Wanneer een medewerker uit dienst gaat, kun je dit verwerken via de Uitdienst Wizard, handmatige invoer, of de importfunctie. Hieronder staan de methoden en aandachtspunten uitgelegd.

1. Uitdienst Wizard

De wizard automatiseert veel processen, zoals het pro rata berekenen van looncomponenten en het uitbetalen van verlof. Dit is de aangeraden manier. Is de medewerker al uit dienst gemeld, maar wil je toch de uit dienst wizard gebruiken? Verwijder dan in dienstverband tijdelijk de uit dienst datum. Hierdoor wordt de  uitdienstwizard en de automatiseringen voor bijvoorbeeld de transitievergoeding weer beschikbaar.

Stappen:

1. Open de Wizard
   Ga naar het dashlet Dienstverband op medewerkerniveau en klik op de wizard.

2. Voer de laatste werkdag in
   Vul de uitdienstdatum in en klik op Next.

3. Instellingen aanpassen

   • Looncomponenten: Vink aan of deze pro rata berekend moeten worden.
   • Verlofuren: Geef per verlofgroep aan of deze uitbetaald moeten worden. Verlofaanvragen ná de uitdienstdatum moeten worden verwijderd.
   • Verstrekkingen: Eventuele actiepunten, zoals het innemen van bedrijfseigendommen (bijv. een laptop), worden aangemaakt.

4. Afronden
   Klik op Finish om de uitdiensttreding te voltooien.

Let op:
Als je verlofuren via looncomponent L9981 hebt opgenomen, worden deze niet automatisch meegenomen bij de uitbetaling. Dit moet handmatig worden ingevoerd in het dashlet Verlof.

2. Handmatig een Uitdienstdatum Invoeren

Je kunt de uitdiensttreding ook handmatig invoeren, maar hiermee moet je extra gegevens zelf verwerken.

Stappen:

1. Verlof uitbetalen:

   • Vink in het dashlet Verlof de optie Uitbetalen bij uit dienst aan.
   • Controleer of reserveringen handmatig moeten worden uitbetaald (via het dollar-icoon in het dashlet Reserveringen).

2. Uit dienst melden:
   Klik op Uit dienst in het dashlet Dienstverband.

Aandachtspunten bij handmatige invoer:

• Salaris: Wordt automatisch pro rata berekend.
• Looncomponenten: Handmatig pro rata invoeren voor de maand van uitdiensttreding.
• Verstrekkingen: Maak zelf een herinnering aan om eventuele verstrekkingen terug te halen.

3. Collectief Importeren

Bij grote aantallen kun je uitdienstdata collectief importeren.

Stappen:

1. Download de importsheet template op bedrijfsniveau.
2. Vul de einddatum van het dienstverband en het contract in.
3. Upload de importsheet via de Update-knop.

Let op: Gegevens vanuit de import kunnen niet meer worden teruggedraaid na invoer.

4. Uitdienstdatum verwijderen

Het kan natuurlijk gebeuren dat een medewerker ten onrechte uit dienst wordt gemeld. In dat geval kan je de uitdienstdatum verwijderen met het kruisje bij het dienstverband. Als het in het verleden is, is het nodig om het slotje te openen. Dit zal dan  automatisch een TWK run veroorzaken die de loonstrook hersteld. De correctie gaat ook automatisch mee in de eerstvolgende loonaangifte.

Overige Aandachtspunten

• Auto van de zaak: Beëindig het contract handmatig om de bijtelling pro rata te berekenen.
• Toegang na uitdiensttreding:
  • De medewerkerlogin blijft actief totdat deze handmatig wordt verwijderd.
  • Je kunt de login aanpassen naar een Payslip Viewer, zodat de medewerker loonstroken kan blijven inzien.
  • Gebruik hiervoor een nieuw (bijvoorbeeld privé) e-mailadres.