Dit artikel beschrijft hoe je documenten vanuit een reeds bestaande mappenstructuur, die bestaan uit bestanden en een "metadata file", kunt uploaden naar Nmbrs. Het juist instellen van de converter is een tijdrovende klus die veel aandacht vereist, maar op termijn kan dit je veel tijd besparen. 

Let op: documenten worden direct in Nmbrs geüpload en dit kan niet ongedaan gemaakt worden. Het is dus raadzaam om eerst te testen met een paar documenten om te zien of het gewenste resultaat wordt behaald. 

Download en installeer eerst de Nmbrs Converter.

Aan de hand van een voorbeeld waarbij documenten vanuit Unit4 als basis wordt gebruikt zullen wij In dit artikel de volgende onderwerpen bespreken:

• Structuur uploaden documenten medewerkersniveau
• Aandachtspunten
• De Nmbrs converter
• Metadata bestand

Structuur uploaden documenten medewerkersniveau

Om tot een juiste conversie te komen is het belangrijk om in verschillende mappen een specifieke structuur aan te brengen. De structuur voor het uploaden van documenten voor de medewerker is als volgt:

G:\Hoofdmap\Bedrijfsnummer\medewerkersnummer\metaID_naamdocument.pdf

• Hoofdmap = de hoofdmap
• Bedrijfsnummer = zie bedrijfsgegevens
• medewerkersnummer = zie persoonlijke gegevens van de medewerker
• metaID_naamdocument = het document
• "metaID" verwijst naar het metadata-bestand (meta_id, kolom A); je kunt dit zelf bepalen (cijfers of letters), maar het moet wel uniek zijn.
• "naamdocument" is de naam van het document

In de hoofdmap dient tevens een metadata-bestand aanwezig te zijn. Een voorbeeld hiervan is: Metadata example.csv. Het metadata-bestand is nodig om de documenten te koppelen aan de verschillende bedrijven en medewerkers in Nmbrs. 

Lees in de tabellen onderaan de pagina welke informatie verplicht is, en welke informatie van de documenten geïmporteerd kan worden.

Voorbeeld:

Aandachtspunten

Het uploaden van de bestanden gaat via een API-call per document naar de Nmbrs-omgeving. Het is aan te raden niet te grote hoeveelheden data in een keer over zetten. Ingescande documenten en foto's nemen meer data in beslag dan tekst-bestanden, en kunnen zodoende langer duren. Om de converter te gebruiken zullen de volgende API calls actief gemaakt moeten worden:

• List_GetByNumber (DebtorService)
• List_GetAll (CompanyService)
• List_GetByDebtor (CompanyService)
• List_GetByCompany (EmployeeService)
• EmployeeDocument_UploadDocumentFull (EmployeeService)

De Nmbrs converter

Met de Nmbrs converter is het mogelijk om het proces van het uploaden van documenten naar jouw Nmbrs omgeving te vereenvoudigen. Om gebruik te maken van de converter, dien je over het volgende te beschikken:

• Een volledig functionerende Nmbrs omgeving, inclusief één of meerdere bedrijven
• Lokale mappen met documenten
• Een metadata.csv bestand met daarin de juiste mapping
• De meest recente versie van de Nmbrs converter
• Een account op masterniveau om een verbinding met de converter tot stand te brengen 

Hieronder zullen wij stap voor stap bespreken wat er nodig is om meerdere documenten via de Nmbrs converter te uploaden in de de Nmbrs omgeving:

1. Benodigdheden
2. Open de Nmbrs converter (connection settings tab)
3. Companies tab
4. Employees tab
5. Import tab

Benodigdheden

Zorg ervoor dat je:

• De locatie kent van de mappen of documenten
• De locatie kent van het metadata.csv bestand
• Een login hebt op masterniveau met een bijbehorend API token
• Download en installeer de laatste versie van de Nmbrs Converter

Open de Nmbrs converter (connection settings tab)

Open de Nmbrs Converter:  

Alle 4 de tabbladen moeten worden ingevuld om de documenten te kunnen uploaden. Ze worden hieronder beschreven. 

Connection Settings tab

Dit tabblad specificeert de basisverbinding tussen de brongegevens en de Nmbrs-omgeving.

1. Selecteer Converter: "Documents import".
2. Klik op "Select folder" om naar de map te gaan die de map bedrijven en het Metadata.csv. bestand.
3. Voer e-mail en token in voor een bestaand account op het hoogste niveau.
   Opmerking: om een ​​token aan te maken, log je in op Nmbrs met een  master accountant en ga je naar het "Gebruikersprofiel" - "Api Token" waar je de mogelijkheid hebt om een Api token te genereren. 
4. Klik op "Save Connection": e Nmbrs Converter controleert of de combinatie van gebruikersnaam en token correct is.

Companies Tab

Dit tabblad is voor het (automatisch of handmatig) matchen van de bedrijven in de Metadata met de bedrijven in Nmbrs:

De Nmbrs Converter geeft automatisch de bedrijven weer die aanwezig zijn in de Metadata.

1. Met de bovenste knoppen op dit tabblad kan je het volgende:
   
   • Vink alle rijen van de geïdentificeerde bedrijven aan of uit
   • wis alle eerder aangevinkte rijen;
   • filter bedrijven door (een deel van) een naam in te voeren;
   • auto Set Nmbrs companies: de converter zal proberen alle bestaande bedrijven in het metabestand te matchen met Nmbrs-bedrijven; deze match is gebaseerd op de bedrijfsnummers.
2. Alle bedrijven waarvoor documenten moeten worden geüpload, moeten worden geselecteerd.
3. Als een of meer bedrijven niet automatisch worden gematcht door de functie "Auto Set Nmbrs-bedrijven", kun je die relatie handmatig specificeren door te klikken op "Set Nmbrs-bedrijf" (3). Op basis van de bestaande verbinding verschijnt er een pop-up met alle beschikbare debiteuren en hun bijbehorende bedrijven:
   
   
   Klik op het juiste bedrijf en vervolgens op "Set Nmbrs company" Het is mogelijk om bedrijven te filteren na het selecteren van een debiteur.

Alleen bedrijven op het tabblad Bedrijf die een naam hebben in de kolom "Nmbrs Company" kunnen als gelinkt worden beschouwd.

Employees Tab

Na het koppelen van de bedrijven kun je de medewerkers matchen:

1. Met de bovenste knoppen op dit tabblad kan je het volgende:
- vink alle werknemers van de vorige geselecteerde bedrijven aan of uit;
- verschillende bedrijven selecteren (aan de hand van hun nummer): deze actie werkt de lijst met beschikbare medewerkers bij;
- alle eerder gecontroleerde medewerkers wissen;
- auto set Nmbrs employees: de converter zal proberen om alle bestaande medewerkers in het Metafile bestand te matchen met Nmbrs bedrijven; deze match is gebaseerd op het personeelsnummer.

2. Indien sommige medewerkers niet automatisch gematcht worden door de "Auto Set Nmbrs Employees" functie, dan kan je die relatie handmatig te specificeren door te klikken op "Set Nmbrs Medewerkers" (3): op basis van de bestaande connectie verschijnt er een popup met alle beschikbare medewerkers van de eerder verbonden bedrijf:

Klik op de juiste medewerker en vervolgens op "Set Nmbrs employee" (1). Het is mogelijk om medewerkers te filteren.

Alleen werknemers op het tabblad Medewerker die een naam hebben in de kolom "Nmbrs Employee" kunnen als gekoppeld worden beschouwd. Je hent nu met succes de juiste verbindingen tussen de Metafile en jouw Nmbrs-omgeving gespecificeerd!

Import Tab

Op dit tabblad kun je ofwel de uploadactie testen (simuleren) (controleren of er documenten ontbreken en een indruk krijgen van het aantal documenten), ofwel de documenten daadwerkelijk uploaden naar je Nmbrs-omgeving.

1. Nadat je op "Test" of "Import" hebt geklikt, wordt hier een voortgangsbalk weergegeven. Met de testknop kun je de upload simuleren, zodat je eventuele conflicten kunt detecteren en, indien nodig, corrigeren voordat je de daadwerkelijke upload van het document uitvoert.

1. Na voltooiing van de test worden 3 totalen getoond:

• totaal aantal verwerkte records;
• totaal aantal records met succes getest / geïmporteerd
• totaal aantal gevonden fouten. Een voorbeeld van een foutmelding is: "Error file can't be found meta_inf:387799 to Company: 2200 | Demo BV Employee: 3 | Mark de Dwillem from Company: 870680 Employee: Belt, I.L.B. - at 2/9/2015 4:45:42 PM"

Met de Import Button voer je zowel de verificatie als de daadwerkelijke upload van de documenten uit, gebruikmakend van de instellingen en selecties op de vorige tabbladen. Na voltooiing zal er een pop up worden weergegeven.

2. Je kunt het uploadproces volgen in het Log-gebied van het scherm. Voor elk verwerkt document wordt een rij met de volgende informatie getoond:

• Success/Fail status van elke uploadbewerking
• Document name (vanuit de metadata)
• Company of origin (vanuit de metadata)
• Employee of origin (vanuit de metadata)
• Destination Company (vanuit Nmbrs)
• Destination Employee (vanuit Nmbrs)
• Datum en tijd van de upload

3. In het foutgedeelte van het scherm worden alle documenten weergegeven die niet konden worden geüpload. Er zijn drie belangrijke redenen voor mislukte uploads:

• internal error - het bestand is niet gevonden in de verwachte map;
• connection error - tde verbinding tussen de Nmbres Converter en de Nmbrs-omgeving is verbroken;
• generic problem - anders dan interne fout of verbindingsfout. 

Metadata bestand

Het metadata bestand dient te voldoen aan specifieke informatie. Zie hieronder welke informatie er verplicht is. Tevens hebben wij in de bijlage een voorbeeld bijgevoegd van een metadata bestand.