Wat is het verschil tussen importeren en updaten via een excelsheet?

Wanneer je gegevens van werknemers wilt importeren of updaten via een importsheet is dit mogelijk. Maar wanneer gebruik je import en wanneer gebruik je update?

Import

Wanneer je via deze knop een excelsheet importeert dan worden er nieuwe gegevens geïmporteerd die nog niet eerder in Nmbrs stonden. Je maakt dus gebruik van de import wanneer je nieuwe medewerkers of een nieuwe administratie importeert. De personeelsnummers dienen andere personeelsnummers te zijn dan die van de medewerkers die al in Nmbrs staan. Je kunt de imports niet verwijderen.

Let op:

  • als je een nieuw bedrijf gaat importeren is het belangrijk dat je eerst in Nmbrs de debiteur/ het bedrijf aanmaakt, zodat het nummer herkend wordt vanuit de importsheet.
  • Je kunt alleen het importbestand van de variabele looncomponenten verwijderen wanneer deze op bedrijfsniveau is geimporteerd. Hiermee verwijder je alle wijzigingen, ook in voorgaande en toekomst periodes. 
  • Wanneer je een formule hebt gebruikt, wordt deze zowel bij import als update niet herkend. 

Update

Als een debiteur, een bedrijf of een medewerker al bestaat gebruik dan altijd update.

Wanneer je via deze knop een excelsheet importeert dan update/vervangt deze de bestaande gegevens. Dit kun je niet meer wijzigen of verwijderen. Wanneer je de gegevens update dien je alleen de aanpassingen in de importsheet op te nemen. De informatie in de importsheet die niet aangepast horen te worden, dien je dus te verwijderen (je dient te alle tijden de blauwe headers wel gevuld te laten staan). Je maakt gebruik van de update wanneer je meerdere gegevens wilt aanpassen. Je kunt dit bijvoorbeeld gebruiken om de salarissen van meerdere medewerkers tegelijk aan te passen. Je dient dan alleen de kolommen bedrijfsnummer, personeelsnummer en salaris gevuld te hebben.

Let op: Let op: bij het updaten van contractgegevens voor een bestaand contract wordt het contract herkend op basis van de de startdatum. Dit betekent dat de de startdatum in het updatebestand overeen dient te komen met de startdatum van het bestaande contract van de medewerker. Alle overige kolommen m.b.t. het contract kunnen naar wens worden aangepast. Voor het toevoegen van een nieuw contract dient de startdatum uniek te zijn (voor de betreffende medewerker).  

Vul ook de kolom Volgnummer Inkomstenverhouding, want anders word de default toegevoegd, namelijk waarde 0.

Collectieve Salarisverhoging (voorbeeld)

Wanneer je in een periode voor alle werknemers een salarisverhoging wilt doorvoeren, kun je hiervoor de update gebruiken.

Je maakt een export van de medewerkers via import/export, vervolgens maak je alle kolommen uit het bestand leeg behalve het bedrijfnummer, personeelsnummer en het nieuwe salaris.
Hoe je een export maakt van de gegevens staat hier beschreven: Exporteren gegevens.

Na deze aanpassing kun je het bestand ingeven als een update.

Probeer dit eerst even uit in de sandbox indien mogelijk, een update is namelijk nooit te verwijderen/ongedaan te maken.

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk