HR Workflow

Support HR-Workflow


In Nmbrs® is het mogelijk om HR-Workflows te maken, deze HR-workflows kunnen als default worden ingesteld en worden toegepast bij een medewerker. Bij debiteur instellingen kunnen default HR-cases en default HR-workflows worden gecreëerd.

LET OP! De HR Workflow functionaliteit is (nog) niet voor alle klanten beschikbaar. Ben je geïnteresseerd? Stuur een mail naar support@nmbrs.nl en noem daarbij dit artikel.

De volgende Dashlets moet u activeren:

Bent u een Accountant gebruiker: 

Om gebruik te maken van deze functionaliteiten moet u deze eerst toevoegen aan uw template (of andere templates), dit kunt u doen bij "Template users" onder "Gebruikersaccounts". 

De instellingen van de HR-Workflow zijn maar voor enkele templates te activeren (Debiteurbeheerder, Debiteurbeheerder+Master, Administrator(met debiteurenbeheer) & Hr-Manager). Deze functionaliteit is te activeren, in de Dashboard Editor, middels; Explorer> Debiteuren>Dashlet toevoegen> Selecteer "Hr-Workflow. 

Om bij een medewerker een case en/of taken starten, zijn de volgende 2 Dashlets nodig; Cases Employee & Tasks Employee. Deze Dashlets zijn voor al de templates toe te voegen (m.u.v. Accountantviewer, Scenario1, Medewerker Login, Payslip Viewer). Deze 2 Dashlets zijn te activeren, in de Dashboard Editor, middels; Explorer>Medewerkers>Ga naar tab HR>Actieveer "Cases Employee" en "Task Employee".

Elke gebruiker kan een overzicht van, aan hem toegewezen taken,  "My Tasks" zien op zijn startpagina. Deze Dashlet is te activeren voor al de templates (m.u.v. Accountantviewer, Scenario1, Payslip Viewer). Deze functionaliteit is te activeren, in de Dashboard Editor, middels; Tabs>Start>Dashlet toevoegen> Selecteer "MyTasks"

 

Bent u een Business gebruiker: 

De instellingen van de HR-Workflow zijn maar voor enkele templates te activeren (HR Professional, Administrator). Deze functionaliteit is te activeren, in de Dashboard Editor, middels; Tabs> Instellingen> Selecteer "Hr-Workflow. 

Om bij een medewerker een case en/of taken starten, zijn de volgende 2 Dashlets nodig; Cases Employee & Tasks Employee. Deze Dashlets zijn voor al de templates toe te voegen (m.u.v. Documentviewer, Businessviewer, Medewerker Login, Payslip Viewer). Deze 2 Dashlets zijn te activeren, in de Dashboard Editor, middels; Explorer>Medewerkers>Ga naar tab HR>Actieveer "Cases Employee" en "Task Employee".

Elke gebruiker kan een overzicht van, aan hem toegewezen taken,  "My Tasks" zien op zijn startpagina. Deze Dashlet is te activeren voor al de templates (m.u.v. Documentviewer, Businessviewer, Payslip Viewer). Deze functionaliteit is te activeren, in de Dashboard Editor, middels; Tabs>Start>Dashlet toevoegen> Selecteer "MyTasks"

 

 

HR-Case aanmaken

Om een default case aan te maken ga je naar het Tab instellingen op debiteur niveau (voor Business klanten is dit het hoogste instellingen niveau). Je klikt, onder de “HR Instellingen” op “HR Workflow”. Vervolgens druk je op “Toevoegen”, er verschijnt een pop-up waarin je de default case een naam kan geven. Klik op “Toevoegen” en de default case is opgeslagen.

Create_Case_2.0.gif

Toepassen van een HR-case bij een medewerker

Om een default case toe te passen bij een medewerker ga je naar de desbetreffende medewerker toe en klik je op de tab “HR”. Onder “Cases medewerker” klik je op “meer…”. Na het openen van de pop-up is het de mogelijkheid om via “Toevoegen” een defaultcase te selecteren, of een nieuw case te creëren. Naast de titel van de case kan er ook een beschrijving worden toegevoegd, dit om meer uitleg te geven aan desbetreffende case. Je kunt de case toewijzen aan een gebruiker, deze krijgt dan automatisch, de taken op zijn/haar naam als deze aan niemand zijn toegewezen. En je kunt het startmoment van de case instellen. Vanaf deze datum zal de case starten en de daarbij behorende taken, op de juiste dag, activeren.

Add_Case_To_Empl_2.0.gif

Toepassen van een HR-case op basis van een HR signaal

Het is ook mogelijk om automatisch een default case te koppelen aan een medewerker op het moment dat er een HR signaal gemaakt wordt. Ga naar HR Signaalinstellingen op debiteurniveau, selecteer het type signaal, de default case en na hoeveel dagen er een HR-case aangemaakt moet worden.
In het voorbeeld hieronder wordt getoond hoe een default case automatisch aan een medewerker gekoppeld wordt na het aanmaken van een verzuimmelding:

HR_Default_Cases.gif

 

HR-Workflow

Een HR-workflow is een opvolging van taken. Deze taken worden geactiveerd na start van de case of na sluiten van de vorige taak. Een HR-Workflow kan alleen maar worden toegepast in een actieve HR-Case bij een medewerker.

Het maken van een default HR-Workflow doe je binnen de instellingen op debiteur niveau (voor Business klanten is dit het hoogste instellingen niveau). Je klikt, onder de HR Instellingen op HR Workflow. Vervolgens druk je, onder “Default Workflow” op “Toevoegen”. Na het invullen van de naam van de workflow kun je de taken creëren. Elke taak heeft een titel. Om de vervaldatum in te stellen kan je elke taak het aantal dagen instellen wanneer deze moet worden uitgevoerd. Deze dagen kunnen tellen vanaf de start van de HR-case of vanaf de vorige taak. Zodra je de Workflow opslaat kan je de default case toepassen bij de medewerker in zijn of haar HR-case. Dit doe je door in de case op “Toevoegen” te klikken, onder “Workflow”, en vervolgens de default workflow te selecteren. Zodra de workflow onder de case staat is het mogelijk de individuele taken te wijzigen van titel, datum en aan een andere gebruiker toe te wijzen. De gebruiker die de taak krijgt toegewezen zal na dat de taak actief is een email-notificatie ontvangen dat er een HR-taak klaar staat.

Make_Default_Workflow_2.0.gif

 
Zodra je de Workflow opslaat kan je de default case toepassen bij de medewerker in zijn of haar HR-case. Dit doe je door in de case op “Toevoegen” te klikken, onder “Workflow”, en vervolgens de default workflow te selecteren. Zodra de workflow onder de case staat is het mogelijk de individuele taken te wijzigen van titel, datum en aan een andere gebruiker toe te wijzen. De gebruiker die de taak krijgt toegewezen zal na dat de taak actief is een email-notificatie ontvangen dat er een HR-taak klaar staat.

Create_Workfow_At_Emp.gif

 

HR-Taken

Bij iedere medewerker is het mogelijk om individuele HR-taken te activeren en deze toe te wijzen aan gebruikers die rechten hebben tot deze medewerker (m.u.v. accountant gebruikers en de medewerker zelf). Om deze HR-taken te creëren ga je naar de medewerker en klik je op tabblad “HR”, om vervolgens bij “Taken Medewerker” op “meer…” te klikken. Vervolgens zie je een overzicht van al de taken van deze medewerker. Om een nieuwe HR-taak te starten klik je op “Toevoegen” en kan je de taak een titel geven. Naast een titel kan er een omschrijving worden toegevoegd en kun je de taak aan iemand toewijzen. Tot slot geef je aan voor welke datum deze taak moet zijn afgehandeld. De gebruiker die de taak krijgt toegewezen zal na dat de taak actief is een email-notificatie ontvangen dat er een HR-taak klaar staat in omgeving.

Make__Task_2.0.gif


Mijn Taken
Taken kunnen bij verschillende medewerkers, in verschillende workflows worden gecreëerd. Om een overzicht te krijgen van al de taken die voor een gebruiker zijn toegewezen is er op de startpagina een dashlet dat dit overzicht geeft. Via “Mijn HR-taken” krijgt de gebruiker een overzicht van zijn taken voor vandaag, taken die de komende 7 dagen moet zijn afgehandeld en de taken die al gedaan hadden moeten zijn. Een medewerker kan een Taak alleen overslaan en voltooien. Gebruikers met hogere rechten kunnen ook taken wijzigen van inhoud en aan een andere persoon toewijzen.

 

 

Werking van de notificaties van de taken

Voor nu werken de email notificaties nog niet, dit proberen wij z.s.m. op te leveren. 

Volgen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk