In Visma Nmbrs kan je verschillende grootboekrekeningschema's aanmaken en toepassen bij bedrijven. In dit artikel worden de volgende onderwerpen behandeld:
- Grootboekrekeningschema aanmaken
- Grootboekrekeningschema inrichten
- Grootboekrekeningschema koppelen of wijzigen bij een bedrijf
- Grootboekrekeningschema koppelen bij kostenplaatsen
- Journaalposten herberekenen
- Wijzigingen aanbrengen in het grootboekrekeningschema
Opmerking voor accountants:
Wanneer je een grootboekrekeningschema aanmaakt op Masterniveau wordt het Grootboekrekeningschema beschikbaar voor alle debiteuren. In dat geval zouden al je klanten eventuele wijzigingen kunnen zien en/of merken. Indien je een grootboekrekeningschema wilt aanpassen voor één debiteur dan kun je op debiteurniveau een grootboekrekeningschema aanmaken.
1. Grootboekrekeningschema aanmaken
Journaalposten worden gebaseerd op grootboekrekeningschema's. Deze schema's kan je aanmaken op master en op debiteurniveau. Om een nieuw grootboekrekeningschema aan te maken ga je naar Instellingen en klik je op 'Grootboek Rekening Schema' onder 'Master Salarisinstellingen'.
Bij het starten van een nieuw schema zijn drie verschillende opties. De verschillende mogelijkheden leggen we hieronder uit.
1.1 Kopiëren van regels
Bij het aanmaken van een nieuw eigen schema, adviseren wij de inhoud te kopiëren van het standaard schema welke Nmbrs beschikbaar stelt. Wanneer je deze regels kopieert, kan je daarna alle grootboekrekeningen en looncodes aanpassen. Je kiest dan voor een eigen schema en kopieert de regels van ons standaard rekeningschema.
1.2 Koppelen van regels
Indien je het nieuwe schema koppelt aan een ander Master grootboekrekeningschema dan kun je vervolgens geen looncodes aanpassen of grootboekrekeningen verwijderen in je nieuwe schema. Enkel de omschrijving van grootboeknummers kan dan aangepast worden. Een aanpassing in het grootboekrekeningschema waaraan de regels gekoppeld zijn leidt automatisch tot dezelfde aanpassing in het nieuwe grootboekrekeningschema.
1.3 Beginnen met een leeg schema
Uiteraard kun je ook beginnen met een compleet leeg schema, maar dit is tamelijk tijdrovend gezien je alle gewenste looncodes en grootboekrekeningen handmatig moet koppelen. Het is efficiënter om in deze situatie het standaard schema "Standaard rekeningschema (compact)" te kopiëren en naar wens aan te passen. Zie hiervoor punt 1.
Na het kiezen van één van de bovenstaande drie opties, geef je de naam in van het nieuwe schema. Houdt er rekening mee, dat schema's welke op masterniveau worden aangemaakt kiesbaar zijn op debiteurniveau en dan ook voor iedereen op dat niveau zichtbaar zijn.
2. Grootboekrekeningschema inrichten
Grootboekrekeningen toevoegen/aanpassen
Wanneer een grootboekrekeningschema is aangemaakt, kan je grootboekrekeningen toevoegen en eventueel aanpassen. Klik op tabblad Grootboekrekening en selecteer een schema. Om een nieuwe grootboekrekening aan te maken, klik op 'Grootboekrekening toevoegen'. Ook is het mogelijk om een bestaande grootboekrekening aan te passen door hier op te klikken.
Filteren in looncodes
Via het tabblad 'Looncodes' kunnen de koppelingen tussen grootboekrekeningen en looncodes worden gemaakt. Het filter helpt je om snel naar een bepaalde looncode te navigeren. Ook kan je kiezen om enkel de gekoppelde of juist nog niet gekoppelde looncodes te laden. Door te kiezen voor 'alle', wordt alle beschikbare data getoond. Na het laden van de looncodes, klik je vervolgens op de regel van de looncode waar je het gemaakte grootboeknummer aan wilt koppelen. Selecteer het gewenste debet en/of creditnummer en klik op 'opslaan'.
3. Grootboekrekeningschema koppelen of wijzigen een bedrijf
Wanneer je het grootboekrekeningschema wilt wijzigen bij een bedrijf doe je dit via de bedrijfsinstellingen op bedrijfsniveau. Let op: Wanneer je een grootboekrekeningschema hebt aangemaakt en dit met terugwerkende kracht wilt koppelen, dan dien je eerst het slotje te openen en de periode te wijzigen.
Open vervolgens het hamburgermenu en navigeer naar 'Grootboekrekeningschema' onder de categorie Salaris Instellingen. Selecteer het gewenste grootboekrekeningschema en kies voor opslaan. Het geselecteerde schema is nu actief bij het bedrijf. Zie je nog oude grootboekrekeningen in de journaalposten? Controleer dan of er bij de kostenplaatsen een ander schema in gebruik is of dat het schema wellicht niet vanaf de juiste periode is gekoppeld.
4. Grootboekrekeningschema koppelen aan kostenplaatsen
Het is mogelijk om bij de kostenplaatsen een ander grootboekrekeningschema te koppelen dan het schema welke is ingesteld in het dashlet 'Grootboekrekeningschema' op bedrijfsniveau. Wanneer er een afwijkend schema is geselecteerd bij de kostenplaatsen, zal deze als uitgangspunt worden gebruikt in de journaalpost voor deze specifieke kostenplaats en niet het schema dat is ingesteld in het dashlet 'Grootboekrekeningschema'. Wanneer je voor 'Bedrijf default Schema' kiest, zal het grootboekrekeningschema welke in het dashlet 'Grootboekrekeningschema' hebt gekozen gehanteerd worden.
Na het aanpassen van het schema dien je de journaalposten nog her te berekenen. Stap 5 legt uit hoe je dit precies doet.
5. Journaalposten herberekenen
Na het wijzigen van een schema bij de kostenplaatsen of wanneer je een schema inhoudelijk hebt aangepast, wil je graag de nieuwe waardes toepassen in je journaalposten. Dit doe je door de inhoud van de journaalposten te verwijderen op bedrijfsniveau in de 'Bedrijf instellingen'. Daar kies je voor de knop 'Verwijder inhoud journaalposten'.
Wanneer je hiervoor kiest zullen de oude journaalposten worden verwijderd en er zullen automatisch nieuwe worden aangemaakt op basis van de nieuwe instellingen. Dit heeft enkel invloed op de journaalposten in de salarisdocumenten. De journaalposten in de journaalpost export zullen niet worden herberekend.
6. Wijzigingen aanbrengen in het grootboekrekeningschema
Wanneer er wijzigingen worden aangebracht in een grootboekrekeningschema wat al in gebruik is genomen, of er wordt een ander schema gekozen in een eerdere periode op bedrijfsniveau, heeft dit gevolgen voor de journaalposten. Om de doorgevoerde wijzigingen te tonen in de journaalposten dienen ze opnieuw te worden berekend.
Om die reden worden journaalposten als inconsistent gemarkeerd wanneer er een wijziging wordt doorgevoerd in een grootboekrekeningschema waar journaalposten aan gekoppeld zijn. Het markeren als inconsistent heeft als gevolg dat de journaalposten herberekend worden wanneer je ze opent binnen de salarisdocumenten.
Let op: Wanneer er een wijziging wordt gedaan in een grootboekschema voor een looncode die nog niet eerder gebruikt is, zullen de journaalposten niet worden gemarkeerd als inconsistent en dus ook niet worden herberekend.
Enkel journaalposten voor het huidige jaar worden gemarkeerd als inconsistent. Voorbeeld:
- Wanneer het grootboekrekeningschema in 2019 wordt aangepast, heeft dit geen effect op de journaalposten over 2018. Enkel de journaalposten over 2019 worden gemarkeerd als inconsistent.
Tip! Wanneer er veel wijzigingen worden aangebracht in een grootboekschema voor het nieuwe jaar, is het verstandig om het bestaande grootboekschema te kopiëren en de aanpassingen in het nieuw gekopieerde schema door te voeren. Dit schema kan vervolgens in het nieuwe jaar toegepast worden bij het bedrijf. Zo voorkom je dat wanneer er een correctie over het voorgaande jaar wordt gedaan, de journaalposten op de nieuwe instellingen worden berekend.
Bij de volgende wijzigingen worden de journaalposten als inconsistent gemarkeerd:
- Het wijzigen van de grootboekrekeningnummers gekoppeld aan looncodes.
- Het aanpassen van regels binnen het grootboekrekeningschema
- Het gekoppelde grootboekrekeningschema wijzigen op bedrijfsniveau in een eerdere periode
Wanneer de journaalposten als inconsistent zijn gemarkeerd, worden deze rood getoond in de salarisdocumenten. Wanneer de journaalposten worden geopend of wanneer een volgende run wordt gedaan, zullen de journaalposten worden herberekend met de aangepaste waardes en getoond worden.
Journaalposten die rood zijn (inconsistent) moeten eerst worden geopend voordat je ze kan versturen naar het boekhoudpakket. Het volgende artikel geeft hier meer uitleg over:
Opmerkingen