De werkkostenregeling vervangt de regeling voor vrije vergoedingen en verstrekkingen en is vanaf 1 januari 2015 verplicht voor elke werkgever. De werkkostenregeling geldt voor alle vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking gestelde voorzieningen die tot het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking horen.

U mag vrijwel alles vergoeden en verstrekken aan uw werknemers, zolang u er maar voor zorgt dat u onder een bepaald drempelbedrag blijft. Dit drempelbedrag is voor 2015 gezet op 1,2% van de totale fiscale loonsom van de loonsom van uw organisatie (de zogenaamde forfaitaire ruimte).
Zolang u niet meer vergoedt dan dit bedrag, hoeft u geen eindheffing van 80% aan de Belastingdienst te betalen. U hoeft ook niet te verantwoorden waar u het bedrag aan uit heeft gegeven.

Simpel gezegd heeft u bij het vergoeden of verstrekken twee keuzes. De eerste keuze; hetgeen u vergoedt of verstrekt wordt als loon van de werknemer aangemerkt, hier betaalt u dus loonbelasting over.
De tweede keuze; hetgeen u vergoedt of verstrekt wordt als eindheffingsloon ingedeeld in de forfaitaire ruimte, u kunt nu onbelast vergoeden en/of verstrekken (zolang u binnen de 1,2% blijft).