Medewerker login (ESS) aanmaken, verwijderen, inloggen en e-mail signalen

Welke soorten medewerkerlogins zijn er?

Nmbrs® kent twee type medewerkerlogins:

1. De payslip viewer:
De medewerker heeft alleen toegang tot zijn loonstroken per periode en/of per run.

2. De medewerkerlogin (Employee Self Service):
Je kunt per debiteur instellen welke rechten de medewerker heeft via zijn login. Onder de mogelijke functionaliteiten vallen onder andere: persoonlijke gegevens inzien, tijdregistratie bijhouden, verlof inzien & aanvragen en loonstroken inzien & downloaden. Je kunt door het aanmaken van een eigen medewerkerlogin template meer functionaliteiten zien en toevoegen voor de medewerker.

Hoe stel ik de rechten in van de logins welke ik vrij wil gaan geven?

Voor elke login is het mogelijk om verschillende varianten aan te maken met verschillende rechten. Dit kan per debiteur worden ingesteld (via debiteur niveau) of beschikbaar worden gesteld binnen de gehele omgeving wanneer dit wordt aangemaakt op masterniveau. Via de functie 'Template Users' geef je aan welke rechten een login mag krijgen. Het volgende artikel laat zien hoe je dit instelt: 

Zelf een Template aanmaken

Hoe maak ik een medewerkerlogin aan?

1. Ga naar de debiteur- (voor accountant omgevingen) of masterniveau (voor business omgevingen). Voor accountants zijn de medewerker logins aan te maken op debiteurniveau. Let op! Voor business omgevingen zijn de medewerker logins te vinden op masterniveau.
 

Voorbeeld van een Accountant omgeving: 


Voorbeeld van een Business omgeving:

2. Maak een nieuwe medewerker login aan door op het plusje te klikken achter de naam van de medewerker.

 

3. Geef het e-mailadres en de naam van de medewerker in waarop het account moet worden vrijgegeven.

4. Kies voor het het template dat voor de login van toepassing is:

Afbeelding.png
 
5. Na het klikken op 'Account aanmaken', zal er een activatie mail naar het opgegeven e-mail adres worden verzonden.

 

Kan ik meerdere logins tegelijkertijd toevoegen/verwijderen?

Via de bulk functionaliteit is het mogelijk om meerdere logins tegelijkertijd aan te maken of te verwijderen.

Selecteer meerdere medewerkers handmatig, of op basis van de vooraf ingesteld filters (Alle, Geen, Allen met medewerkerlogin, Allen zonder medewerkerlogin). Per medewerker kun je hierna ook nog de checkbox aan-/uitzetten. Maak een keuze uit:

- Business Email of Private Email
- Een eigen user template of een standaard Nmbrs template (payslip viewer of Medewerker Login)
- Taal (NL, EN, DE, of SE)

Deze keuzes worden voor alle geselecteerd medewerkers toegepast. Klik daarna op 'Voeg gebruikeraccounts toe', of 'Verwijder gebruikersaccounts'. 

Medewerker logins in bulk aanmaken:

Animation__4_.gif

Medewerker logins in bulk verwijderen:

Animation__5_.gif

Let op! Indien er nog openstaande mutatieformulieren aan de medewerkerlogin gekoppeld zijn, zullen deze verwijderd worden. De volgende melding wordt dan getoond:

 

Bij het aanmaken wordt er gekozen tussen het privé e-mail adres of het zakelijke e-mail adres. Wanneer dit betreffende veld bij de medewerker niet ingevuld is bij de 'Persoonlijke gegevens', wordt er geen medewerker login aangemaakt voor deze medewerker.

Wanneer een medewerker login is aangemaakt, is het niet meer mogelijk om hier persoonlijke gegevens of het template van te wijzigen. De login moet dan eerst worden verwijderd en opnieuw worden vrijgegeven.

Wanneer een medewerker uit dienst gaat, blijft de login actief.

De medewerker is uit dienst, maar ik zie de login niet meer?

Wanneer een medewerker uit dienst is, staat deze niet meer in het overzicht bij de medewerkerlogins op debiteurniveau. Hier zie je enkel de medewerkers welke in dienst zijn. Voor de medewerkers welke uit dienst zijn, kan je de login terug vinden op medewerkerniveau onder Instellingen --> Algemeen --> Medewerker login.
 

De medewerker heeft een nieuw e-mail adres:

Wanneer een medewerker van email adres wisselt, dien je de bestaande login te verwijderen en een nieuwe login aan te maken met het nieuwe email adres.
Het is niet mogelijk om in een bestaande login het email adres aan te passen.

De medewerker kan dan alle stroken blijven inzien, deze functie is namelijk niet afhankelijk van het email adres.

Naar welk e-mail adres worden signalen voor de medewerker gezonden?

Aanmaken medewerker login  

Bij het aanmaken van een medewerkerlogin hanteren we het werk mailadres, mocht deze niet ingevuld zijn, dan gebruiken we het privé e-mailadres.

HR-signalen (verlof etc.)

Signalen worden naar het werk e-mailadres verzonden, als dit niet is ingevuld, dan wordt het privé e-mailadres gebruikt, dit is ongeacht welk email adres is gebruikt voor de medewerkerlogin.

Medewerkerlogin mailadres wijkt af van de privé en werk mailadres

Wanneer de medewerkerlogin e-mailadres afwijkt van het privé en werk mailadres worden de signalen naar de medewerkerlogin mailadres gestuurd. 

Volgen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk