Nadat in Nmbrs een run is gedraaid wordt het SEPA-bestand voor die run aangemaakt. Dit bestand is te vinden bij de salarisdocumenten:
Wanneer het bestand is geopend kan deze worden gedownload naar PDF en XML bestandsformaat. Het XML bestand kan worden ingelezen bij de bank.
Betaaldatum SEPA bestand aanpassen
Wanneer je het SEPA bestand hebt geopend, kun je de betaaldatum aanpassen en op 'download SEPA' klikken.
Het SEPA bestand zal dan de betaaldatum onthouden wanneer je deze inleest in de bank.
Dit is echter een datum die niet in het SEPA bestand in de salarisdocumenten zal worden opgeslagen.
Als je het bestand sluit en weer opent, zal er altijd de datum van vandaag staan.
Omschrijving van een betaling
Als er via het standaard rekeningnummer een betaling wordt gedaan, dan krijgt deze betaling de omschrijving "Salaris" en de verwerkte periode mee. Bijvoorbeeld "Salaris Juli 2016"
Alleen als er via een andere bankrekening wordt betaald (bijvoorbeeld 2 of via een loonbeslag), dan wordt de omschrijving die is ingegeven bij de betreffende rekening meegenomen.
Landen die meedoen met SEPA
SEPA omvat alle landen binnen de EU, aangevuld met enkele andere landen. In totaal gaat het om de volgende 34 landen: België, Bulgarije, Cyprus, Denemarken, Duitsland, Estland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Hongarije, Ierland, IJsland, Italië, Kroatië, Letland, Liechtenstein, Litouwen, Luxemburg, Malta, Monaco, Nederland, Noorwegen, Oostenrijk, Polen, Portugal, Roemenië, San Marino, Slovenië, Slowakije, Spanje, Tsjechië, Verenigd Koninkrijk, Zweden en Zwitserland.
Let op! Het is alleen mogelijk om een SEPA betaling uit te voeren naar een IBAN-land. Buitenlandse betalingen naar een niet IBAN-land zijn alleen handmatig via het telebankier-programma uit te voeren.
Splitsen SEPA-bestand
Het SEPA-bestand dat uit Nmbrs wordt gehaald is een gecomprimeerd bestand (een batch betaling) met alle betalingen in één. Dit zal er over het algemeen voor zorgen dat alle salarisbetalingen op het bankafschrift als een betaling wordt weergegeven.
Het is mogelijk deze optie uit te zetten, Dit kan via de salarisdocumenten instellingen op bedrijfsniveau, zoals hieronder aangegeven.
Deze instelling heeft geen effect op het SEPA bestand voor de loonaangifte. Het SEPA bestand voor de loonaangifte wordt nooit gekenmerkt als batch.
SenderID
Bij sommige banken is het verplicht een Sender ID mee te geven (onder ander bij de Bank of America). Deze kun je invullen bij het rekeniningnummer op bedrijfsniveau:
Fouten vinden in SEPA
Wanneer er foutmelding in het SEPA-bestand zit kan op de volgende manier worden achterhaald waar deze melding vandaan komt: Wat zijn de foutmeldingen SEPA?
Let op: Voor sommige banken is het verplicht om naast het IBAN-nummer ook de BIC-code in te voeren. Voor meer informatie hierover kan je contact opnemen met de betreffende bank.
Welke betalingen worden (niet) verrekend in het SEPA bestand?
Als er binnen een run een correctie op een eerdere loonstrook is, dan wordt het bedrag in principe verrekend (aangevuld of ingehouden) op de "normale" betaling naar de medewerker.
Er zijn twee situaties waarin dit niet gebeurt.
- Een eerdere betaling is via een kas betaling gedaan (dit zie je onderaan de loonstrook), achteraf voeg je een IBAN nummer toe aan deze reeds verloonde periode en er volgt ook nog een nabetaling. In deze situatie zal het eerdere betaalde bedrag "tegengeboekt" wordt op "kas" en de volledige nieuwe betaling via het SEPA bestand worden meegenomen. Oplossing: Indien dit niet wenselijk is dan kan je ervoor kiezen om het IBAN nummer pas toe te voegen vanaf de eerstvolgende periode die nog niet uitbetaald is. De nabetalingen worden dan tevens op Kas uitbetaald.
- Er is een negatieve loonstrook (de betaling aan de medewerker is in dit geval een inhouding) in de huidige periode, dit zou kunnen gebeuren met een eindafrekening, maar zou ook kunnen gebeuren als er een voorschot is uitbetaald wat daadwerkelijk hoger is dan de (netto) verloning in de betreffende periode.
In dit geval zal het (negatieve) bedrag op "kas" geboekt worden en zal dit niet verrekend worden met een positieve betaling van een verloning in dezelfde run. Oplossing: voer deze betalingen in (negatief) in de eerstvolgende periode op een onbelaste looncode.
Bij beiden situaties zullen in de betaallijst (salarisdocumenten) deze bedrag onder het kopje "Kas" worden weergegeven.
Opmerkingen