Bedrijf importeren

Binnen Nmbrs® heb je de mogelijkheid om via een import bestand een bedrijf met de daarbij behorende medewerkers te importeren. Wanneer je het importbestand van de juiste informatie hebt voorzien kan je dit veel tijd besparen. Deze mogelijkheid kan je bijvoorbeeld gebruiken wanneer je een nieuwe klant wilt gaan verwerken. Graag verwijzen wij je naar het volgende artikel wanneer deze klant al in Nmbrs wordt verwerkt: Nmbrs naar Nmbrs converteren

In dit artikel behandelen wij de volgende onderwerpen:

  1. Aandachtspunten
  2. Het verschil tussen importeren en updaten
  3. Verschillende niveaus om te importeren/updaten 
  4. How to 
  5. Foutmeldingen

Aandachtspunten

  • Een import/update kan niet ongedaan gemaakt worden. Test het bestand eerst in de Sandbox omgeving voordat je deze toepast in de live omgeving. 
  • Een import/update vindt alleen plaats in de huidige periode.
  • Het importbestand mag geen formules of macro's bevatten, alleen "platte" tekst kan worden geïmporteerd. 
  • Om import/update problemen ten gevolge van (onbedoelde) wijzigingen in de opmaak te voorkomen, is de opmaak van de tabbladen beveiligd. Dit betekent dat er niets kan worden gewijzigd aan de kolommenstructuur. Rijen kunnen wel toegevoegd, verwijderd en gesorteerd worden. Indien gewenst, kan de beveiliging van het template - op eigen risico - opgeheven worden. Hier is geen wachtwoord voor nodig. 
  • Als je een update uitvoert, dan worden alle gegevens die in het Excel staan geüpdatet, dit houdt in dat we ook de al bestaande (goede) gegevens overschrijven. Het verbergen van velden in het Excel bestand heeft daar geen invloed op. Als je wilt updaten zul je alleen de gegevens in Excel moeten zetten (overhouden) die je daadwerkelijk wil aanpassen.
  • Voor een optimale werking adviseren wij maximaal tussen de 500 en 1000 regels per keer te importeren. Grotere bestanden dienen dus opgeknipt te worden.
  • Het is voor jou/Nmbrs niet mogelijk om een gehele omgeving te kopiëren (dus incl. runs/geschiedenis), je kunt dit alleen nabouwen.

Het verschil tussen importeren en updaten

Binnen Nmbrs heb je de mogelijkheid om gegevens te importeren, en gegevens te updaten. Beide acties zijn verschillend van elkaar:

  • Bij het importeren van gegevens laadt je daadwerkelijk nieuwe gegevens in binnen Nmbrs. Bijvoorbeeld nieuwe werknemers die in dienst komen. 
  • Wanneer je voor een update kiest, pas je bestaande informatie aan die al binnen Nmbrs aanwezig is. Bijvoorbeeld het bestaande ikv nummer van de werknemers. 

Voor verschillende scenario's dien je dus de juiste keuze te maken. Wil je nieuwe informatie toevoegen dan kies je voor een import. Wil je bestaande informatie bijwerken dan kies je voor een update. 

Verschillende niveaus om te importeren/updaten.

Binnen Nmbrs kan je op verschillende niveaus een bedrijf importeren. In onderstaande tabel zullen we het verschil verder verduidelijken. 

  Niveau Actie Waarom
  Home Import / Update geavanceerd  Gebruik je wanneer je meerdere debiteuren en bedrijven in een keer wilt importeren/updaten in Nmbrs.
  Debiteur Import / Export geavanceerd

Gebruik je wanneer je onder een specifieke debiteur een bedrijf of meerdere bedrijven wilt importeren/updaten.

How to

Hieronder zullen wij stap voor stap omschrijven hoe je een nieuw bedrijf importeert in Nmbrs:

  1. Converteer naar een Nmbrs import bestand
  2. Selecteer welke tabbladen je wilt importeren
  3. Voer een laatste check uit in de import tree
  4. Importeer het bestand

1. Converteer naar een Nmbrs import bestand

Om tot een importbestand te komen zijn er verschillende mogelijkheden namelijk:

Nadat je via een van bovenstaande methodes een conversie hebt uitgevoerd zal het Nmbrs bestand er als volgt  uitzien:

Naamloos.png

Voordat je begint aan de daadwerkelijke import is het belangrijk om nog een keer het bestand na te lopen, en aan te vullen waar dat nodig is. Wanneer dit naar tevredenheid er in staat, sla je het bestand op en kan je vervolgens starten met de daadwerkelijke import. 

2. Selecteer welke tabbladen je wilt converteren

Zoals eerder beschreven kan je een import op verschillende niveaus doen. In dit geval gaan we de import uitvoeren via Home Import / update geavanceerd. In dit scherm kies je vervolgens voor import waarna het volgende keuze menu zichtbaar wordt:

import_keuze.png

Hierin heb je de keuze om aan te geven welke specifieke tabbladen uit het importbestand geïmporteerd moeten worden. Wanneer je zeker bent van je keuze kan je het importbestand selecteren door op blader te klikken. 

blader.png

Vervolgens heb je de mogelijkheid om het bestand te uploaden.

3. Voer een laatste check uit in de import tree

In de Import tree zal je nogmaals zien welke gegevens er geïmporteerd zullen worden. Dit overzicht kan  je gebruiken om nog een laatste check uit te voeren.

import_tree.png

4. Importeer het bestand

Als alles naar tevredenheid staat klik je op import. Vervolgens verschijnt er een pop up met de volgende vraag: Weet u het zeker? Wanneer je vervolgens met Oké antwoordt wordt de import uitgevoerd.

Hierna zal je na het voltooien van de import een scherm zien waaruit zal blijken welke data is geïmporteerd. Ook worden hier eventuele waarschuwingen en foutmeldingen getoond. Dit scherm kan er als volgt uitzien:

resultaten.png

  • Info: laat zien welke informatie correct geïmporteerd is.
  • Warnings: deze gegevens zijn niet correct (ongeldig) en daarom niet geïmporteerd; de overige gegevens van de medewerker zijn wel geïmporteerd.
  • Errors: deze gegevens zijn fout en daarom niet geïmporteerd.

Foutmeldingen

Tijdens het importeren kan je, zoals bovenstaande afbeelding al laat blijken, tegen foutmeldingen aan lopen. Deze foutmeldingen worden in het Engels getoond.

De eerste foutmelding die wordt getoond, invalid data in debiteur (debiteurnr: 2200): already exits, kan je oplossen door in het Excelbestand het debiteurnummer aan te passen.  Daarbij hebben we ook de volgende foutmeldingen beschreven:

 

 

 

 

 

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk