Werknemers HR (alleen updaten)

Door werkemer HR gegevens te updaten kan je informatie in bulk verwerken. In dit artikel behandelen we de volgende gegevens:

  1. Aandachtspunten
  2. Bestand voorbereiden
  3. How to

Aandachtspunten

LET OP! Een update...: 

  • Met de update van 13-10-2021 hebben we het mogelijk gemaakt om een update in het verleden uit te voeren. Voorheen was het enkel mogelijk om een update in de huidige periode uit te voeren. 
  • Kan niet ongedaan gemaakt worden! Gebruik de Sandbox om te testen.
  • Vindt plaats in de huidige periode.

  • Het importbestand mag geen formules of macro's bevatten, alleen "platte" tekst kan worden geïmporteerd. Om import/update problemen ten gevolge van (onbedoelde) wijzigingen in de opmaak te voorkomen, is de opmaak van de tabbladen beveiligd. Dit betekent dat er niets kan worden gewijzigd aan de kolommenstructuur. Rijen kunnen wel toegevoegd, verwijderd en gesorteerd worden. Indien gewenst, kan de beveiliging van het template - op eigen risico - opgeheven worden. Hier is geen wachtwoord voor nodig.

  • Neemt alles mee wat in het Excel bestand staat. Het verbergen van velden in het Excel bestand heeft daar geen invloed op. Als je wilt updaten zul je alleen de gegevens in het bestand moeten zetten (overhouden) die je daadwerkelijk wil aanpassen. 
  • Dient maximaal tussen de 500 en 1000 regels per keer te bevatten voor een optimale werking. Grotere bestanden dienen dus opgeknipt te worden. 
  • Breekt na een combinatie van een lege rij én kolom, alle gegevens hierna worden niet meer overgenomen (zie voorbeeld hieronder):

Bestand voorbereiden

Vul de kolommen op het tabblad 'Werknemer HR' met de gewenste gegevens. Het template voor dit tabblad is op debiteur- en bedrijfsniveau te downloaden via het Import/Export dashlet. Zie dit artikel voor meer informatie over de gegevens die ingevuld kunnen worden.


Let op: Indien een werknemer meer dan één kind en/of opleiding heeft, dan kan elk volgend kind/opleiding op een aparte regel worden toegevoegd. Vergeet op deze regels niet de eerste 3 kolommen (debiteurnummer, bedrijfnummer en personeelsnummer) te vullen.  

 

Let op: kind- en opleidingsgegevens worden bij elke update geïnterpreteerd als nieuwe data en worden dus als een 'nieuw' kind/opleiding toegevoegd in Nmbrs. Eerder toegevoegde gegevens blijven bestaan en kunnen niet worden overschreven. De partnergegevens worden wel met elke volgende update overschreven. 

How to

Bedrijfsniveau

  1. Ga via het hamburger-menu (rechtsboven in de omgeving onder de periode-picker) naar 'Import/Export Bedrijfsniveau'.
  2. Zet de Batch Operatie op 'Werknemer HR'.
  3. Klik op "Update".
  4. Selecteer het bestand en klik op 'Upload'.
  5. Controleer de importtree. Error? Bekijk onze troubleshoot artikelen. 
  6. Klik op "Import" (geen zorgen, het betreft nog steeds een update).
  7. Nadat de update is voltooid volgt een overzicht met succesvol geïmporteerde data (groen) en mogelijk niet geïmporteerde data (rood). Bekijk de eventuele foutmeldingen en doe een tweede update met aangepaste gegevens. Let hierbij op dat alle reeds goed geïmporteerde gegevens uit het bestand zijn gehaald!
  8. Na het updaten kun je de Excelsheet terugvinden in het Import/Export overzicht en indien gewenst downloaden. 

Debiteurniveau

  1. Ga via de tab Instellingen naar "Import/Export geavanceerd".
  2. Klik op "Update".
  3. Selecteer het tabblad 'Werknemer HR', selecteer het bestand en klik op 'Upload'.
  4. Controleer de importtree. Error? Bekijk onze troubleshoot artikelen. 
  5. Klik op "Import" (geen zorgen, het betreft nog steeds een update).
  6. Nadat de update is voltooid volgt een overzicht met succesvol geïmporteerde data (groen) en mogelijk niet geïmporteerde data (rood). Bekijk de eventuele foutmeldingen en doe een tweede update met aangepaste gegevens. Let hierbij op dat alle reeds goed geïmporteerde gegevens uit het bestand zijn gehaald!
  7. Na de update kun je de Excelsheet terugvinden in het Import/Export overzicht en indien gewenst downloaden.
last update:

Opmerkingen