Leuk dat je wilt beginnen met Visma Nmbrs! Het inrichten van Visma Nmbrs kan op verschillende manieren:
- Do It Yourself – Je voert de implementatie zelfstandig uit aan de hand van dit stappenplan. Daarnaast maak je gebruik van onze kennisbank. Indien je ergens niet uitkomt, staat onze support gewoon voor je klaar!
- Up&Go – Wil je de inrichting doen samen met een ervaren partij? Kies dan voor een van onze Up&Go programma’s.
Het onderstaande stappenplan helpt je met inrichting van jouw Nmbrs omgeving. Neem de tijd voor de inrichting hiervan. Mocht je na het lezen van de artikelen ergens niet uitkomen. Weest dan niet bang om contact op te nemen met onze support afdeling. De stappen zijn gebaseerd op de onboarding app van Nmbrs, te vinden onder de knop implementatie zodra je voor de eerste keer inlogt. In dit artikel behandelen we de volgende stappen:
- Nodig jouw collega's uit
- Breng structuur aan
- Importeer de gegevens
- Controleer de gegevens
- Laatste check
- HR roll out
1. Nodig jouw collega's uit
De eerste stap is het uitnodigen van jouw collega’s. Jouw collega’s kunnen je namelijk helpen met de inrichting van jouw omgeving. Hierdoor sta je er niet alleen voor.
Stel eventueel de juiste lees- en schrijfrechten in van jouw collega's.
2. Breng structuur aan
In deze stap ga je op het hoogste niveau aan het werk. Door hier allerlei standaarden aan te maken, hoef je deze straks alleen nog maar bij een bedrijf te activeren. Deze stappen zijn niet cruciaal om medewerkers te verlonen. Maar helpen je uiteindelijk wel!
Geef Visma Nmbrs jullie eigen logo & themakleuren.
Creëer de CAO modellen voor de CAO’s die jullie veel verlonen. Controleer de reeds ingevulde modellen en creëer eventueel ontbrekende modellen.
Maak standaard grootboekrekening schema’s, zodat je die per bedrijf alleen nog hoeft te activeren.
Maak workflows zodat Visma Nmbrs voor jou aan het werk gaat.
Activeer mutatieformulieren zodat medewerkers en klanten zelf mutaties kunnen doorgeven.
Stel de reservering vakantiegeld in.
Houd overzicht in je omgeving door debiteuren te koppelen aan collega’s. Dit kan je doen door gebruik te maken van debiteuren tags.
Maak default bedrijven zodat je sneller nieuwe klanten kunt inrichten.
Maak default medewerkers zodat medewerkers in een handomdraai aangemaakt zijn.
Binnen Visma Nmbrs is het mogelijk om andere programma’s te koppelen met Visma Nmbrs.
3. Importeer de gegevens
Voor het toevoegen van medewerkers en andere bedrijven maak je gebruik van onze importfunctie. Het vullen van het importbestand en het importeren kan op verschillende manieren.
Converteer het databestand van het huidige salarispakket naar een Visma Nmbrs importbestand.
Staat de applicatie er niet tussen dan kan je er voor kiezen om gebruik te maken van de loonaangifte XML converter.
Daarnaast kan je er ook altijd voor kiezen om gebruik te maken van het Visma Nmbrs import template.
Markeer alle bedrijven die onderdeel zijn van dit conversieproject als “testbedrijf”. Dit zorgt er voor dat voor een bedrijf bepaalde acties niet worden uitgevoerd, er geen workflow- en HR-signalen worden verstuurd, en er geen output verstuurd kan worden. Dit is vooral handig bij het schaduw draaien van nieuwe klanten in het huidige jaar.
4. Controleer de gegevens
In deze stap controleer je de gegevens. Als je niet tevreden bent kan je natuurlijk altijd wijzigingen doorvoeren.
Bekijk de interactieve loonstrook van verschillende typen medewerkers (fulltime, oproepkracht, afwijkende regelingen etc).
- De interactieve loonstrook kan je bekijken door naar een medewerker te gaan → loonstroken.
Voer een loonopdracht uit. Let hierbij vooral op de waarschuwingen die naar voren komen naar aanleiding van de runcontrole.
Controleer de salarisdocumenten.
Ben je nog niet tevreden dan kan je er voor kiezen om de run te verwijderen en de gewenste wijzigingen door te voeren.
- De loonopdrachten verwijder je door naar het bedrijf te gaan → loonopdracht → salarisrun meer → klik op het kruisje rechts van de loonrun.
Je kan er ook voor kiezen om eerst het een en ander te testen in de Sandbox omgeving. Alle wijzigingen die je in de Sandbox doorvoert hebben geen effect op de live omgeving.
5. Laatste check
Nu is het tijd om Visma Nmbrs daadwerkelijk te gebruiken voor alle HR- en payroll processen.
Ga je dit jaar al starten met de verloning in Visma Nmbrs?
Importeer reservering vakantiegeld, saldo verlof en jaarloon BT in de eerste periode van het jaar.
Voer de loonopdrachten uit voor de reeds afgesloten perioden.
Lees daarnaast waar je rekening mee moet houden als je tijdens het jaar start met Visma Nmbrs
Ga je pas volgend jaar starten met de verloning in Visma Nmbrs?
Verwijder dan de proef loonopdrachten nadat de testfase is afgerond.
- Ga naar het Bedrijf → Loonopdracht → Salarisrun meer → Klik op het kruisje rechts van de strook.
Zet de huidige periode van het bedrijf op januari volgend jaar.
- Ga naar het Bedrijf → Algemeen → Bedrijf Instellingen.
Doe de jaarwissel om er zeker van te zijn dat de nieuwe belastingregels worden toegepast.
Zet alle bedrijven live. Dit houdt in dat je het vinkje van “testbedrijf” weer weghaalt.
6. HR roll-out
Voordat je medewerkers en klanten toegang geeft tot Visma Nmbrs, is het belangrijk om te bepalen wat zij kunnen zien en doen.
Stel de juiste lees- en schrijfrechten in van medewerkers, managers en andere gebruikers.
Richt de facturatie van klanten in.
Stel de mutatieformulieren in voor alle bedrijven.
Krijg notificaties per e-mail bij belangrijke gebeurtenissen, zoals verjaardagen en aflopende contracten.
Personaliseer de e-mails die verzonden worden naar alle gebruikers.
Maak klant logins en geef deze toegang
Maak medewerker logins en geef deze toegang.
Maak manager logins aan en geef deze toegang.
Opmerkingen