Met tags kun je bepalen welke debiteuren zichtbaar zijn voor een gebruiker. De debiteuren tags maak je aan op het masterniveau, zodat je deze kan toepassen op de debiteurs een niveau lager. Dit is handig voor het instellen van toegangsrechten, bijvoorbeeld voor een Accountant login. Hiermee kan je dus bepaalde debiteuren toegankelijk of ontoegankelijk maken voor een type accountant login. Debiteuren tags zorgen er dus niet voor dat je voor een klant de toegang kan regelen tot bepaalde bedrijven onder 1 debiteur.
Stap 1: Nieuwe tag aanmaken
- Ga naar Debiteuren Tags onder het tabblad Instellingen.
- Klik op Nieuwe tag maken.
- Vul de volgende gegevens in:
- Cijfer (optioneel)
- Naam (bijvoorbeeld Klanten, Kantoor of Demo)
- Kleur
- Sla de tag op.
Tip: Geef je eigen kantoor een aparte tag om te voorkomen dat alle medewerkers toegang hebben tot salarisgegevens van collega’s.
Stap 2: Tags toevoegen aan debiteuren
- Ga naar Debiteur beheer onder Instellingen.
- Klik op het plus-icoon naast de gewenste debiteur.
- Selecteer één of meerdere tags die je wilt toekennen.
- Sla de wijzigingen op. De toegevoegde tags worden nu weergegeven bij de debiteur.
Tags koppelen aan Accountant logins
- Ga naar Accountant login in het tabblad Instellingen.
- Zoek de gebruiker waaraan je tags wilt toewijzen.
- Klik op het grijze filter-icoon naast de gebruiker.
- Selecteer de gewenste tags die de gebruiker toegang geven tot specifieke debiteuren.
Opmerking: Kies All om de gebruiker toegang te geven tot alle debiteuren.
- Sla de instellingen op.
Let op: Als een gebruiker schrijfrechten heeft, kan deze zelf tags aanpassen. Controleer deze rechten indien nodig.
Gebruik van een "Demo"-account
Voor presentaties bij (potentiële) klanten is het aan te raden een apart account te maken met uitsluitend de tag Demo. Dit voorkomt dat andere klantgegevens zichtbaar worden.
Met behulp van tags kun je een filter toevoegen aan een Accountant login, waardoor deze gebruiker alleen debiteuren kan zien met de betreffende tag.
Debiteuren Tags
Ga naar Debiteuren Tags op het tabblad Instellingen.
Nieuwe Tag
Maak een nieuwe tag aan.
De minimale aanbevolen opsplitsing van debiteuren met behulp van tags is:
- Klanten
- Kantoor
- Demo
Het is aan te raden om het eigen kantoor ook een tag te geven, opdat niet iedereen binnen het bedrijf de salarisgegevens van collega's kan inzien.
Ook als een gebruiker toegang heeft tot alle tags, is het een goed idee om een apart gebruikersaccount aan te maken met alleen de tag "Demo". Op deze manier krijg je bij een bezoek aan een (potentiële) klant niet een lijst met alle andere klanten op het scherm. Alleen de debiteuren met de tag Demo zullen zichtbaar zijn als je inlogt met deze account.
Uiteraard kun je de debiteuren op elke andere gewenste wijze indelen.
Voeg een nieuwe tag toe
Geef de tag een cijfer, naam en kleur en sla deze tag op.
Debiteur beheer
Ga naar Debiteur beheer op het tabblad Instellingen.
Tag(s) toevoegen aan debiteuren
Voeg de gemaakte tag toe aan een debiteur door op het plusje te klikken.
Toevoegen
Vink de tag(s) aan die je wilt toevoegen. Je kunt meerdere tags toevoegen aan één debiteur.
Tags zien
- Hier zie je de tags die je zojuist hebt toegevoegd aan de debiteur.
- Hier kun je eventueel tags filteren, zodat je bijvoorbeeld alleen de debiteuren ziet die de tag "Demo" hebben. Dit heeft geen invloed op de instellingen.
Tag(s) toevoegen aan Accountant logins
De tag(s) zij nu aan een debiteur toegevoegd. Om een tag aan een gebruiker toe te voegen (en dus een segmentatie voor deze gebruiker toe te passen) ga je naar Accountant login op tabblad Instellingen.
Filter instellen
Dit toont een lijst met gebruikers. Klik op een grijs filter om de tags aan te passen.
Tags aanvinken
Vink de tags aan die je aan deze gebruiker wilt toekennen, m.a.w. welke debiteuren de gebruiker mag zien. Dit kunnen natuurlijk ook alle tags zijn; in dat geval vink je All aan.
Nadat je dit hebt opgeslagen is/zijn de tag(s) toegevoegd aan de gebruiker.
Let op: Wanneer je gebruikers schrijfrechten hebt gegeven voor deze functionaliteit kunnen zij dus ook zelf hun tags aanpassen.
Opmerkingen