Het SEPA-bestand wordt automatisch gegenereerd na het draaien van een run in Nmbrs. Dit bestand is beschikbaar bij de salarisdocumenten en kan worden gedownload in PDF- en XML-formaten. Het XML-bestand gebruik je voor het importeren bij de bank.
- Niet beschikbaar: SEPA-bestanden kunnen niet als CGI-formaat worden gedownload.
- Niet beschikbaar: Wij ondersteunen geen Hash code bij de SEPA.
- Nieuwe/Andere versie SEPA bestand: We zijn op de hoogte van de nieuwe SEPA-versie die in 2025 de huidige SEPA versie zal vervangen en zullen deze tijdig implementeren, ruim vóórdat de ondersteuning voor de huidige versie vervalt. Op dit moment is de nieuwe versie echter nog niet beschikbaar.
Betaaldatum aanpassen
- Open het SEPA-bestand.
- Pas de betaaldatum aan.
- Klik op 'Download SEPA'.
Let op: Het SEPA bestand zal dan de betaaldatum onthouden wanneer je deze inleest in de bank. De aangepaste betaaldatum wordt niet opgeslagen in Nmbrs. Bij het opnieuw openen van het bestand wordt de huidige datum weergegeven.
Beschrijving van betalingen
- Standaardrekening: Betalingen krijgen de omschrijving "Salaris [Maand Jaar]" als standaard. Als je de tekst die onder de "Run Omschrijving" aanpast, wordt die tekst meegenomen in de SEPA-bestanden en zichtbaar wordt bij de betalingen van alle werknemers.
- Andere rekeningen: De beschrijving komt overeen met wat bij de specifieke rekening is ingevoerd.
SEPA-deelnemende landen
SEPA omvat de EU-landen plus enkele andere, zoals Noorwegen en Zwitserland. Betalingen naar niet-IBAN-landen zijn alleen handmatig mogelijk via telebankieren.
Lijst van SEPA-landen: België, Bulgarije, Cyprus, Denemarken, Duitsland, Estland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Hongarije, Ierland, IJsland, Italië, Kroatië, Letland, Liechtenstein, Litouwen, Luxemburg, Malta, Monaco, Nederland, Noorwegen, Oostenrijk, Polen, Portugal, Roemenië, San Marino, Slovenië, Slowakije, Spanje, Tsjechië, Verenigd Koninkrijk, Zweden en Zwitserland.
SEPA-bestand splitsen
Standaard is het SEPA-bestand een batchbestand waarin alle betalingen gecombineerd zijn. Wil je dit uitschakelen?
- Ga naar salarisdocumenteninstellingen op bedrijfsniveau.
- Pas de instelling aan.
Let op: Deze wijziging heeft geen invloed op SEPA-bestanden voor loonaangifte. Die worden nooit als batchbestand gegenereerd.
Sender ID
Sommige banken, zoals de Bank of America, vereisen een Sender ID. Deze stel je in via het rekeningnummer op bedrijfsniveau.
Foutmeldingen in SEPA-bestanden
- Controleer foutmeldingen aan de hand van de documentatie van je bank.
- Voor sommige banken is een BIC-code naast het IBAN-nummer verplicht. Neem contact op met je bank voor details.
- De Deutsche bank accepteren het XML formaat wat in de rest van Europa wordt gebruikt (nog) niet.
Via een handmatige aanpassing kun je het XML-bestand inlezen bij de bank. Als je het XML-bestand opent in Notepad kan je de aanpassing doen.
Netto betalingen per run (vanaf 2024)
Correcties in eerdere periodes worden verrekend in de laatste periode van de run. Het totaalbedrag bepaalt of het een uitbetaling (via de bank) of een inhouding (via kas) betreft.
Tot en met 2023 waren er uitzonderingen waarbij correcties niet werden verwerkt in SEPA-bestanden:
- Wanneer een eerdere betaling via kas is verricht (zoals vermeld onderaan de loonstrook) en je achteraf een IBAN-nummer toevoegt aan deze reeds verwerkte loonperiode waarbij ook een nabetaling plaatsvindt, zal het volgende gebeuren:
- Het eerder via kas betaalde bedrag wordt automatisch tegengeboekt
- De volledige nieuwe betaling (inlcusief nabetaling) wordt via het SEPA-bestand verwerkt
Oplossing indien ongewenst: Indien deze automatische omzetting niet wenselijk is, kunt u ervoor kiezen om het IBAN-nummer pas toe te voegen vanaf de eerstvolgende nog niet uitbetaalde periode. In dat geval worde de nabetalingen, net als de oorspronkelijke betaling, via kas uitbetaald.
2.Er is een negatieve loonstrook (de betaling aan de medewerker is in dit geval een inhouding) in de huidige periode, dit zou kunnen gebeuren met een eindafrekening, maar zou ook kunnen gebeuren als er een voorschot is uitbetaald wat daadwerkelijk hoger is dan de (netto) verloning in de betreffende periode.
In dit geval zal het (negatieve) bedrag op "kas" geboekt worden en zal dit niet verrekend worden met een positieve betaling van een verloning in dezelfde run. Oplossing: voer deze betalingen in (negatief) in de eerstvolgende periode op een onbelaste looncode.
Bij beiden situaties zullen in de betaallijst (salarisdocumenten) dit bedrag onder het kopje "Kas" worden weergegeven.
Betalingen uitsluiten van SEPA
Het is niet mogelijk om specifieke betalingen uit te sluiten. Wil je dit toch?
- Draai de run terug.
- Verwijder het bankrekeningnummer bij de betreffende medewerker(s).
- Draai de run opnieuw.
Opmerkingen