Hoe Nmbrs Accountant in te richten

Dit artikel is bedoeld voor de key users van de accountant die de basisinrichting van Nmbrs® gaan aanmaken. In dit artikel wordt een basisinrichting op hoofdlijnen aangegeven aan de hand van een aantal instellingen. Deze instellingen worden hierna stuk voor stuk beschreven.

Introductie

Nmbrs® kent een indeling naar vier verschillende niveaus. Deze zijn het Master niveau, Debiteurniveau, Bedrijfsniveau en Medewerkersniveau. De inrichting van de administraties van de klanten kan vrijwel geheel op Masterniveau aangemaakt en onderhouden worden. Op Debiteurniveau kun je van deze Master instellingen afwijken en/of kun je instellingen toevoegen. Op Bedrijfsniveau en of op Medewerkersniveau gebruik jij en / of de klant de aangemaakte Master of Debiteur instellingen. Wij adviseren je om een standaard (basis)inrichting op Master niveau aan te maken, hiermee is het mogelijk om efficiënt en snel de inrichting van de klanten te onderhouden.

Onder de basis inrichting Accountants in Nmbrs® wordt verstaan de:

  • CAO Modellen (bestaan uit meerdere onderdelen die hieronder beschreven staan)
  • Master Loonmodellen
  • Master Urenmodellen
  • Master Grootboekrekeningschema(s)
  • Tags
  • Master Workflow instellingen
  • Master Mutatieformulieren instellingen
  • Default bedrijf instellingen
  • Default medewerker instellingen 
  • Master functiemodel(len)
  • User templates

Tijdens de conversie werkzaamheden kun je naar deze instellingen verwijzen waarmee je een snelle, efficiënte en gestandaardiseerde inrichting van (de meeste) klanten kunt aanmaken.

 

Master basis settings

Hieronder staan per Master onderdeel de settings beschreven die je op Master niveau kunt instellen. Deze dien je in te stellen voordat je met de conversie begint, dit levert namelijk belangrijke efficiency voordelen op.

CAO Modellen

Op Master niveau kun je CAO Modellen aanmaken, hiermee kun je een aantal instellingen per CAO onderhouden en aan klanten toekennen. Een CAO model bestaat uit de volgende onderdelen:

  • Fulltime Rooster
  • Loonmodel
  • Urenmodel
  • Branche 1
  • Branche 2
  • Salaristabel
  • Reserveringen model
  • Urenreservering model
  • Verlofinstellingen model
  • CAO code

Hoe je CAO modellen aanmaakt en hoe je deze bij klanten selecteert lees je hier.

Loonmodellen

Bij de inrichting van een bedrijf en voor de verwerking / het gebruik van looncomponenten maakt Nmbrs® gebruik van loonmodellen. In een loonmodel definieer je welke looncodes er beschikbaar zijn om (direct) op te boeken / te gebruiken als vast of variabel looncomponent bij de loonverwerking.

Per CAO model kun je een loonmodel aanmaken en onderhouden, liefst met zo min mogelijk looncodes erin om het overzicht te behouden. Via loonmodel 2 kun je bij bepaalde klanten gebruik maken van extra looncodes.

Urenmodellen

In tegenstelling tot andere salarissoftware pakketten, kent Nmbrs® naast loonmodellen ook urencodes en urenmodellen. Urencodes verzorgen de basis invoer voor (interne) berekeningen die vervolgens op de bijbehorende output looncode op de loonstrook gepresenteerd worden. In het urenmodel selecteer en onderhoud je de urencodes die gebruikt worden voor de loonverwerking.

Per CAO model kun je een urenmodel aanmaken en onderhouden, liefst met zo min mogelijk urencodes erin om het overzicht te behouden. Via urenmodel 2 kun je bij bepaalde klanten gebruik maken van extra looncodes.

Grootboekrekeningschema(s)

Net als bij de loon en urenmodellen, zijn grootboekrekeningschema’s op zowel Master niveau als op Debiteurniveau aan te maken en te onderhouden. Echter is er per bedrijf maar één grootboekrekeningschema toe te kennen. Als een grote groep klanten hetzelfde grootboekschema gebruikt is het handig en efficiënt om dit schema op Master niveau aan te maken en te onderhouden.

Hier biedt Nmbrs® de mogelijkheid om gebruik te maken van drie standaard grootboekrekeningschema’s, die door Nmbrs® zijn aangemaakt en onderhouden worden. Hier kunt je ook schema's aan koppelen. De standaard schema's bestaan uit een compact schema en een schema voor Reeleezee en Twinfield.

Tags

Op accountantsniveau kun je tags aanmaken, deze tags kun je vervolgens aan debiteuren toekennen zodat hiermee een selectie van debiteuren gemaakt kan worden. Gebruikers kun je tags toekennen via het template en hiermee rechten beïnvloeden/beperken. Ook is het handig om bijvoorbeeld een tag "Conversie" aan te maken en te gebruiken, zodat iedereen ziet welke debiteuren/bedrijven geconverteerd worden op dat moment. Tags kun je bij de import per debiteur toekennen, met een maximum van tien tags per debiteur.

Workflow

De workflow is een tool waarmee je een, al dan niet geautomatiseerd, aantal stappen doorloopt voor de periodieke loonverwerking van klanten. De workflow bepaalt “wanneer, door wie, welke activiteit” wordt uitgevoerd voor de algehele loonverwerking. Om deze reden hangt de workflow samen met de wijze waarop je met Nmbrs® diensten aanbiedt, de drie verschillende “scenario’s voor loonverwerking”. Deze bestaan uit Scenario 1 (Documentviewer), Scenario 2 (Salarisinvoer) en Scenario 3 (Administrator).

De workflows maak je aan en onderhoud je op het Master niveau. Per workflow definieer je in de workflowtracks de uit te voeren activiteiten. Hierbij bepaal je wanneer en of deze activiteiten handmatig al dan niet automatisch uitgevoerd moet worden. Tevens bepaal je wie d.m.v. de signaleringen hierover geïnformeerd moet worden.

Op Bedrijfsniveau kun je desgewenst de geselecteerde workflow “overschrijven” waardoor je voor het betreffende bedrijf bepaalde acties kunt aanpassen en of “uitzetten / deactiveren”. Het is aan te raden om alleen bij uitzondering de workflow acties op Bedrijfsniveau te overschrijven. De workflow instellingen op Bedrijfsniveau zijn altijd leidend over de Master Workflow instellingen, ook na aanpassing van de workflow op Accountantsniveau.

Tijdens de conversie kun je al direct bepalen welke workflow er aan het bedrijf gekoppeld wordt. Workflow instellingen hoeven tijdens de conversie nog niet definitief en correct gedefinieerd te zijn om hier naar te verwijzen bij het aanmaken / converteren van bedrijven.

Mutatieformulieren

Op Master niveau kun je mutatieformulierenmodellen aanmaken. Mutatieformulieren zijn een zeer efficiënte manier om mutaties aan te leveren door klanten en/of medewerkers van klanten. Mutaties worden aangemaakt door een gebruiker en kunnen worden goedgekeurd door een andere gebruiker. Bij het goedkeuren van de mutaties worden deze overgenomen in de database van Nmbrs®, waardoor het overtypen van gegevens uit e-mails of Excel bestanden niet meer nodig is.

Op Master niveau kun je standaard modellen aanmaken, en deze koppelen aan een default bedrijf.

Default medewerker

Op Master niveau kun je default medewerkers aanmaken. Hiermee kun je de instellingen voor een nieuwe medewerker definiëren. Als je bijvoorbeeld een default rooster-medewerker hebt ingesteld, kun je deze instelling altijd gebruiken bij het aanmaken van nieuwe medewerkers en staan de settings direct goed ingesteld.

Deze default medewerker(s) kun je gebruiken bij het aanmaken van nieuwe medewerkers nadat je live bent gegaan. Per bedrijf kun je de default medewerker instellingen op details instellen, bijvoorbeeld het standaard aan/uit zetten van brancheregelingen en reserveringen, of een standaard rooster aanzetten. 

Default bedrijven

Op Master level kun je default bedrijven inrichten. Dit zijn bedrijven waarvan je de instellingen kunt inrichten en gebruiken bij de import van andere bedrijven. Wanneer je een bedrijf gaat importeren en deze in de importsheet koppelt aan een default bedrijf, worden vrijwel alle instellingen, zoals loonheffing, branche, loonmodel, mutatieformuliermodel et cetera, vanuit het loonmodel gekopieerd. Default bedrijven zijn daarom heel handig en zeer efficiënt bij de inrichting en conversie van klanten in Nmbrs®.

Master functiemodel(len)

Op Master niveau bij HR instellingen kun je functiemodellen aanmaken. Hierin kun je standaard functies vastleggen en bij meerdere klanten gebruiken. Handig en efficient.

User templates

Als accountant kun je voor klanten eigen user templates aanmaken. Met deze templates kun je precies aangeven welke niveaus en welke dashlets de klant mag zien of bewerken. Het is zeer handig om klanten toegang te geven tot Nmbrs®, aangezien klanten dan zelf mutaties kunnen invoeren of documenten kunnen inzien.

Inhoud loonmodellen, urenmodellen en grootboekschema's

Inhoud loonmodellen

Nmbrs® kent verschillende type looncodes, de reguliere (invoer) looncodes, dit zijn looncodes waarop u waardes ingeeft, of de specifiekere codes waarbij je aantallen opgeeft (bijvoorbeeld kilometers). Hiernaast kent Nmbrs® ook output looncodes, dit zijn looncodes waarop de uitkomsten van berekende waardes weergegeven worden, bijvoorbeeld de uitkomst van een brancheregeling. In het loonmodel kan de omschrijving van een looncode, zoals deze op de loonstrook getoond wordt, worden aangepast. Verder kan voor een groot aantal looncodes in het loonmodel de (detail) werking van de looncode of de grondslag aangepast / gedefinieerd worden. Output looncodes hoeven niet in een loonmodel opgenomen te worden en worden bij gebruik van de bijbehorende urencode automatisch zichtbaar op de loonstrook. De reden om een output looncode op te nemen in een loonmodel is om de omschrijving, die op de loonstrook gepresenteerd wordt, aan te passen.

Bijhouden

Het aanmaken en onderhouden van loonmodellen kun je op twee verschillende niveaus in Nmbrs® doen. Op het hoogste niveau, het Master niveau, kun je de Master loonmodellen aanmaken en onderhouden. Deze modellen zijn voor alle debiteuren en dus alle bedrijven binnen jullie Nmbrs® administratie te selecteren. Door aan de Master loonmodellen looncodes toe te voegen, zijn deze direct voor alle bedrijven waar het betreffende loonmodel aan gekoppeld is beschikbaar. Op het Debiteurniveau maak en onderhoud je de Debiteur loonmodellen. Deze modellen zijn alleen beschikbaar voor de bedrijven die onder de betreffende debiteur vallen, dit betreft vaak een specifieke inrichting.

Bedrijfsniveau

Op Bedrijfsniveau bij de salarisinstellingen, kun je voor de salarisverwerking naar twee loonmodellen verwijzen. Dit zijn loonmodel 1 en loonmodel 2. Bij het gebruik, de invoer van een vaste of variabele looncode, kun je looncodes selecteren die aanwezig zijn in het geselecteerde loonmodel 1 of 2. Hierbij is het van belang om te weten dat loonmodel 2 aanvullend en overschrijvend werkt op loonmodel 1. Looncodes kunnen aanwezig zijn in loonmodel 1 of 2 om gebruikt te kunnen worden. Maar als een looncode in zowel loonmodel 1 als in loonmodel 2 aanwezig is, is de omschrijving en werking vanuit loonmodel 2 is leidend.

Master loonmodel

Tijdens de conversie kun je direct bepalen welk loonmodel er als loonmodel 1 toegepast moet worden. Door te verwijzen naar het Master loonmodel bij loonmodel 1 is het mogelijk om op een snelle en efficiënte wijze voor een groot deel van de klanten een basis set looncodes gebruiksklaar te hebben. De uitzonderingen of uitbreidingen hierop kun je per debiteur vastleggen in loonmodel 2. Master loonmodellen hoeven tijden de conversie nog niet 100% definitief en correct gedefinieerd te zijn, om hier naar te verwijzen bij het aanmaken en converteren van bedrijven.

Inhoud urenmodellen

In het urenmodel selecteer je de urencodes, en kun je de omschrijving van de urencode (voor gebruik bij de invoer) aanpassen, alsook de werking voor de berekening. Hiernaast zie je in het urenmodel welke output looncode aan welke urencode gekoppeld is. Door aan de Master urenmodellen urencodes toe te voegen, zijn deze direct voor alle bedrijven waar het betreffende Master urenmodel aan gekoppeld is beschikbaar.

Onderhouden urenmodel

Urenmodellen, net als de loonmodellen, kun je op twee niveaus in Nmbrs® aanmaken en onderhouden, Master niveau en Debiteurniveau. Op Bedrijfsniveau kan er naar 2 urenmodellen verwezen worden. Ook hierbij geldt dat urenmodel 2 aanvullend en/of overschrijvend werkt op urenmodel 1.

Conversie

Tijdens de conversie kun je al direct bepalen welk urenmodel er als urenmodel 1 toegepast moet worden. Door te verwijzen naar het Master urenmodel bij urenmodel 1 is het mogelijk om op een snelle en efficiënte wijze voor een groot deel van de klanten een basis set urencodes gebruiksklaar te hebben. De uitzonderingen of uitbreidingen hierop kun je per debiteur vastleggen in urenmodel 2. Master urenmodellen hoeven tijden de conversie nog niet 100% definitief en correct gedefinieerd te zijn, om hier naar te verwijzen bij het aanmaken en converteren van bedrijven.

 
Grootboekrekeningschema's

Veel accountantskantoren kiezen ervoor om op Master niveau minimaal één grootboekrekeningschema aan te maken. Bij het aanmaken van een Master grootboekrekeningschema kun je ervoor kiezen om deze te koppelen aan een systeem template: het compacte, het Reeleezee of het Twinfield template. Ook kun je er voor kiezen om een geheel nieuw schema te maken dat je zelf onderhoudt, al dan niet gekopiëerd van een van de systeemgrootboekrekeningschema’s.

Gekoppeld schema

Het voordeel van een gekoppeld schema is dat indien (bijvoorbeeld door fiscale wijzigingen) er nieuwe looncodes worden aangemaakt, deze door Nmbrs® aan de drie systeem templates worden toegevoegd, en daarmee automatisch aan alle gekoppelde schema’s zijn toegevoegd. Het nadeel van een gekoppeld schema is dat je hierin alleen de grootboekrekeningnummers en de omschrijvingen zelf kunt aanpassen. Nieuwe regels aanmaken of bestaande regels verwijderen is hierin niet mogelijk. Ook is het bij gekoppelde schema’s niet mogelijk om de boeking van een looncode aan te passen naar een ander grootboekrekeningnummer, of een looncode van debet naar credit aan te passen. Bij een grootboekrekeningschema in eigen beheer heb je wel deze mogelijkheden.

Master schema

Nmbrs® adviseert om, indien je ervoor kiest om een eigen master grootboekrekeningschema te gebruiken, altijd één van de systeem templates te kopiëren en als uitgangspunt te gebruiken voor het eigen grootboekrekeningschema. Het is veel werk om zelf grootboekrekeningen aan te maken en hieraan de bestaande looncodes te koppelen. Om toch een specifiek schema te kunnen aanmaken voor sommige klanten dat gestandaardiseerd is en eenvoudig te onderhouden, kun je op Debiteurniveau per klant een gekoppeld schema aanmaken. In dit schema kun je vervolgens de nummers en omschrijvingen van de grootboekrekeningen aanpassen naar de klantbehoefte. Op deze manier kun je afwijken van de standaard inrichting, alleen de koppeling van de looncodes is altijd hetzelfde. Indien nodig kun je op het hoogste niveau nieuwe looncodes toevoegen, deze zijn direct automatisch aan alle gekoppelde schema’s toegevoegd.

Conversie

Tijdens de conversie kun je al direct bepalen welk grootboekrekeningschema er bij het bedrijf gebruikt moet worden. Master grootboekrekeningschema’s hoeven tijden de conversie nog niet 100% definitief en correct gedefinieerd te zijn om hier naar te verwijzen bij het aanmaken en converteren van bedrijven. In Nmbrs® kun je eenvoudig een ander grootboekrekeningschema toepassen en de output herrekenen.

 

Volgen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk