Wanneer je een klant overneemt die al gebruikmaakt van Nmbrs of een eigen Nmbrs-omgeving wilt starten, is het vaak nodig om gegevens over te zetten van de oude naar de nieuwe omgeving. Dit artikel legt uit hoe je dit doet door gegevens te exporteren uit de ene Nmbrs administratie en te importeren in een andere Nmbrs administratie. Bij een overgang van de een omgeving naar een andere gebruik je altijd de import/export functie. Ook als je een bedrijf in je eigen omgeving wilt verplaatsen van de ene debiteur naar de andere debiteur gaat dit met een export en een import.

Belangrijk om te Weten

• Beperking exportdata: Een export bevat alleen huidige gegevens, geen historische data.

• Historie niet nodig: Historische gegevens hoeven meestal niet te worden overgezet.

  • Documentviewer-account: Een ex-klant kan toegang krijgen tot oude documenten via een documentviewer-account.
  • Correcties in voorgaande jaren: Scenario’s kunnen worden ingesteld zodat een ex-klant zelf correcties uitvoert.

• Kickstart of Up&Go-traject: Een Nmbrs Start-up-collega kan je ondersteunen bij de migratie. Zij helpen bij het exporteren van data uit de oude omgeving en het importeren in jouw nieuwe omgeving.

Onderwerpen in dit Artikel

1. Gegevens Exporteren
2. Gegevens Importeren
3. Overige Data

1. Gegevens Exporteren

Afhankelijk van de situatie kun je gegevens exporteren uit de administratie op verschillende niveaus in Nmbrs. Het ligt er aan van wat voor een omgeving je overgaat naar een andere omgeving, maar het is altijd een export en import bij het converteren van Nmbrs naar Nmbrs.:

Global Export

• Exporteert gegevens op globaal niveau voor meerdere debiteuren of bedrijven.
• Geschikt voor migraties met grote hoeveelheden data waarbij een gehele omgeving overgaat.

Debiteur Export

• Exporteert gegevens voor een specifieke debiteur.
• Geschikt voor het overnemen van gegevens van één debiteur en de bedrijven die eronder die debiteur vallen.

Bedrijf Export

• Exporteert gegevens op bedrijfsniveau binnen een specifieke debiteur.
• Handig voor migraties waarbij alleen specifieke bedrijfsgegevens nodig zijn voor 1 bedrijf.

In onderstaande tabel wordt duidelijk welke gegevens er per verschillend niveau meegaan:

2. Gegevens Importeren

Na het exporteren kun je de data importeren in de nieuwe omgeving met behulp van de door Nmbrs beschikbaar gestelde templates.

1. Download de template: Gebruik de door Nmbrs verstrekte importtemplate.
2. Controleer en vul gegevens aan: Zorg ervoor dat de geëxporteerde gegevens correct en compleet zijn.
3. Importeer in de nieuwe omgeving: Importeer de gegevens in de nieuwe Nmbrs-omgeving via het Import/Export-dashlet.

3. Overige Data

De overige data uit de Nmbrs omgeving die niet geëxporteerd kan worden via het standaard template moet handmatig uit deze omgeving gehaald worden. Het betreft hier (bijvoorbeeld) de volgende data:

• Alle berekende data, zoals run output, journaalposten etc.
• Alle fysieke documenten, zoals salarisstroken, journaalposten, geüploade documenten etc.
• Alle contracten inclusief historie
• Alle logins, deze moeten in de nieuwe omgeving opnieuw worden aangemaakt
• Alle leaseauto's op debiteurniveau inclusief historie (per medewerker wordt de leaseauto wel geëxporteerd)
• Alle HR gegevens, zoals verzuim, verstrekkingen, extra velden etc.
• Alle cumulatieven
• Alle loonmodellen, urenmodellen, eigen branches, eigen grootboekrekeningschema's, eigen salaristabellen en aangemaakt workflow instellingen
• Alle pensioenexportinstellingen (per medewerker)
• Alle bedrijfslooncomponenten
• Alle mutatieformulieren
• Alle default medewerkers
• Alle debiteursjablonen
• Alle actiepunten
• Alle tags op masterniveau