Het SEPA-bestand wordt automatisch gegenereerd na het draaien van een run in Nmbrs. Dit bestand is beschikbaar bij de salarisdocumenten en kan worden gedownload in PDF- en XML-formaten. Het XML-bestand gebruik je voor het importeren bij de bank.
- Niet beschikbaar: SEPA-bestanden kunnen niet als CGI-formaat worden gedownload.
- Niet beschikbaar: Wij ondersteunen geen Hash code bij de SEPA.
- Nieuwe versie SEPA: Wij zijn op de hoogte van de SEPA versie 2019 en zullen deze implementeren ruim voordat de oude versie niet meer wordt ondersteund.
Betaaldatum aanpassen
- Open het SEPA-bestand.
- Pas de betaaldatum aan.
- Klik op 'Download SEPA'.
Let op: Het SEPA bestand zal dan de betaaldatum onthouden wanneer je deze inleest in de bank. De aangepaste betaaldatum wordt niet opgeslagen in Nmbrs. Bij het opnieuw openen van het bestand wordt de huidige datum weergegeven.
Beschrijving van betalingen
- Standaardrekening: Betalingen krijgen de omschrijving "Salaris [Maand Jaar]".
- Andere rekeningen: De beschrijving komt overeen met wat bij de specifieke rekening is ingevoerd.
SEPA-deelnemende landen
SEPA omvat de EU-landen plus enkele andere, zoals Noorwegen en Zwitserland. Betalingen naar niet-IBAN-landen zijn alleen handmatig mogelijk via telebankieren.
Lijst van SEPA-landen: België, Bulgarije, Cyprus, Denemarken, Duitsland, Estland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Hongarije, Ierland, IJsland, Italië, Kroatië, Letland, Liechtenstein, Litouwen, Luxemburg, Malta, Monaco, Nederland, Noorwegen, Oostenrijk, Polen, Portugal, Roemenië, San Marino, Slovenië, Slowakije, Spanje, Tsjechië, Verenigd Koninkrijk, Zweden en Zwitserland.
SEPA-bestand splitsen
Standaard is het SEPA-bestand een batchbestand waarin alle betalingen gecombineerd zijn. Wil je dit uitschakelen?
- Ga naar salarisdocumenteninstellingen op bedrijfsniveau.
- Pas de instelling aan.
Let op: Deze wijziging heeft geen invloed op SEPA-bestanden voor loonaangifte. Die worden nooit als batchbestand gegenereerd.
Sender ID
Sommige banken, zoals de Bank of America, vereisen een Sender ID. Deze stel je in via het rekeningnummer op bedrijfsniveau.
Foutmeldingen in SEPA-bestanden
- Controleer foutmeldingen aan de hand van de documentatie van je bank.
- Voor sommige banken is een BIC-code naast het IBAN-nummer verplicht. Neem contact op met je bank voor details.
Netto betalingen per run (vanaf 2024)
Correcties in eerdere periodes worden verrekend in de laatste periode van de run. Het totaalbedrag bepaalt of het een uitbetaling (via de bank) of een inhouding (via kas) betreft.
Tot en met 2023 waren er uitzonderingen waarbij correcties niet werden verwerkt in SEPA-bestanden:
- Een eerdere betaling is via een kas betaling gedaan (dit zie je onderaan de loonstrook), achteraf voeg je een IBAN nummer toe aan deze reeds verloonde periode en er volgt ook nog een nabetaling. In deze situatie zal het eerdere betaalde bedrag "tegengeboekt" wordt op "kas" en de volledige nieuwe betaling via het SEPA bestand worden meegenomen. Oplossing: Indien dit niet wenselijk is dan kan je ervoor kiezen om het IBAN nummer pas toe te voegen vanaf de eerstvolgende periode die nog niet uitbetaald is. De nabetalingen worden dan tevens op Kas uitbetaald.
- Er is een negatieve loonstrook (de betaling aan de medewerker is in dit geval een inhouding) in de huidige periode, dit zou kunnen gebeuren met een eindafrekening, maar zou ook kunnen gebeuren als er een voorschot is uitbetaald wat daadwerkelijk hoger is dan de (netto) verloning in de betreffende periode.
In dit geval zal het (negatieve) bedrag op "kas" geboekt worden en zal dit niet verrekend worden met een positieve betaling van een verloning in dezelfde run. Oplossing: voer deze betalingen in (negatief) in de eerstvolgende periode op een onbelaste looncode.
Bij beiden situaties zullen in de betaallijst (salarisdocumenten) deze bedrag onder het kopje "Kas" worden weergegeven.
Betalingen uitsluiten van SEPA
Het is niet mogelijk om specifieke betalingen uit te sluiten. Wil je dit toch?
- Draai de run terug.
- Verwijder het bankrekeningnummer bij de betreffende medewerker(s).
- Draai de run opnieuw.
Opmerkingen