Medewerker login (ESS) aanmaken, verwijderen, inloggen en e-mail signalen

Met een medewerker login kan een medewerker inloggen in Nmbrs om zo zijn/haar loonstroken in te zien. Wanneer de medewerker meer rechten heeft kan hij/zij ook andere zaken in Nmbrs regelen, zoals verlof aanvragen, declaraties doen en een nieuw adres doorgeven. In dit artikel geven we meer uitleg over de medewerker login en laten we zien hoe je een login kan aanmaken.

De volgende onderdelen worden behandeld:

 

Soorten medewerker logins

Nmbrs kent twee type medewerker logins:

1. De payslip viewer:
De medewerker heeft alleen toegang tot zijn loonstroken per periode en/of per run.

2. De medewerkerlogin (Employee Self Service):
Je kunt per debiteur instellen welke rechten de medewerker heeft via zijn login. Onder de mogelijke functionaliteiten vallen onder andere: persoonlijke gegevens inzien, tijdregistratie bijhouden, verlof inzien & aanvragen en loonstroken inzien & downloaden. Je kunt door het aanmaken van een eigen medewerkerlogin template meer functionaliteiten zien en toevoegen voor de medewerker.

Rechten instellen

Voor elke login is het mogelijk om verschillende varianten aan te maken met verschillende rechten. Dit kan per debiteur worden ingesteld (via debiteur niveau) of beschikbaar worden gesteld binnen de gehele omgeving wanneer dit wordt aangemaakt op masterniveau. Via de functie 'Template Users' geef je aan welke rechten een login mag krijgen. Het volgende artikel laat zien hoe je dit instelt: 

Zelf een Template aanmaken

Medewerker login aanmaken

1. Ga naar de debiteur- (voor accountant omgevingen) of masterniveau (voor business omgevingen). Voor accountants zijn de medewerker logins aan te maken op debiteurniveau. Let op! Voor business omgevingen zijn de medewerker logins te vinden op masterniveau.
 

Voorbeeld van een Accountant omgeving: 

debiteur.png


Voorbeeld van een Business omgeving:

business.png

2. Maak een nieuwe medewerker login aan door op het plusje te klikken achter de naam van de medewerker.

3. Geef het e-mailadres en de naam van de medewerker in waarop het account moet worden vrijgegeven.

4. Kies voor het template dat voor de login van toepassing is:

 
5. Na het klikken op 'Account aanmaken', zal er een activatie mail naar het opgegeven e-mailadres worden verzonden. De activatielink is altijd 24 uur geldig nadat je de login voor de medewerker hebt aangemaakt en verzonden. Heel soms komt het wel is voor dat bij het verstrekken van een login dat de link is verlopen.
Dit heeft te maken met de mailserver van de klant. Het kan zijn dat de mailserver van de medewerker het zelf al door de spam filter wordt geopend.

 

Logins toevoegen en verwijderen in bulk

Via de bulk functionaliteit is het mogelijk om meerdere logins tegelijkertijd aan te maken of te verwijderen.

Selecteer meerdere medewerkers handmatig, of op basis van de vooraf ingesteld filters (Alle, Geen, Allen met medewerkerlogin, Allen zonder medewerkerlogin). Per medewerker kun je hierna ook nog de checkbox aan-/uitzetten. Maak een keuze uit:

- Business Email of Private Email
- Een eigen user template of een standaard Nmbrs template (payslip viewer of Medewerker Login)
- Taal (NL, EN, DE, of SE)

Deze keuzes worden voor alle geselecteerd medewerkers toegepast. Klik daarna op 'Voeg gebruikersaccounts toe', of 'Verwijder gebruikersaccounts'. 

Medewerker logins in bulk aanmaken:

Medewerker logins in bulk verwijderen:

Let op! Indien er nog openstaande mutatieformulieren aan de medewerkerlogin gekoppeld zijn, zullen deze verwijderd worden. De volgende melding wordt dan getoond:

 

Bij het aanmaken wordt er gekozen tussen het privé e-mail adres of het zakelijke e-mail adres. Wanneer dit betreffende veld bij de medewerker niet ingevuld is bij de 'Persoonlijke gegevens', wordt er geen medewerker login aangemaakt voor deze medewerker.

Wanneer een medewerker login is aangemaakt, is het niet meer mogelijk om hier persoonlijke gegevens of het template van te wijzigen. De login moet dan eerst worden verwijderd en opnieuw worden vrijgegeven.

Wanneer een medewerker uit dienst gaat, blijft de login actief.

Medewerker login is niet meer zichtbaar

Wanneer een medewerker uit dienst is, staat deze niet meer in het overzicht bij de medewerkerlogins op debiteurniveau. Hier zie je enkel de medewerkers die in dienst zijn. Voor de medewerkers die uit dienst zijn, kan je de login terug vinden op medewerkerniveau onder Instellingen --> Algemeen --> Medewerker login.
 

Nieuw e-mail adres

Wanneer een medewerker van email adres wisselt, dien je de bestaande login te verwijderen en een nieuwe login aan te maken met het nieuwe email adres.
Het is niet mogelijk om in een bestaande login het e-mailadres aan te passen.

De medewerker kan dan alle stroken blijven inzien, deze functie is namelijk niet afhankelijk van het e-mailadres.

Naar welk e-mail adres worden signalen voor de medewerker gezonden?

Aanmaken medewerker login  

Bij het aanmaken van een medewerkerlogin hanteren we het werk mailadres, mocht deze niet ingevuld zijn, dan gebruiken we het privé e-mailadres.

HR-signalen (verlof etc.)

Signalen worden naar het werk e-mailadres verzonden, als dit niet is ingevuld, dan wordt het privé e-mailadres gebruikt, dit is ongeacht welk email adres is gebruikt voor de medewerkerlogin.

Medewerkerlogin mailadres wijkt af van de privé en werk mailadres

Wanneer de medewerkerlogin e-mailadres afwijkt van het privé en werk mailadres worden de signalen naar de medewerkerlogin mailadres gestuurd. 

Opmerkingen