Grootboekrekeningschema aanmaken (en toepassen)

Dit artikel behandelt het aanmaken en toepassen van grootboekrekeningschema's.

Opmerking voor accountants: Wanneer je een grootboekrekeningschema aanmaakt op tabblad Instellingen op Masterniveau wordt het Grootboekrekeningschema beschikbaar voor alle debiteuren. In dat geval zouden al je klanten eventuele wijzigingen kunnen zien en/of merken. Indien je een grootboekrekeningschema wilt aanpassen voor één debiteur dan kun je op debiteurniveau een grootboekrekeningschema aanmaken.

(Deze opmerking is niet van toepassing op Business klanten)

 

Opties bij aanmaken van eigen schema

Nmbrs bevat een standaard grootboekrekeningschema:

  • [Op Masterniveau] Standaard rekeningschema (compact)

Dit grootboekrekeningschema kan gebruikt worden voor de journaalposten.

Daarnaast is het mogelijk om een eigen grootboekrekeningschema aan te maken. Er zijn dan drie opties:

  1. kopiëren van regels;
  2. koppelen van regels; of
  3. beginnen met een leeg schema.
  1. Indien je regels kopieert dan kun je vervolgens alle grootboeknummers (rules) en looncodes na het kopiëren aanpassen.
  2. Indien je regels koppelt aan een ander / Master grootboekrekeningschema dan kun je geen looncodes aanpassen of regels verwijderen, maar kunnen grootboeknummers wel aangepast worden. Een aanpassing in het grootboekrekeningschema waaraan de regels gekoppeld zijn leidt automatisch tot dezelfde aanpassing in het nieuwe grootboekrekeningschema.
  3. Uiteraard kun je ook beginnen met een helemaal leeg schema, maar het is tamelijk tijdrovend om alle gewenste looncodes en grootboeknummers toe te voegen. Het is handiger om in deze situatie het standaard schema "Standaard rekeningschema (compact)" te kopiëren en naar wens aan te passen.

 

Nieuw schema toevoegen

1. Om een nieuw grootboekrekeningschema aan te maken ga je naar tabblad Instellingen (1) en klik je op Grootboek Rekening Schema onder Master Salarisinstellingen (2):

 
2. Klik op Nieuw schema toevoegen:

 

3. Vul de naam in van het nieuwe schema, kopieer indien gewenst de regels van een bestaand rekeningschema en klik op Opslaan:

 

Regels en looncodes 

4. Klik op tabblad Regels (1) en selecteer een schema (2). Om een nieuwe regel aan te maken, klik op 'Regel toevoegen' (3). Ook is het mogelijk om een bestaande regel aan te passen door hier op te klikken.

 
 
Bij toevoegen van een regel: vul het nummer in van de nieuwe of gewijzigde regel en een omschrijving en klik daarna op 'Opslaan':

 

5. Klik op tabblad Looncodes (1), selecteer het juiste schema en loonmodel (2) en klik op de regel van de looncode waaraan je het gemaakte grootboeknummer wilt toevoegen (3):

 
 
6. Selecteer de gewenste debet- en creditnummers en klik op Opslaan:

 

Schema aan bedrijf koppelen

1. Ga via tabblad Explorer (1) naar het bedrijfsniveau (2) en klik op instellingen (3) daarna op Grootboekrekeningschema (4):

Let op: Wanneer je een grootboekrekeningschema hebt aangemaakt en dit met terugwerkende kracht wilt koppelen dan dien je eerst de periode te wijzigen en het slotje open te zetten (3).
 
 
 
2. Selecteer het gewenste grootboekrekeningschema en klik op Opslaan:

Het nieuwe schema is nu aan het bedrijf gekoppeld.

 

Journaalposten actualiseren

De bestaande journaalposten zijn nu nog gekoppeld aan het oude schema. Om dit te corrigeren en met terugwerkende kracht de aangepaste grootboekrekeningnummers toe te passen ga je op bedrijfsniveau naar Instellingen => Salaris instellingen => Bedrijf Instellingen en klik je op "verwijder inhoud journaalposten":

Hiermee worden de huidige journaalposten verwijderd en worden automatisch nieuwe journaalposten, op basis van het nieuwe schema, aangemaakt. 

  

Wijzigingen aanbrengen in het Grootboekrekeningschema

Wanneer er wijzigingen worden aangebracht in een grootboekrekeningschema wat reeds in gebruik is genomen, of er wordt een ander schema gekozen in een eerdere periode op bedrijfsniveau, heeft dit gevolgen voor de journaalposten. Om de doorgevoerde wijzigingen te tonen in de journaalposten, dienen deze opnieuw berekend te worden.

Om bovengenoemde reden worden journaalposten als inconsistent gemarkeerd wanneer er een wijziging wordt doorgevoerd in een grootboekrekeningschema. Het markeren als inconsistent heeft als gevolg dat de journaalposten herberekend zullen worden wanneer deze worden geopend binnen de salarisdocumenten of wanneer er een run wordt uitgevoerd.

Voor meer informatie zie dit artikel: Wijzigingen aanbrengen in het Grootboekrekeningschema

 

 

Volgen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk