Track aanmaken en gebruiken in een case

De track

Het doel van een track is een standaard takenlijst te kunnen starten wanneer er een melding binnenkomt waarvoor een standaard werkwijze bestaat.

Elke nieuwe Nmbrs.hr applicatie wordt aangemaakt met een aantal standaard tracks om als voorbeeld te dienen. Waarschijnlijk is de werkwijze binnen jouw bedrijf toch net iets anders of wil je op latere termijn taken toevoegen.

Als voorbeeld in deze Hands-on nemen we het aanvragen van een nieuwe leaseauto:

Klik op rechts boven op het tandwiel, kies daarna tracks en klik op track toevoegen.

Je ziet nu de pop-up zoals hieronder zonder invulling.

Naam
Vul een korte naam in die duidelijk aangeeft welke taken je kan verwachten bij het toevoegen van deze track. Case specifieke details worden niet in de track opgenomen maar in de titel of details bij het aanmaken van de daadwerkelijke case.

Tags
Vul hier bijvoorbeeld een tag in met betrekking tot een thema of arbeidsvoorwaarde bijvoorbeeld. Een tag wagenpark kan je snel inzage geven in alle nog openstaande cases met betrekking tot het wagenpark.

Taken
Vul een eerste taak in. Deze wordt altijd gepland bij aanmaken van de case. In dit geval willen we direct van start met de werkzaamheden. Stel dat alle acties datum afhankelijk zijn, vul dan ook 0 in. Na aanmaken van de case wordt de eerste taak op een datum gezet, vervolg taken vinden plaatst na voltooiing van deze datum specifieke taak. In dit voorbeeld worden beide toegepast.

Zie hieronder een verder uitgewerkte track instelling met toelichting bij de verschillende taken in de track.

1. Deze taak wordt direct aangemaakt bij het starten van de track. Deze taak wil je dezelfde dag nog voltooien.

2. Deze taak wordt gestart nadat taak 1 is voldaan. De taak wordt voor dezelfde dag gepland als waarop taak 1 is afgerond.

3. Deze taak wordt ook direct aangemaakt bij het starten alleen is de verwachting er niet dat deze dezelfde dag wordt voltooid. Deze taak wordt na het aanmaken op een specifieke datum gepland.

4, 5 en 6. Deze taken worden opvolgend gepland nadat taak 3 is voltooid. Let op de dagen die zijn ingesteld! In geval van taak 5 betekend dit bijvoorbeeld dat, na voltooiing van taak 4, de taak 5 dagen later wordt gepland. Taak 4 is voltooid op 1 juli, taak 5 wordt gepland op 6 juli.

De case

We gaan nu bekijken hoe dit er in de praktijk uit ziet bij het toepassen van een track in een case.

Klik op Cases aan de linkerkant en daarna op case toevoegen rechts boven.

Koppel aan
Kies hier het team of de medewerker waar deze nieuwe case betrekking op heeft.

Titel
Vul hier een titel in die duidelijk maakt waar deze case over gaat.

Beschrijving
In de beschrijving kan meer detail worden opgenomen waar de case over gaat. Maak hier geen notities of plaats er berichten maar omschrijf de case. Noties en berichten kunnen later aan de case worden toegevoegd.

Tags
Het is mogelijk deze case een tag te geven om de case later gemakkelijk terug te vinden. Let op dat deze case al een tag zal krijgen door het toevoegen van de track.

Track
Voeg hier een track toe die van toepassing is op deze case. We kiezen in dit voorbeeld voor onze zojuist aangemaakte track.

Toegewezen aan
De gebruiker aan wie de case is toegewezen zal de nieuw geplande taken op zich krijgen. Dit is later aan te passen waardoor cases kunnen worden overgenomen door een andere gebruiker.

Zie hieronder ingevulde case instellingen.

Wanneer de case is toegevoegd kun je, in het overzicht van de cases, de case aanklikken om op de case pagina te komen.

We gaan nu zien dat de taken aan elkaar zijn verbonden:
- Voltooi de eerste taak -> de 2de taak word actief voor vandaag.
- Klik de 3de taak aan en kies de datum en tijd waarop de meeting plaats zal vinden. -> Taak 3 veranderd naar een taak in de toekomst.

Het overzicht ziet er als volgt uit:

Terug naar de How-to's en FAQ om nog meer te leren.

Volgen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk