1. Hoe werkt het journaliseren van verlof?

In basis zijn er bij het journaliseren van verlofreserveringen drie verschillende boekingen nodig om de administratie en de balans sluitend te krijgen:

• Kostenrekening (Debet): om de opbouw van het verlof direct als personeelskosten in de winst-en-verliesrekening te boeken.
• Voorziening / Reservering (Credit): om de opgebouwde schuld (het uit te keren verlof aan de werknemer) op de balans te zetten.
• Tegenrekening: om mutaties — zoals opname van verlof, uitbetaling of correcties — correct te verrekenen zonder dat de balans scheefloopt.

2. De technische beperking in Nmbrs Payroll

Oorzaak
De reden dat automatische journalisering van verlof nu niet volledig wordt ondersteund, heeft te maken met de inrichting van de looncodekoppelingen:

• Maximaal twee koppelingen per looncode: In Nmbrs Payroll kan een looncode aan maximaal twee grootboekrekeningen worden gekoppeld (één debet- en één creditrekening).
• Drie koppelingen noodzakelijk: Voor een volledige en correcte verwerking van de verlofreservering en mutaties zijn echter drie koppelingen tegelijkertijd nodig.

Omdat de derde koppeling op dit moment niet ondersteund wordt in het grootboekrekeningschema, kan Nmbrs de automatische journaalpost niet volledig "rond" maken. Pogingen om dit toch te automatiseren leiden tot een onverklaarbaar saldo op de verschillenrekening.

3. Wat betekent dit in de praktijk?

Oplossing / Handelwijze
Om de boekhouding correct en sluitend te houden, dient de verlofreservering handmatig verwerkt te worden:

• Handmatige verwerking: Om de boekhouding correct en sluitend te houden, dient de verlofreservering handmatig via een memoriaalboeking in het boekhoudpakket verwerkt te worden.
• Periodieke controle: Controleer maandelijks of per periode de verlofsaldi en stuur de reserveringsvoorziening in het boekhoudpakket handmatig bij op basis van de Nmbrs-verlofrapportages.