PGGM: Pensioenexport

Dit artikel heeft betrekking tot de algemene inrichting van PGGM GMA en PGGM Bestandsvergelijk. We hebben een apart artikel gewijd aan de PGGM UPA pensioenexport
 
Hieronder staat beschreven hoe je de export instellingen voor PGGM aanmaakt. Ook vind je aanvullende informatie die van belang is met betrekking tot de export naar PGGM. 

 

Pensioenexport_Instellingen.png

Klik op Pensioen Exportinstellingen.

 Untitled.png

 

Selecteer het exportformaat, vul de overige gegevens in en klik op Opslaan.

Calc uurloners pt%: Als je deze optie aanzet nemen we de uurloners mee als 'normale' werknemers alsof ze een rooster hebben.

Werknemers uit dienst in bedrijf eind periode: Medewerkers worden uit dienst gemeld als het bedrijf een eindperiode heeft.

Werknemers in dienst in bedrijf start periode: Medewerkers worden in dienst gemeld met destartperiode van het bedrijf.

Neem voor alle opties eerst contact op met PGGM om te bepalen of dit van toepassing is.

 

Selecteren.png

Vink de export aan om deze te activeren.

LET OP: twk mutaties dienen handmatig in Onlinedesk verwerkt te worden!

 

Branches

Kijk bij de categorie brancheregelingen voor meer informatie over de branches die PGGM ondersteunt: 

  

Correcties

Indien een twk run is gedraaid, gaan deze mutaties niet mee in de eerstvolgende pensioenexport naar PGGM.
Dit dient handmatig aangepast te worden in Onlinedesk.

Wanneer je een correctie verwerkt in de administratie wordt deze correctie meegenomen in de eerst volgende pensioenexport naar PGGM.

Dit betekent dat je een normale correctie-run hiervoor kunt uitvoeren of een correctie met de eerst volgende verloning kan verwerken. Meer informatie over het verwerken van een correctie, vind je op deze pagina.

Het is alleen mogelijk om een twk vanaf 2015 te doen.

Uurloners/ oproepkrachten mee in de pensioenexport 

Let op: dit is een mogelijkheid die Nmbrs geeft, maar niet wordt toegestaan door PGGM. Let op dat je vermeld aan de klant, wij dragen geen verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor deze mogelijkheid.

Uurloners_oproepkrachten_mee.png

In het dashlet Pensioen exportinstellingen van PGGM op bedrijfsniveau staat de optie: Calc uurloner pt%

Wat houdt deze optie in?
PGGM wenst alleen gegevens aangeleverd krijgen wanneer er iets is veranderd, bijvoorbeeld het parttime percentage van een medewerker.
Het parttime percentage van uurloners verandert echter elke maand, daarom wil PGGM de uurloners aan het einde van het jaar in één keer aangeleverd krijgen.

Als een werkgever al zijn uurloners aan het einde van het jaar aanlevert, dan moet hij in één keer pensioenpremie afdragen. Sommige werkgevers vinden het een beter idee om de afdracht over het jaar te spreiden. Daarom bieden wij de mogelijkheid om de uurloners aan te leveren als vaste werknemers met een pt% dat elke periode verandert.
Deze optie zet je aan door dat vinkje bij de PGGM exportinstellingen aan te vinken.

Let op: dit is een mogelijkheid die Nmbrs geeft, maar niet wordt toegestaan door PGGM. Let op dat je vermeld aan de klant, wij dragen geen verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor deze mogelijkheid.

 

Verlaging deeltijdfactor halverwege het jaar 

Een verlaging van het deeltijdfactor door bijvoorbeeld opname ouderschapsverlof kan op 2 manieren verwerkt worden in Nmbrs:

  • aanpassing van het rooster;
  • invoeren van urensoort ouderschapsverlof in dashlet "Extra uren / dagen".

In beide gevallen verlaagt het het parttime percentage waarmee de grondslag berekend wordt voor de brancheregelingen.

Echter in het geval van het doorgeven van de deeltijdfactor in de GMA naar PGGM, zal dit enkel bij een aanpassing van het rooster halverwege het jaar reeds worden doorgegeven.

Bij invoering van een urensoort mbt ouderschapsverlof, wordt de deeltijdfactor pas aan het einde van het jaar definitief berekend in Nmbrs en doorgegeven aan PGGM.

Medewerkers in en uitdienst melden

Binnen Nmbrs is het mogelijk om de medewerkers bij PGGM in en/of uit dienst te melden.  Dit kan nodig zijn als je een administratie overneemt (vanuit een andere salarisapplicatie) of als je een administratie stopt.

Neem voor deze opties eerst contact op met PGGM om te bepalen of dit van toepassing is. 

Deze twee opties kun je vinden bij de pensioenexportinstelling bij het betreffende bedrijf:

Uurloners_oproepkrachten_mee.png

  1. Werknemers uit dienst in bedrijf eind periode: Medewerkers worden uit dienst gemeld als het bedrijf een eindperiode heeft.
  2. Werknemers in dienst in bedrijf start periode: Medewerkers worden in dienst gemeld met de startperiode van het bedrijf.

 

De start en eind periode bij een bedrijf kun je aangeven bij de bedrijf instellingen:

facturering.png

 

Pensioen Export naar PGGM geeft Gemarkeerd als verzonden

Wanneer je een pensioen export naar PGGM wilt zenden, kan het zijn dat je maar één optie krijgt: Markeren als verzonden. De status van de pensioen export wordt dan dus automatisch op Gemarkeerd als verzonden gezet.

Wanneer dit gebeurt is het export bestand leeg (zonder mutaties). PGGM verwerkt geen lege bestanden, omdat er geen wijzingen zijn geweest in die periode. Wanneer het export bestand leeg is, wordt hij dus gemarkeerd als verzonden. Er wordt ook geen bestand naar PGGM verzonden. Dit is de bedoeling, omdat PGGM geen lege bestanden verwerkt.

PGGM exports samenvoegen

Als je PGGM exports van meerdere bedrijven wilt samenvoegen tot één bestand kun je dit doen in Nmbrs®. Wanneer je dit hebt gedaan, worden alle pensioenexport gemarkeerd als verzonden. Deze worden dus niet automatisch verzonden naar PGGM. Na het samenvoegen kun je het samengevoegde bestand downloaden en zelf sturen naar PGGM.

Voor het samenvoegen van de bestanden dienen de pensioenexports wel al aangemaakt te zijn. Het is wanneer je gebruik maakt van deze functie dan bijvoorbeeld handig om het aanmaken van pensioenexports automatisch uit te laten voeren via de workflow.

 

Acties.png

Ga naar PGGM exports samenvoegen via Start en acties.

Samenvoegen.png

Selecteer de periode waarvan de een overzicht wilt maken en klik op Overzicht tonen. Selecteer vervolgens de bedrijven waarvan je de exports wilt samenvoegen en klik rechtsonder in op Samenvoegen.

Je kunt het samengevoegde bestand downloaden. Deze kun je altijd ook weer terugvinden onder het tabblad Exports.

PGGM Bestandsvergelijk 

Bij de Pensioen Exportinstellingen op bedrijfsniveau kun je de pensioenexport PGGM Bestandsvergelijk selecteren.

De export PGGM Bestandsvergelijk maakt een export van een aantal gegevens uit het systeem. Hierin staan gegevens vermeld als de deeltijdfactor, de premiegrondslag en het SV loon van de medewerkers. Deze export is alleen te gebruiken als overzicht, je kunt deze dus niet insturen naar PGGM. Je kunt dit overzicht gebruiken ter controle en om te vergelijken of de gegevens die bij jullie bekend zijn, ook goed verwerkt worden.

Het exportbestand is een export van jaargegevens. De export kan dus pas aangemaakt worden wanneer het hele jaar gedraaid is. In de pensioenexport instellingen kun je ook meerdere exports selecteren (bijvoorbeeld PGGM GMA en PGGM Bestandsvergelijk) en deze aanmaken in het dashlet Pensioen export.

Op deze pagina staat beschreven hoe je  de export kunt aanmaken en hoe je deze export kunt genereren.

Pensioen_Exportinstellingen.png

Ga naar de Pensioen Exportinstellingen op de startpagina van het bedrijfsniveau. Klik hier op meer.

Pensioenexport_Instellingen.png

Maak een nieuwe Pensioen exportinstelling aan.

 

Bestandsvergelijk.png

Selecteer het exportformaat: PGGM Bestandsvergelijk.

Het is mogelijk om meerdere exportformaten in te stellen. Je kunt deze dus gebruiken naast de PGGM GMA.

Selecteren_2.png

Selecteer de export door op het vinkje te klikken.

Pensioenexport_2.png

Ga naar het dashlet Pensioen Export en klik op het plusje om een nieuwe export aan te maken.

Bestandsperiode.png

Selecteer PGGM Bestandsvergelijk wanneer deze niet standaard staat geselecteerd.

De export wordt aangemaakt over het gehele jaar, dit is te zien in de periode. Maak deze export aan.

Deze export kun je bekijken en downloaden in PDF  of downloaden in Excel 

PGGM: Jaarwerk

Bij PGGM wordt het jaarwerk meegenomen met de eerste pensioenaangifte in het daaropvolgend jaar.

Let op: Voor 2016 is het jaarwerk meegenomen in de maand december van 2016 in verband met UPA.

Bij maand verloning zal deze dus worden meegenomen in de pensioenaangifte van januari het jaar daarop.

Als een klant mogelijk aan het eind van het jaar stopt, dan zul je de eindperiode van het bedrijf op de laatste periode moeten zetten van het jaar dat de verloning binnen  Nmbrs wordt verloond.

Ook zal de optie "Werknemers uit dienst in bedrijf eind periode" aangevinkt moeten zijn bij de pensioenexport instellingen (deze optie wordt hierboven beschreven bij de Pensioen exportinstellingen)

Op deze manier wordt het jaarwerk met de laatste pensioenexport meegenomen. 

De bedrijfsinstellingen via je via het bedrijf -> Tabblad instellingen -> Salaris instellingen -> Bedrijf instellingen:

facturering.png

 

Downloaden van export bestanden

Hieronder wordt uitgelegd hoe je een pensioen export bestand voor PGGM kan downloaden. Als er in een periode geen mutaties zijn, zal het PGGM bestand leeg zijn en hoeft er geen export bestand ingestuurd te worden. Lege bestanden kunnen niet worden gedownload.

Als je een bestand wil downloaden ga je naar het dashlet Pensioen Export en klik je op het download icoontje.

Download.png

Recordsoorten PGGM

Hieronder een overzicht van alle records in de PGGM pensioenexport:

  • Record 001: Wijziging werknemernummer
  • Record 010: Aanmelding
  • Record 020: Afmelding
  • Record 030: Wijzigingen deelname werknemers aan pensioenregelingen en jaarwerk
  • Record 040: Adreswijziging buitenland
  • Record 060: Voltijd jaarsalariswijziging per 1-1
  • Record 080: Wijziging deeltijdfactor
  • Record 081: Definitieve deeltijdfactor

Foutmeldingen

Melding Pensioen export instellingen staan bij meerdere bedrijven aan
Error code Error code: [De runs van de bedrijven zijn niet consistent]
Oorzaak

Een ander bedrijf onder hetzelfde debiteur heeft dezelfde pensioen export instellingen aan. 

Oplossing

De pensioen export instellingen kunnen bij een bedrijf aanstaan. Een oplossing is om dit bij een ander bedrijf (onder zelfde debiteur) uit te zetten of een extra pensioen export instellingen aanmaken in dashlet Pensioen Exportinstellingen op bedrijfsniveau. 

Volgen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk