Dit artikel beschrijft de (on)mogelijkheden bij een overgang van Visma Nmbrs naar Visma Nmbrs. Het kan voorkomen dat je een klant overneemt die al gebruik maakt van Nmbrs en deze in je eigen omgeving wilt opnemen. Ook kan het zo zijn dat de verwerking momenteel gedaan wordt door een ander kantoor, maar je gaat nu in een eigen omgeving verder. In beide gevallen is het wenselijk om de gegevens van de oude omgeving over te zetten naar de nieuwe omgeving.
Note:
In het Nmbrs Kickstart-programma of Up&Go traject zal een Start-up collega samen met jou de beschikbare data als Export van de huidige Nmbrs omgeving importeren naar jouw nieuwe Nmbrs omgeving
In dit artikel beschrijven wij hoe je een conversie kan doen op basis van een export van de door ons beschikbaar gestelde template die vervolgens geïmporteerd wordt. De export bevat enkel huidige data en geen historie. Historie meenemen is in principe ook niet nodig. De accountant kan eenvoudig
een ex-klant een documentviewer account te geven waarmee hij of zij documenten kan inzien. Eventueel kan er zelfs een scenario 3 gegeven worden waarmee de ex-klant zelf correcties kan uitvoeren in voorgaande jaren. In dit artikel zullen we de volgende onderwerpen beschrijven:
Exporteer de gegevens
Er zijn verschillende niveaus om in Nmbrs tot een export bestand te komen namelijk:
- Global Export
- Debiteur Export
- Bedrijf Export
In onderstaande tabel wordt duidelijk welke gegevens er per verschillend niveau meegaan:
| Gegevens | Global Export | Debiteur export | Bedrijf Export |
| Debiteurgegevens | ✔ | ||
| Bedrijfsgegevens | ✔ | ✔ | |
| Werknemersgegevens | ✔ | ✔ | ✔ |
| Werknemer HR gegevens | ✔ | ✔ | ✔ |
| Afdelingen | ✔ | ✔ | ✔ |
| Functies | ✔ | ✔ | |
| Personeel (managers) | ✔ | ✔ | |
| Kostenplaatsen | ✔ | ✔ | ✔ |
| Vaste looncomponenten | ✔ | ✔ | ✔ |
| Variabele looncomponenten | ✔ | ✔ | ✔ |
| Verlof | ✔ | ✔ | |
| Branches | ✔ | ✔ | ✔ |
| Vaste kostenverdeling | ✔ | ✔ | ✔ |
| kostenverdeling looncomponenten | ✔ | ✔ |
Importeer de gegevens
Bovenstaande gegevens zijn vervolgens te importeren in de andere Visma Nmbrs omgeving. Op basis van de gegevens in de export bepaal je op welk niveau je importeert.
| Niveau | Actie | Waarom |
| Home | Import / Update geavanceerd | Gebruik je wanneer je meerdere bedrijven onder verschillende debiteuren in een keer wilt importeren in Nmbrs. |
| Debiteur | Import / Export geavanceerd |
Gebruik je wanneer je onder een specifieke debiteur een bedrijf of meerdere bedrijven wilt importeren. |
| Bedrijf | Import / Export geavanceerd |
Gebruik je wanneer je voor een specifiek bedrijf meerdere medewerkers wilt importeren. |
| Bedrijf | Import / Export Bedrijfsniveau |
Gebruik je wanneer je voor een specifiek bedrijf meerdere medewerkers wilt importeren. |
Overige data
De overige data uit de Visma Nmbrs omgeving die niet geëxporteerd kan worden via het standaard template moet handmatig uit deze omgeving gehaald worden. Het betreft hier (bijvoorbeeld) de volgende data:
- Alle berekende data, zoals run output, journaalposten etc.
- Alle fysieke documenten, zoals salarisstroken, journaalposten, geüploade documenten etc.
- Alle contracten inclusief historie
- Alle logins, deze moeten in de nieuwe omgeving opnieuw worden aangemaakt
- Alle leaseauto's op debiteurniveau inclusief historie (per medewerker wordt de leaseauto wel geëxporteerd)
- Alle HR gegevens, zoals verzuim, verstrekkingen, extra velden etc.
- Alle cumulatieven
- Alle loonmodellen, urenmodellen, eigen branches, eigen grootboekrekeningschema's, eigen salaristabellen en aangemaakt workflow instellingen
- Alle pensioenexportinstellingen (per medewerker)
- Alle bedrijfslooncomponenten
- Alle mutatieformulieren
- Alle default medewerkers
- Alle debiteursjablonen
- Alle actiepunten
- Alle tags op masterniveau
LET OP: Bovenstaande data moet handmatig uit de omgeving gehaald worden en handmatig in de nieuwe omgeving worden gezet. Dit kost veel tijd, wellicht is een overname van de te converteren omgeving mogelijk of is het op een andere manier mogelijk toegang te krijgen en te houden. Dit zodat nabouwen niet nodig is in het huidige jaar.
Opmerkingen