Leuk dat je wilt beginnen met Visma Nmbrs! Het inrichten van Visma Nmbrs kan op verschillende manieren:
- Do it yourself – Je voert de implementatie zelfstandig uit aan de hand van dit stappenplan. Daarnaast maak je gebruik van onze kennisbank. Indien je ergens niet uitkomt, staat onze support gewoon voor je klaar!
- Up&Go – Wil je de inrichting doen samen met een ervaren partij? Kies dan voor een van onze Up&Go programma’s.
Het onderstaande stappenplan helpt je met inrichting van jouw Nmbrs omgeving. Neem de tijd voor de inrichting hiervan. Mocht je na het lezen van de artikelen ergens niet uitkomen. Weest dan niet bang om contact op te nemen met onze support afdeling. De stappen zijn gebaseerd op de onboarding app van Nmbrs, te vinden onder de knop implementatie zodra je voor de eerste keer inlogt. In dit artikel behandelen we de volgende stappen:
- Nodig jouw collega's uit
- Voer de bedrijfsgegevens in
- Breng structuur aan
- Voer de medewerkers in
- Controleer de gegevens
- Laatste check
- HR roll-out
1. Nodig jouw collega's uit
De eerste stap is het uitnodigen van jouw collega’s. Jouw collega’s kunnen je namelijk helpen met de inrichting van jouw omgeving. Hierdoor sta je er niet alleen voor.
2. Voer de bedrijfsgegevens in
De tweede stap is het invoeren van de noodzakelijke bedrijfsgegevens. Deze zijn nodig om uiteindelijk de medewerkers te verlonen. De eerste stap hierin is het invoeren van een nieuw bedrijf.
Vervolgens stel je de contactpersoon voor dit bedrijf in. Het contactpersoon is van belang voor de werking van Visma Nmbrs. Naar het contactpersoon worden bijvoorbeeld signalen gestuurd die vanuit Visma Nmbrs worden aangemaakt.
Maak de juiste SVW instellingen aan en betaal de juiste premies.
Vul het loonheffingsnummer en tijdvak in.
- Dit doe je door naar het bedrijf te gaan → salaris instellingen → Loonheffingnummer
Maak je gebruik van reiskostenvergoeding? Dan is dit het moment om het in te voeren.
Controleer of de werkkostenregeling goed staat.
Automatiseer mogelijke pensioenexports via de pensioen exportinstellingen.
Pas de juiste instellingen toe voor de journaalposten en het grootboekrekeningschema.
Stel de reservering vakantiegeld in.
3. Breng structuur aan
In deze stap ga je op het hoogste niveau aan het werk. Door hier allerlei standaarden aan te maken, hoef je deze straks alleen nog maar bij een bedrijf te activeren. Deze stappen zijn niet cruciaal om medewerkers te verlonen. Maar helpen je uiteindelijk wel!
Geef Visma Nmbrs jullie eigen logo & themakleuren.
Zet alle afdelingen in Visma Nmbrs om zodoende de bedrijfsstructuur op te bouwen.
Maak de functies aan die aan de medewerkers toegevoegd kunnen worden.
Geef aan wie de managers zijn.
Binnen Visma Nmbrs is het mogelijk om andere programma’s te koppelen met Visma Nmbrs.
4. Voer de medewerkers in
De vierde stap is het invoeren van medewerkers.
Bij een handjevol medewerkers kun je ervoor kiezen om ze handmatig aan te maken.
Je kunt er uiteraard ook voor kiezen om gebruik te maken van onze importfunctie. Het vullen van het importbestand en het importeren kan op verschillende manieren:
Maak je al gebruik van een salarispakket. Kijk dan in onderstaande lijst of je de huidige salarispakket kan converteren naar een Visma Nmbrs importbestand.
Staat de applicatie er niet tussen dan kan je er voor kiezen om gebruik te maken van de loonaangifte XML converter.
Daarnaast kan je er ook altijd voor kiezen om gebruik te maken van het Visma Nmbrs import template.
5. Controleer de gegevens
In deze stap controleer je de gegevens. Als je niet tevreden bent kan je natuurlijk altijd wijzigingen doorvoeren.
Bekijk de interactieve loonstrook van verschillende typen medewerkers (fulltime, oproepkracht, afwijkende regelingen etc).
- De interactieve loonstrook kan je bekijken door naar een medewerker te gaan → loonstroken.
Voer een loonopdracht uit. Let hierbij vooral op de waarschuwingen die naar voren komen naar aanleiding van de runcontrole.
Controleer de salarisdocumenten.
Ben je nog niet tevreden dan kan je er voor kiezen om de run te verwijderen en de gewenste wijzigingen door te voeren.
- De loonopdrachten verwijder je door naar het bedrijf te gaan → loonopdracht → salarisrun meer → klik op het kruisje rechts van de loonrun.
Je kan er ook voor kiezen om eerst het een en ander te testen in de Sandbox omgeving. Alle wijzigingen die je in de Sandbox doorvoert hebben geen effect op de live omgeving.
6. Laatste check
Stap zes je bent bijna zover! Nu is het tijd om Visma Nmbrs daadwerkelijk te gebruiken voor alle HR- en payroll processen.
Ga je dit jaar al starten met de verloning in Visma Nmbrs?
Importeer reservering vakantiegeld, saldo verlof en jaarloon BT in de eerste periode van het jaar.
Voer de loonopdrachten uit voor de reeds afgesloten perioden.
Lees daarnaast waar je rekening mee moet houden als je tijdens het jaar start met Visma Nmbrs
Ga je pas volgend jaar starten met de verloning in Visma Nmbrs?
Verwijder dan de proef loonopdrachten nadat de testfase is afgerond.
- Ga naar het Bedrijf → Loonopdracht → Salarisrun meer → Klik op het kruisje rechts van de strook.
Zet de huidige periode van het bedrijf op januari volgend jaar.
- Ga naar het Bedrijf → Algemeen → Bedrijf Instellingen.
Doe de jaarwissel om er zeker van te zijn dat de nieuwe belastingregels worden toegepast.
Importeer reservering vakantiegeld, saldo verlof en jaarloon BT in de eerste periode van het jaar.
7. HR roll-out
Voordat je medewerkers toegang geeft tot Visma Nmbrs, is het belangrijk om te bepalen wat zij kunnen zien en doen.
Stel de juiste lees- en schrijfrechten in van medewerkers, managers en andere gebruikers.
Stel in welke mutatieverzoeken door medewerkers kunnen worden ingediend.
Maak medewerker logins en geef deze toegang.
Maak manager logins aan en geef deze toegang.
Krijg notificaties per e-mail bij belangrijke gebeurtenissen, zoals verjaardagen en aflopende contracten.
Personaliseer de e-mails die verzonden worden naar alle gebruikers.
Opmerkingen