Het is mogelijk om via de import/export tool per medewerker de vaste kostenverdeling te importeren. In het standaard importsheet is het tabblad "KostenverdelingVast" aanwezig. Hierin heb je per medewerker de mogelijkheid om met ingang van een bepaalde periode de kostenverdeling te importeren. De volgende onderwerpen komen aan bod:

• Aandachtspunten
• How to

Aandachtspunten

• Een import/update kan niet ongedaan gemaakt worden. Test het bestand eerst in de Sandbox omgeving voordat je deze toepast in de live omgeving. 
• Met de update van 13-10-2021 hebben we het mogelijk gemaakt om een import/update in het verleden uit te voeren. Voorheen was het enkel mogelijk om een import/update in de huidige periode uit te voeren. 
• Het importbestand mag geen formules of macro's bevatten, alleen "platte" tekst kan worden geïmporteerd. 
• Om import/update problemen ten gevolge van (onbedoelde) wijzigingen in de opmaak te voorkomen, is de opmaak van de tabbladen beveiligd. Dit betekent dat er niets kan worden gewijzigd aan de kolommenstructuur. Rijen kunnen wel toegevoegd, verwijderd en gesorteerd worden. Indien gewenst, kan de beveiliging van het template - op eigen risico - opgeheven worden. Hier is geen wachtwoord voor nodig. 
• Als je een update uitvoert, dan worden alle gegevens die in het Excel staan geüpdatet, dit houdt in dat we ook de al bestaande (goede) gegevens overschrijven. Het verbergen van velden in het Excel bestand heeft daar geen invloed op. Als je wilt updaten zul je alleen de gegevens in Excel moeten zetten (overhouden) die je daadwerkelijk wil aanpassen.
• Voor een optimale werking adviseren wij maximaal tussen de 500 en 1000 regels per keer te importeren. Grotere bestanden dienen dus opgeknipt te worden.
• Per medewerker kun je meerdere kostenplaatsen en kostendragers importeren, door middel van het percentage geef je de onderlinge verdeling aan. 
• In het geval van meerdere kostenplaatsen dien je ook aan te geven welke kostenplaats de standaard (default) is

How to:

1. Ga naar het bedrijfsniveau.
2. Klik op Kostenverdeling Vast in het dashlet Import / Export Bedrijfsniveau.
3. Kies voor Export

Vul de sheet vervolgens aan met de gewenste informatie, dit kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien: 

Importeren

Nadat je de sheet van de gewenste informatie hebt voorzien heb je de mogelijkheid om het bestand te importeren. Ga hiervoor wederom naar import/export bedrijfsniveau. Kies voor de batchoperatie Kostenverdeling Vast, en klik op import. Vervolgens heb je de optie om het bestand te selecteren en kan je op Upload klikken.

Wanneer de sheet correct is gevuld, zal de import tree worden getoond. Hierin heb je nog de mogelijkheid om te checken welke gegevens per medewerker worden geïmporteerd. Wanneer alles correct is druk je opnieuw op Import waardoor de Import daadwerkelijk plaatsvindt.