitgevoerd zoals gepland, maar een fout in de timing kan de workflow verstoren.
- In een handmatige workflow kan een loonaangifte niet worden aangemaakt totdat de vorige aangifte is voltooid.
Instellingen voor Tijdige Loonaangiftes
Hieronder worden twee voorbeelden gegeven van instellingen met hun voor- en nadelen.
Instelling: 30 Dagen na Run Lock
- Voorbeeldsituatie:
- Dag 1: Salarisrun verwerken, ESS zichtbaar maken, Run lock.
- Dag 31: Loonaangifte aanmaken en verzenden.
- Probleem:
- Als de run pas op dag 6 wordt uitgevoerd (bijvoorbeeld door TWK-verwerking), verschuift de loonaangifte naar dag 36. Dit kan in een nieuwe periode vallen, waardoor de workflow wordt onderbroken.
Instelling: 30 Dagen na Begin Periode
- Voorbeeldsituatie:
- Dag 1: Salarisrun verwerken, ESS zichtbaar maken, Run lock.
- Dag 30: Loonaangifte aanmaken en verzenden.
- Voordeel:
- De loonaangifte wordt altijd binnen de huidige periode aangemaakt, ongeacht de timing van de salarisrun.
Instelling voor Loonaangifte in een Volgende Periode
Als u wilt dat een loonaangifte wordt aangemaakt en verzonden in de periode na de run, kunt u de workflow als volgt configureren:
-
Tijdelijke Uitschakeling Automatische Workflow
- Zet de automatische instelling voor de loonaangifte tijdelijk uit.
-
Volgende Periode Voorbereiden
- Draai de run voor de volgende periode (of wacht tot de automatische workflow dit heeft gedaan).
- Zorg dat de periode van de loonaangifte achterloopt op de salarisrun (bijvoorbeeld: run periode 11 op 20 november, loonaangifte periode 10 op dezelfde dag).
-
Automatische Workflow Hervatten
- Zet de automatische instelling voor de loonaangifte weer aan, bijvoorbeeld 1 dag na run lock.
-
Resultaat
- De loonaangifte voor de huidige periode wordt correct aangemaakt en verzonden, en de workflow loopt soepel door.
Flexibele Alternatieven
- Direct of 1 Dag na Run Lock: Een veilige keuze om de loonaangifte altijd tijdig aan te maken.
- 20 Dagen na Begin Periode: Geschikt voor bedrijven met een stabiele planningscyclus.
Aanvullende Tips
- Signalen: Stel signalen in om errors tijdig te signaleren en handmatig in te grijpen.
- Test Uw Workflow: Voer een test uit met uw aangepaste instellingen om vastlopers te voorkomen.
- Maandlengte: Houd rekening met kortere maanden bij het plannen van dagen (bijvoorbeeld februari).
Opmerkingen