Er worden geen (e-mail) signalen ontvangen

Als er geen (e-mail) signalen worden ontvangen kan dit een aantal redenen hebben, hieronder worden de meeste voorkomende oorzaken besproken:

  1. Het signaal is ook niet aangemaakt
  2. Er is een leesteken gebruikt in de naam van de ontvanger
  3. Een ontvanger is meerdere keren genoteerd
  4. Er is een verkeerd e-mail adres ingegeven
  5. Er is geen contact toegewezen
  6. Het bericht is in de spambox terecht gekomen (SPF)

Let op: Als de e-mail in de verzonden signalen is te zien, dan betekent dit dat de e-mail Nmbrs heeft verlaten en dat het is verstuurd vanuit de applicatie (m.u.v. oorzaak 2 en 3). Nmbrs heeft geen invloed op het verwerken van e-mails. Graag onderstaande raadplegen in het geval dat de e-mails niet aankomen.

1. Het signaal is ook niet aangemaakt

Oorzaak
Het signaal is ook niet aangemaakt en verzonden daarom kan deze ook niet worden ontvangen. 
 

Achterhalen
Bekijk in het dashlet verzonden signalen of de betreffende signalen wel zijn aangemaakt of verzonden. Voor accountants op het debiteur niveau, voor business klanten op het hoogste niveau bij instellingen, onder 'Signaleringen' staat het dashlet 'Verzonden Signalen'. Pas de datum aan waarop het signaal verstuurd had moeten worden. 

Oplossen
Wanneer het signaal ook niet is aangemaakt is dit een ander probleem, volg daarvoor de onderstaande artikelen die op het betreffende signaal betrekking hebben:

2. Er is een leesteken gebruikt in de naam van de ontvanger

Oorzaak
Er is een leesteken in de naam van de ontvanger toegevoegd waardoor de e-mail niet juist opgesteld kan worden. De ingegeven naam wordt gebruikt voor de aanhef in het signaal. Een leesteken kan hierbij niet worden gebruikt in de naam van een persoon.

Achterhalen
Ga bij de de ontvanger na of hier een leesteken is toegevoegd in de naam. Onderstaand voorbeeld laat zien hoe dit er voor een medewerker uitziet. Bij het aanmaken van een login voor deze medewerker zal er geen signaal verstuurd worden.

Oplossen
Verwijder het leesteken in het dashlet waar de naam van de ontvanger is weergegeven. Hierna zal er opnieuw een signaal aangemaakt moeten worden.

3. Een ontvanger is meerdere keren genoteerd

Oorzaak
Het e-mailadres van één ontvanger is meerdere keren genoteerd, maar met een andere notatie. Het signaal wordt op deze manier niet verstuurd.

Achterhalen
Bekijk het verzonden signaal in de Nmbrs omgeving, welke ninet is aangekomen bij de gebruiker. Ga na of een e-mailadres twee keer als ontvanger genoteerd staat, maar geschreven op een andere manier (hoofdlettergevoelig).

Oplossen

  • Verwijder de dubbele ontvangers, zodat het e-mailadres van de ontvanger slechts éénmalig genoteerd staat.
  • Trek de notatie van het e-mailadres op alle plekken gelijk. Op deze manier wordt de geadresseerde maar één keer bij de mailserver aangeboden. 

4. Er is een verkeerd e-mail adres ingegeven

Oorzaak
Er is een verkeerd e-mailadres ingegeven waardoor het e-mail signaal niet wordt ontvangen.

Achterhalen
Bekijk in het dashlet verzonden signalen of de betreffende signalen wel zijn aangemaakt of verzonden. Voor accountants op het debiteur niveau, voor business klanten op het hoogste niveau bij instellingen, onder 'Signaleringen' staat het dashlet 'Verzonden Signalen'.
Klik op het signaal zodat een pop-up verschijnt waarin de informatie staat naar wie en met welk e-mail adres deze is verzonden. Controleer of dit het juiste adres is.  verzonden_signalen.png

Oplossen
Vul het juiste e-mailadres in bij de gebruikerslogin. Deze moet je verwijderen, opnieuw aanmaken waarna het signaal nog een keer kan worden verzonden.

5. Er is geen contact toegewezen

Oorzaak
Het signaal is niet aangekomen.

Achterhalen
Controleer de gegevens die ingevoerd staan bij de betreffende 'contactpersoon'. Een contactpersoon kan worden aangemaakt op debiteurniveau (voor debiteur- en accountant contact) of op bedrijfsniveau (voor bedrijfscontact). Om een signaal te kunnen versturen moet er een geldig e-mailadres worden ingevoerd bij dit contactpersoon. Voor de workflow instellingen geldt dat wanneer er geen bedrijf-, debiteur- of accountant contact is ingevoerd het voor kan komen dat er geen signaal wordt verzonden. Bij de HR Signaalinstellingen is het noodzakelijk dat er een accountant contact, debiteur contact, bedrijf contact, afdeling manager, medewerker manager, medewerker of casemanager met een geldig e-mailadres ingevuld.

Oplossen
Maak een contactpersoon aan met een geldig e-mailadres. Zorg ervoor dat dit contactpersoon bij de HR Signaalinstellingen is aangevinkt. De signalen zullen vanaf nu naar dit contactpersoon gestuurd worden.

6. Het bericht is in de spambox terecht gekomen

Oorzaak
Het signaal is in de spambox van de gebruiker terecht gekomen.

Achterhalen
Check de spambox van het e-mail account.

Oplossen
Je dient de afzenders als veilig te markeren in je mailbox. Hoe je dit kunt doen, verschilt per e-mail aanbieder. Ons advies is om dit bij je desbetreffende email server na te gaan.

Let op 1: Indien je een eigen thema hebt met een gewijzigd afzender e-mailadres, is dit mogelijk door de ontvanger als onveilige afzender gemarkeerd. Het signaal zal dan als spam worden gemarkeerd en niet juist worden ontvangen. Je ontvanger dient in dit geval in zijn/haar mail applicatie de geblokkeerde adressenlijst na te lopen. Vervolgens zal een nieuw signaal aangemaakt moeten worden.

Let op 2: Voor de zekerheid kun je altijd controleren of de gegevens betreffende het SPF-record goed zijn doorgevoerd. Ga daarvoor naar deze pagina. Voer daar het domein in dat jullie gebruiken voor de e-mailadressen (bijvoorbeeld nmbrs.nl). Vervolgens volgt er een overzicht met SPF records. Als sendgrid.net (met subdomein nmbrsapp.com) hier tussen staat, dan worden de e-mails van Nmbrs toegestaan.

Let op 3: Komt het signaal nog niet binnen, ondanks het nalopen van bovenstaande oorzaken? Voor ons onderzoek is het waardevol om een voorbeeld van een specifiek signaal te ontvangen (e-mailadres ontvanger + tijdstip). Bij voorkeur signalen welke in de afgelopen 7 dagen verzonden zijn.

 

 

Opmerkingen