Loonstrook verzenden naar de medewerker (bedrijfsniveau of workflow)

Loonstrook verzenden via bedrijfsniveau

Nadat de loonrun is verwerkt kun je aan de medewerkers een melding versturen dat hun loonstrook klaar staat. Medewerkers kunnen hun loonstrook bekijken via de medewerkerslogin (ESS) of de loonstrookviewer. Dit kan ook gedaan worden die klanten die een eigen login hebben en toegang hebben tot het dashlet 'Run aanvraag'. 

 

Het dashlet Run aanvraag

1. Ga naar het bedrijfsniveau.

2. Ga naar het tabblad Loonopdracht.

3. Ga naar het dashlet Run aanvraag en klik op meer.

Medewerkers inlichten

Klik op Maak zichtbaar voor medewerkerlogin om de medewerkers in te lichten.

E-mail overzicht

Je ziet nu een e-mail overzicht van de medewerkers waaraan je een e-mail gaat sturen met de melding dat de loonstrook klaar staat. Klik op Maak zichtbaar. Wanneer je geen signaal wil verzenden, vink je 'Signaal verzenden' uit.

 

Loonstrook verzenden via de workflow

Je kunt je medewerkers, wanneer zij een medewerkerlogin of een loonstrookviewer hebben, een melding versturen dat de nieuwe loonstrook klaar staat en deze kunnen bekijken via de login.

Workflow instellingen

Afhankelijk van je workflowinstellingen van het bedrijf wordt het signaal wellicht automatisch verzonden naar de medewerker. Controleer hiervoor de workflow instellingen.

1. Wanneer "Zichtbaar maken medewerkerlogin" staat aangevinkt, is het mogelijk om de loonstroken zichtbaar te maken voor de medewerker indien hij een login heeft.

Indien deze actie uit staat, zet deze dan aan wanneer je gebruik maakt van de medewerkerlogin.

2. Wanneer "Zichtbaar maken medewerkerlogin" staat aangevinkt op automatisch uitvoeren, hoef je geen actie uit te voeren om een de medewerkerlogin zichtbaar te maken.

Je kunt ervoor kiezen om deze actie automatisch of handmatig uit te laten voeren.

3. Wanneer "Signaal verzenden" voor de medewerkerlogin staat aangevinkt, hoef je geen actie uit te voeren om de medewerkers te informeren en een signaal te verzenden.

Wanneer deze niet staat aangevinkt, kun je deze actie activeren door er op te klikken.

Je kunt ook er voor kiezen om een signaal te verzenden naar een van de contactpersonen. In dit geval krijgt de contactpersoon een mail met dezelfde inhoud als een medewerker. Naar wie het signaal wordt verzonden kun je achterhalen bij verzonden signalen. 
Kijk hier als je een contactpersonen wilt aanmaken

Meer informatie over de workflow instellingen vind je via deze support pagina.

De rest van de uitleg gaat uit van het handmatig uitvoeren van een actie. Wanneer je hebt aangevinkt dat de medewerkerlogin automatisch zichtbaar wordt gemaakt, hoef je deze acties niet te doen.

 

Zichtbaar maken medewerkerlogin

Ga naar het tabblad Workflow.

1. Open de workflow van het bedrijf door op het driehoekje te klikken.

2. Klik op het klokje achter zichtbaar maken medewerkerlogin.

Email overzicht

Je krijgt een overzicht van alle medewerkers met een login. Klik op "Maak zichtbaar" om een signaal te verzenden.

Let op: het vinkje bij "Signaal verzenden" moet wel aanstaan.

Klik op OK

De medewerkerlogin is nu zichtbaar gemaakt

Wanneer het zichtbaar maken is gelukt, kun je dit zien aan het groene vakje in het overzicht van de workflow.

Wanneer wordt een signaal aangemaakt een verzonden naar een medewerkerlogin?

Er wordt een signaal verzonden naar een medewerker indien hij een loonstrook heeft. Met andere woorden, er wordt geen signaal verzonden als een medewerker een 0 uren loonstrook heeft. 

Voor meer informatie zie ook Waar kan het aan liggen als medewerkers hun loonstroken niet kunnen inzien?

Let op: wanneer de werkgeversloonstrook gewijzigd is maar de werknemers loonstrook niet wordt er als nog een signaal naar een medewerkerlogin verzonden. 

Signalen verzenden na een TWK run

Je kunt geen signalen meer verzenden voor de voorgaande run(s) voor de medewerker(s) waarvoor je een TWK run hebt verwerkt. In het onderstaande voorbeeld wordt dit nader toegelicht. 

Je draait een normale run voor september voor drie medewerkers. Hierna verwerk je een TWK run voor een (1) medewerker. Wanneer je een run voor september zichtbaar maakt, wordt een signaal verzonden naar twee medewerkers die niet in de correctie zijn meegegaan. Wanneer je de TWK run zichtbaar maakt, wordt er een signaal naar de medewerker voor wie de TWK correctie is aangemaakt verzonden, mits hij geen 0 uren loonstrook heeft. 

Maak de stroken altijd zichtbaar voordat je een TWK gaan verwerken. Als je de runs hebt verwerkt, heb je twee oplossingen:

  1. Indien mogelijk, voeg de TWK run samen met een normale run en verzend daarna de signalen.
  2. Indien mogelijk, verwijder de TWK run, maak de normale run zichtbaar voor de medewerkerlogin en verwerk opnieuw de TWK run. 

Signalen verzenden na een pre-run

Er wordt geen signaal verzonden naar de medewerker(s) die in een pre-run is/zijn verwerkt wanneer een normale run zichtbaar is gemaakt, tenzij er een wijziging in de strook is geweest.  

Maak de stroken altijd zichtbaar voor de pre-run medewerker(s) voordat je een normale run gaat verwerken. Als je de runs al hebt verwerkt kun je - indien mogelijk - de normale run verwijderen, de pre-run zichtbaar maken en de normale run opnieuw verwerken. 

 

Wanneer medewerkers hun loonstroken niet kunnen inzien

Waar kan het aan liggen als medewerkers hun loonstroken niet kunnen inzien?

Volgen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk