Import / Export

Dit artikel beschrijft het importeren, exporteren en het overzetten van gegevens in / vanuit Nmbrs. De volgende onderwerpen komen aan bod:

Importeren van gegevens

Het is mogelijk om verschillende gegevens in Visma Nmbrs te importeren, bijvoorbeeld (op bedrijfsniveau) medewerkers, kostenplaatsen, vaste en variabele looncomponenten, verlof saldo en branches. De import geschiedt via een Excelbestand op basis van een template, de zogenoemde Importsheet tabs. Indien gegevens worden aangepast dient er een update te worden gedaan.

Aandachtspunten

  • Als je een update uitvoert, dan worden alle gegevens die in het Excelbestand staan geüpdatet. Dit houdt in dat we ook de reeds bestaande (goede) gegevens overschrijven. Het verbergen van velden in het Excelbestand heeft daar geen invloed op. Als je wilt updaten zul je alleen de gegevens in Excel moeten zetten (overhouden) die je daadwerkelijk wilt aanpassen. 
  • Het importbestand mag geen formules of macro's bevatten, alleen "platte" tekst kan worden geïmporteerd. Om import/update problemen ten gevolge van (onbedoelde) wijzigingen in de opmaak te voorkomen, is de opmaak van de tabbladen beveiligd. Dit betekent dat er niets kan worden gewijzigd aan de kolommenstructuur. Rijen kunnen wel toegevoegd, verwijderd en gesorteerd worden. Indien gewenst, kan de beveiliging van het template - op eigen risico - opgeheven worden. Hier is geen wachtwoord voor nodig. 
  • Voor een optimale werking adviseren wij maximaal tussen de 500 en 1000 regels per keer te importeren. Grotere bestanden dienen dus opgeknipt te worden. 
  • Met de update van 13-10-2021 hebben we het mogelijk gemaakt om een import/update in het verleden uit te voeren. Voorheen was het enkel mogelijk om een import/update in de huidige periode uit te voeren. 

De volgende kennisbankartikelen beschrijven hoe je bepaalde gegevens kunt importeren en/of updaten.

Importsheet tabs

Importeer de bovenstaande gegevens op basis van de onderstaande importsheets tabs.

Hierin is voor elke 'Kolom Naam', te zien of deze 'Verplicht' is om in te vullen, welke 'Omschrijving' deze heeft en waar deze gegevens zijn terug te vinden in het 'Dashlet in Visma Nmbrs'. Door eventueel het dashlet te checken kan je nagaan waar gegevens in worden geüpdate, geïmporteerd of geëxporteerd en in welk format, bijvoorbeeld met alleen nummers of in tekst.

Codes

Sommige gegevens worden op basis van codes geïmporteerd. Wanneer dit het geval is zal de importsheet daar, bij de opmerking van de cel, de juiste code lijst linken. Hieronder een overzicht van de codes die niet in de importsheet staan. 

Exporteren van gegevens

Gegevens in Visma Nmbrs kunnen naar Excel worden geëxporteerd. Dit is handig wanneer je bijvoorbeeld bestaande gegevens van medewerkers wilt wijzigen. Je hoeft dan niet alle gegevens opnieuw in te vullen. Dit kan op zowel debiteur- als bedrijfsniveau. Ook is het mogelijk om een export van de gehele omgeving te maken. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden om gegevens van een Nmbrs omgeving naar een andere Nmbrs omgeving te converteren.

Converters

De Nmbrs Converter is een interne applicatie waarmee je op eenvoudige wijze gegevens vanuit het "oude" salarispakket naar je nieuwe Visma Nmbrs-omgeving kunt overzetten.

Ook voor het importeren van documenten vanuit een reeds bestaande mappenstructuur wordt de Visma Nmbrs Converter gebruikt:

Met de Loonaangifte XML converter kunnen gegevens vanuit een loonaangifte worden geconverteerd naar het Visma Nmbrs importbestand:

Troubleshoot

Import/Export

last update:

Opmerkingen