Betekenis van kleuren in de workflow
In de workflow op masterniveau en bedrijfsniveau heb je een overzicht van alle workflow acties, en zie je per periode welke status de acties hebben. Elke kleur in de workflow heeft een andere betekenis; in dit artikel zullen de kleuren worden toegelicht.
In bovenstaande afbeelding zijn verschillende workflow acties te zien, deze zijn op te delen in drie verschillende categorieën:
1. Periode acties: hier zie je per periode aangegeven wat de status van de periode is, de kleuren hebben verschillende betekenissen:
- Rood = Er zit een actie in de periode die een foutmelding bevat. Zie onderste gedeelte van dit artikel voor meer uitleg over rode acties.
- Geel = De periode is gestart; er zijn al acties voltooid, maar tenminste één actie in de periode is nog niet voltooid.
- Blauw = De periode is in behandeling; er zijn nog geen acties binnen de periode uitgevoerd, maar het is de 'huidige' periode van het bedrijf.
- Wit = Het is een toekomstige periode; er zijn nog geen actie binnen deze periode uitgevoerd.
2. Tracks: hier zie je de status van een bepaalde track, zoals track 'Salarisrun' en track 'Loonaangifte'; de kleuren hebben verschillende betekenissen:
- Rood = Binnen de track is er een actie die een foutmelding bevat. Zie onderste gedeelte van dit artikel voor meer uitleg over rode acties. In bovenstaande afbeelding speelt dit bij de track 'Loonaangifte'.
- Geel = De track is in behandeling, maar er zijn acties die nog niet zijn voltooid.
- Groen = Alle acties binnen de track zijn voltooid.
3. Workflow acties: binnen elke track zijn er verschillende acties, zoals 'Salarisoutput controleren'. De kleuren hebben verschillende betekenissen, voor meer informatie over de status kan er naar het betreffende dashlet worden gegaan bijvoorbeeld 'Loonaangifte':
- Grijs (niet in deze afbeelding zichtbaar) = De actie is nog niet voltooid in deze periode, en voor de gebruiker is het niet mogelijk om deze actie handmatig uit te voeren.
- Wit = De actie is nog niet voltooid in deze periode, en voor de gebruiker is het mogelijk om deze actie handmatig uit te voeren.
- Groen = De actie is succesvol afgerond. Voor loonaangifte kan dit betekenen dat deze is gemarkeerd als verzonden ofwel dat deze is ontvangen.
- Rood = De actie is uitgevoerd, maar er zit een foutmelding in. Zie onderstaande gedeelte van dit artikel voor meer uitleg.
- Geel (donker, niet zichtbaar in dit voorbeeld) = De actie is uitgevoerd, maar er zit een waarschuwing in de run.
- Licht blauw = De actie is in behandeling, maar nog niet uitgevoerd.
Klokjes in de workflow
- Geel = de actie is de volgende actie die uitgevoerd moet worden (volgens de workflow instellingen), maar het is een handmatige actie.
- Groen = de actie is ingepland om automatisch uitgevoerd te worden en is de eerstvolgende actie die uitgevoerd zal worden, door met je muis op de actie te gaan staan zie je wanneer deze uitgevoerd wordt.
Rode acties in de workflow
Het kan voorkomen dat er een actie in de worklow rood is, dit houdt in dat de actie een foutmelding bevat.
Voorbeeld: wanneer er via de automatische workflow een fout is opgetreden bij het verzenden van de journaalpost naar het boekhoudsysteem, dan kleurt het vlakje bij 'Journaalpost verzenden' rood.
Wanneer de foutmelding betreffende de journaalpost is opgelost (deze is bijvoorbeeld buiten het systeem om handmatig gedownload en ingelezen in het boekhoudsysteem), dan moeten de workflow instellingen worden gegenereerd. Het genereren van de workflow instellingen houdt in dat er opnieuw wordt gekeken welke acties er uitgevoerd zijn. Wanneer een actie in de workflow verkeerd werd weergegeven, terwijl deze wel goed was uitgevoerd dan zal door het genereren ook deze actie groen kleuren. Deze knop kan je vinden op bedrijfsniveau bij de 'Workflow instellingen' :
Wanneer de rode melding zich bevindt bij de overige acties, betekent het dat de foutmelding eerst moet worden opgelost. Daarna kan de actie handmatig opnieuw uitgevoerd worden (zoals het doen van de run, of het aanmaken/verzenden van de loonaangifte).
Voorgaand jaar:
Wanneer de rode meldingen in een voorgaand jaar zichtbaar zijn, dient eerst in de bedrijfsinstellingen het actieve jaar aangepast te worden naar het jaar waarin de rode meldingen zichtbaar zijn. Hierna kunnen de workflowinstellingen opnieuw gegeneerd worden.
Workflow actielijst
Je hebt op zowel bedrijfsniveau als op tabblad Workflow de keuze om de actielijst in- of uit te klappen. Dit doe je door op het kleine driehoekje te klikken. In beide gevallen kan je direct vanuit dit workflow overzicht acties uitvoeren.
Bedrijfsniveau
Plaats de muis op het blokje rechts van de track om te kijken welke actie er moet worden uitgevoerd.
Klik op het driehoekje wanneer je de lijst wilt open of dicht klappen.
Op tabblad Workflow kan je ook direct acties uitvoeren zonder de lijst uit te klappen. Hiervoor dien je wel eerst een workflow activiteit te selecteren. (1)
Vervolgens klik je op Verversen (2) en hier kan je zien welke actie je moet uitvoeren (en kan je deze direct uitvoeren) door op de actie te klikken. (3)
Klik op het driehoekje om de actielijst open te klappen. (4) Je ziet dan de gehele actielijst en direct welke actie er moet worden uitgevoerd:
Opmerkingen