Unit4 integratie

In Nmbrs kan er een koppeling met Unit4 (Multivers online) worden gemaakt, zodat de journaalposten automatisch of handmatig kunnen worden ingelezen in het boekhoudprogramma van Unit4. Dit artikel behandeld de volgende onderwerpen:

  1. Unit4 autorisatie
  2. Verzending naar Unit4
  3. Foutmeldingen Unit4

 

Unit4 autorisatie

Op masterniveau kan de integratie met Unit4 worden aangemaakt. Klik op de tab Instellingen -> Integratie -> Unit4 instellingen:

 

Vervolgens kan er een nieuw account worden aangemaakt, met een zelf gekozen gebruikersnaam:


Wanneer het account is aangemaakt kan de autorisatie worden gedaan door op het Unit4 logo te klikken:

Door op het logo te klikken wordt een nieuw scherm geopend waarin de inlog gegevens van Unit4 ingevoerd moeten worden:

  • Portal gebruikersnaam: vul hier de gebruikersnaam van Unit4 in
  • Portal wachtwoord: vul hier het wachtwoord van Unit4 in
  • Multivers gebruikersnaam: dit is een gebruikersnaam die bij de contactpersoon van Unit4 kan worden opgevraagd, of bij de eigen IT afdeling
  • Multivers wachtwoord: dit is het wachtwoord die bij de contactpersoon van Unit4 kan worden opgevraagd, of bij de eigen IT afdeling

Vervolgens kan je op de knop Inloggen klikken en het volgende scherm zal verschijnen:

 

Verversen

Het scherm waarop te zien is dat de autorisatie succesvol is verlopen kan worden afgesloten. Vervolgens kan je terug naar de omgeving en moet het scherm worden ververst (F5) zodat het grijze Unit4 icoontje donkerblauw kleurt.

 

Koppelen van bedrijven

Op het tabblad 'Administraties' kunnen de bedrijven gekoppeld worden:

Kies het betreffende bedrijf in Nmbrs en vervolgens het bijbehorende bedrijf in de Unit4 administratie. Vervolgens kan de dagboek code worden ingevoerd, dit moet overeenkomen met de code in Unit4.

 

Verzending naar Unit4

Nadat de run is gedraaid wordt er een journaalpost aangemaakt. Door achter de betreffende run op het Unit4 logo te klikken zal de journaalpost naar Unit4 worden verzonden:

 

Zodra het logo donkerblauw kleurt is de journaalpost correct verzonden. Wanneer deze niet correct verzonden kan worden dan zullen er rode foutmeldingen verschijnen. 

 

Kostenplaats en kostendragers

Het is mogelijk om kostenplaatsen en kostendragers te importeren in Unit4. In Nmbrs kan op medewerkersniveau een kostenplaats en kostendrager ingesteld worden. Een kostendrager heet in Unit4 een 'Dossier'. Ook moet in Unit4 worden aangegeven welke grootboeknummers een splitsing per kostenplaats en dossier hebben. 

 

Let op: 

  • voor Unit4 is het een vereiste om ALLE medewerkers aan een kostenplaats te koppelen, anders zal de journaalpost niet worden geaccepteerd
  • de grootboeknummers die in Nmbrs worden gebruikt moeten overeenkomen met de grootboeknummers in Unit4, anders zal de journaalpost niet worden geaccepteerd

 

 

Foutmeldingen

Onderstaand tref je verschillende foutmeldingen (met oorzaak en oplossing) die kunnen verschijnen wanneer de journaalpost naar Unit4 verstuurd. 

Let op: in Unit4 wordt een kostendrager een 'dossier' genoemd.

Melding Broken rule: Type: Error message: De kostenplaats is verplicht.
Oorzaak In Unit4 is bij een (of meerdere) grootboeknummers aangegeven dat deze gesplitst moeten worden per kostenplaats(en). In Nmbrs zijn niet alle medewerkers aan een kostenplaats gekoppeld, daarom onstaat deze foutmelding. 
Oplossing Zorg ervoor dat in Nmbrs alle medewerkers aan een kostenplaats zijn gekoppeld, of geef in Unit4 bij het betreffende grootboeknummer aan dat deze niet gesplitst hoeft te worden per kostenplaats. 
Melding Broken rule: Type: Error message: Het dossier is verplicht.
Oorzaak In Unit4 is bij een (of meerdere) grootboeknummers aangegeven dat deze gesplitst moeten worden per dossier (= kostendrager in Nmbrs). In Nmbrs zijn niet alle medewerkers aan een kostendrager gekoppeld, daarom onstaat deze foutmelding. 
Oplossing Zorg ervoor dat in Nmbrs alle medewerkers aan een kostendrager zijn gekoppeld, of geef in Unit4 bij het betreffende grootboeknummer aan dat deze niet gesplitst hoeft te worden per kostendrager (= dossier). 
Melding Broken rule: Type: Error message: Kostenplaats '15' komt niet voor.
Oorzaak In Nmbrs is er een kostenplaats met het nummer '15', deze kostenplaats is in Unit4 niet aangemaakt. 
Oplossing Zorg ervoor dat in Unit4 ook een kostenplaats met nummer '15' wordt aangemaakt, of maak in Nmbrs een kostenplaats aan met een nummer dat correspondeert met de nummers in Unit4 en ontkoppel kostenplaats '15' bij alle medewerkers.
Melding Broken rule: Type: Error message: Het dossier '3' komt niet voor. 
Oorzaak In Nmbrs is er een kostendrager (= dossier in Unit4) met het nummer '3', dit nummer is als dossier niet aangemaakt in Unit4. 
Oplossing Zorg ervoor dat in Unit4 ook een dossier/kostendrager met het nummer '3' wordt aangemaakt, of maak in Nmbrs een kostendrager aan met een nummer dat correspondeert met de nummers in Unit en ontkoppel kostendrager '3' bij alle medewerkers. 
Melding Broken rule: Type: Error message: Grootboekrekening '1234' bestaat niet.
Oorzaak In Nmbrs is er een grootboeknummer '1234' ingesteld in het grootboekrekeningschema, deze is zichtbaar in de journaalpost. In Unit4 is er geen grootboeknummer '1234'. 
Oplossing Zorg ervoor dat de grootboeknummers in Nmbrs en Unit4 met elkaar corresponderen. In dit geval kan het grootboeknummer '1234' worden aangemaakt in Unit4, of in Nmbrs kan het nummer worden veranderd naar een nummer dat ook in Unit4 is aangemaakt.

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk