HR Workflow

Introductie

In Nmbrs® is het mogelijk om HR-Workflows te maken. Deze HR-workflows kunnen als standaard worden ingesteld en worden toegepast bij een medewerker. Bij debiteur-instellingen kunnen default HR-cases en default HR-workflows worden gecreëerd.

Een HR-workflow is een opvolging van taken. Deze taken worden geactiveerd na de start van een case of na het sluiten van de vorige taak. Een HR-workflow kan alleen maar worden toegepast in een actieve HR-case bij een medewerker.

 

Activeren dashlets

Om gebruik te maken van deze functionaliteiten dien je ze eerst toe te voegen aan je template (of andere templates) via "Template users" onder "Gebruikersaccounts".

 

Accountant-omgeving

De instellingen van de HR-Workflow zijn voor slechts enkele templates te activeren: Debiteurbeheerder, Debiteurbeheerder+Master, Administrator (met debiteurenbeheer) en Hr-Manager. Activeer dit dashlet in de Dashboard Editor: Explorer => Debiteuren => dashlet toevoegen => selecteer "Hr-Workflow".

Om bij een medewerker een case en/of taak te starten zijn de volgende 2 dashlets nodig: Cases Employee & Tasks Employee. Deze dashlets kunnen voor alle templates worden geactiveerd, met uitzondering van templates Accountantviewer, Scenario1, Medewerker Login en Payslip Viewer. Deze 2 Activeer deze dashlets in de Dashboard Editor: Explorer => Medewerkers => tab HR => selecteer "Cases Employee" en "Task Employee".

Elke gebruiker kan een overzicht van aan hem toegewezen taken ("My Tasks") zien op zijn of haar startpagina. Dit dashlet kan voor alle templates worden geactiveerd, met uitzondering van templates Accountantviewer, Scenario1 en Payslip Viewer. Activeer dit dashlet in de Dashboard Editor: Tabs => Start => dashlet toevoegen => selecteer "MyTasks".

 

Business-omgeving

De instellingen van de HR-Workflow zijn voor slechts enkele templates te activeren: HR Professional en Administrator. Activeer dit dashlet in de Dashboard Editor: Tabs => Instellingen => Selecteer "Hr-Workflow".

Om bij een medewerker een case en/of taak te starten zijn de volgende 2 dashlets nodig: Cases Employee en Tasks Employee. Deze dashlets kunnen voor alle templates worden geactiveerd, met uitzondering van templates Documentviewer, Businessviewer, Medewerker Login en Payslip Viewer. Activeer deze dashlets in de Dashboard Editor: Explorer => Medewerkers => ga naar tab HR => activeer "Cases Employee" en "Task Employee".

Elke gebruiker kan een overzicht van aan hem toegewezen taken ("My Tasks") zien op zijn of haar startpagina. Dit dashlet kan voor alle templates worden geactiveerd, met uitzondering van templates Documentviewer, Businessviewer en Payslip Viewer. Activeer dit dashlet in de Dashboard Editor: Tabs => Start => dashlet toevoegen => selecteer "MyTasks".

 

HR-case aanmaken

Om een default case aan te maken ga je naar Tab Instellingen op debiteurniveau (voor Business klanten is dit het hoogste instellingenniveau). Klik bij de “HR Instellingen” op “HR Workflow Instellingen” en vervolgens op “Toevoegen”. Er verschijnt een pop-up waarin je de default case een naam kunt geven. Klik op “Toevoegen” en de default case is opgeslagen.

Create_Case_2.0.gif

Toepassen van een HR-case bij een medewerker

Om een default case toe te passen bij een medewerker ga je naar de desbetreffende medewerker en klik je op tab “HR” en onder “Cases medewerker” op “meer…”. Na het openen van de pop-up heb je de mogelijkheid om via “Toevoegen” een default case te selecteren of een nieuw case te creëren. Naast de titel van de case kan desgewenst ter verduidelijking ook een beschrijving worden toegevoegd. Je kunt de case toewijzen aan een gebruiker. Die krijgt dan automatisch de taken op zijn/haar naam indien deze aan niemand zijn toegewezen. Ook kun je het startmoment van de case instellen. Vanaf deze datum zal de case starten en de daarbij behorende taken, op de juiste dag, activeren.

Add_Case_To_Empl_2.0.gif

Toepassen van een HR-case op basis van een HR-signaal

Het is ook mogelijk om automatisch een default case te koppelen aan een medewerker op het moment dat een HR-signaal gemaakt wordt. Ga hiervoor naar HR Signaalinstellingen op debiteurniveau, selecteer het type signaal, de default case en na hoeveel dagen een HR-case aangemaakt moet worden.
In het voorbeeld hieronder wordt getoond hoe een default case automatisch aan een medewerker gekoppeld wordt na het aanmaken van een verzuimmelding:

HR_Default_Cases.gif

 

HR-Workflow

Een default HR-workflow maak je aan bij de instellingen op debiteurniveau (voor Business klanten is dit het hoogste instellingen-niveau). Klik bij de "HR Instellingen" op "HR Workflow Instellingen" en vervolgens op “Nieuwe Workflow”. Na het invullen van de naam van de workflow kun je de taken creëren. Elke taak heeft een titel. Om de vervaldatum in te stellen kun je voor elke taak het aantal dagen instellen waarna deze moet worden uitgevoerd. Deze dagen kunnen tellen vanaf de start van de HR-case of vanaf de vorige taak.

Make_Default_Workflow_2.0.gif

Nadat je de Workflow opgeslagen hebt kun je de default case toepassen bij de medewerker in zijn of haar HR-case. Klik hiertoe in in de case op “Toevoegen” onder “Workflow” en selecteer vervolgens de default workflow. Zodra de workflow onder de case staat is het mogelijk om de titel en datum van individuele taken te wijzigen en aan een andere gebruiker toe te wijzen. De gebruiker die de taak krijgt toegewezen ontvangt, nadat de taak actief is, een e-mail-notificatie dat er een HR-taak klaar staat.

Create_Workfow_At_Emp.gif

 

HR-taken

Bij iedere medewerker is het mogelijk om individuele HR-taken te activeren en deze toe te wijzen aan gebruikers die rechten hebben tot deze medewerker, met uitzondering van accountant-gebruikers en de medewerker zelf. Om deze HR-taken te creëren ga je naar de medewerker en klik je op tabblad “HR”, om vervolgens bij “Taken Medewerker” op “meer…” te klikken. Vervolgens zie je een overzicht van alle taken bij deze medewerker. Om een nieuwe HR-taak te starten klik je op “Toevoegen” en kun je de taak een titel geven. Naast een titel kan een omschrijving worden toegevoegd; ook kun je de taak aan iemand toewijzen. Tot slot geef je aan vóór welke datum deze taak moet zijn afgehandeld. De gebruiker die de taak krijgt toegewezen ontvangt, nadat de taak actief is, een e-mail-notificatie dat er een HR-taak klaar staat.

Make__Task_2.0.gif

Mijn taken

Taken kunnen bij verschillende medewerkers en in verschillende workflows worden gecreëerd. Op de startpagina is een dashlet beschikbaar dat een overzicht geeft van alle taken die aan een gebruiker zijn toegewezen: “Mijn HR-taken”. Via dit dashlet heeft de gebruiker een overzicht van zijn taken voor vandaag, taken die de komende 7 dagen moeten zijn afgehandeld en de taken die al gedaan hadden moeten zijn. Een medewerker kan een taak alleen overslaan of voltooien. Gebruikers met meer rechten kunnen ook de inhoud van taken wijzigen en taken aan een andere persoon toewijzen.

 

Werking van de notificaties van de taken

Op het moment dat een gebruiker een actieve taak toegewezen krijgt ontvangt deze een e-mail. Er is voor gekozen om dat alleen te doen indien sprake is van de volgende templates:

  • Medewerker login
  • Manager login
Volgen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk