Wanneer een klant stopt, kunnen er verschillende stappen worden genomen om de klant uit de debiteuren-/bedrijvenlijst te verwijderen en de facturatie te stoppen. Volg de onderstaande richtlijnen:
1. Eindperiode instellen
- Navigeer naar het tabblad 'Instellingen' op bedrijfsniveau.
- Vul onder 'Bedrijf Instellingen' de laatste periode in bij 'Eindperiode'.
Hierdoor wordt:- Het jaarwerk automatisch klaargezet bij Salarisdocumenten.
- Medewerkers krijgen toegang tot hun jaaropgave in hun ESS (Employee Self Service).
2. Facturatie aanpassen
Als je gebruik maakt van de facturatiemodule binnen Nmbrs, volg dan deze stappen:
- Nieuw servicelevel aanmaken:
- Ga naar 'Servicelevel beheer' onder 'Facturering' op masterniveau.
- Maak een servicelevel aan, bijvoorbeeld genaamd 'Gestopt', zonder gekoppelde producten.
- Servicelevel activeren:
- Ga op debiteurniveau naar 'Service Level' onder 'Informatie'.
- Activeer het nieuwe servicelevel vanaf de periode na de stopzetting van de administratie.
3. Debiteur onzichtbaar maken
Om de klant niet meer zichtbaar te maken in je debiteurenlijst:
- Ga naar 'Debiteur beheer' op masterniveau.
- Zet de debiteur op "onzichtbaar" onder het tabblad 'Instellingen'.
Let op: Als de klant nog toegang heeft tot de administratie, zal deze toegang niet meer functioneren na het onzichtbaar maken. Deze instelling kan altijd worden teruggedraaid.
4. Gebruikersaccounts beheren
- Verwijderen van medewerkerlogins:
- Verwijder bestaande logins en creëer nieuwe accounts als Payslip viewer indien gewenst. Dit geeft medewerkers toegang tot loonstroken en jaaropgaven, zonder mogelijkheden voor wijzigingen of aanvragen.
5. Signalen beheren
- Het invullen van een eindperiode voorkomt dat automatische signalen worden verstuurd vanaf de einddatum.
- Actiepunten beheren:
- Actiepunten zijn datumgebonden en blijven actief, zelfs na stopzetting van de administratie. Deze kunnen handmatig worden afgevinkt of verwijderd.
6. Loonaangifte uitschakelen
- Schakel de acties voor Loonaangifte binnen de workflow uit.
Toekomstige verbetering: Automatisering wordt ontwikkeld om dit proces volledig automatisch te maken.
Opmerkingen