Sjablonen maken in Word

Wanneer je standaard Sjablonen in Nmbrs aanmaakt, kun je documenten zoals brieven of contracten opstellen. In deze sjablonen kun je vaste en variabele tekst opnemen.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je deze standaard documenten aanmaakt in Microsoft Word en uploadt naar Nmbrs®. Vervolgens kun je deze bij de medewerker downloaden met de gegevens van de medewerker in het sjabloon. Daarnaast kan het worden gebruikt voor digitale ondertekening.

Volg de stappen hieronder om de sjablonen in te stellen:

  1. Vereisten
  2. Template Builder downloaden
  3. Sjabloon maken
  4. Sjabloon opslaan
  5. Rechten in user Template aanpassen
  6. Sjabloon uploaden (Hoogste niveau)
  7. Sjabloon uploaden (Debiteur niveau - Alleen voor accountants)
  8. Sjabloon downloaden
  9. Foutmeldingen


LET OP!

  • Het genereren van een document, op basis van een sjabloon, gebeurt op medewerkersniveau en het is daarom alleen mogelijk om de documenten per medewerker uit Nmbrs® te halen. Met andere woorden, het is niet mogelijk om in één keer voor meerdere medewerkers een contract te laten genereren en te downloaden.
  • Per 01-01-2019 zullen de oude sjablonen in Nmbrs® vervallen. Zorg dat je tijdig oude sjablonen hebt omgezet naar de Word sjablonen. 
  • Indien een veld in het sjabloon niet ingevuld kan worden door ontbrekende gegevens bij het bedrijf of de medewerker dan zal dit veld in het gegenereerde document blijven staan. Bijvoorbeeld: [Voorvoegsel] / [Salaris] / [Adres toevoeging]
    Hier is voor gekozen zodat het altijd duidelijk is dat een bepaald veld niet gevuld kan worden.

1. Vereisten

De volgende vereisten zijn nodig om sjablonen te kunnen maken in Word en vervolgens te kunnen uploaden en downloaden in Nmbrs:
  • De Nmbrs® Template Builder is beschikbaar vanaf Microsoft Word® 2013
    Let op! Het is mogelijk om in Word® 2013 te werken, maar we ondersteunen geen problemen die bij het gebruik van deze versie ontstaan. We adviseren daarom om met Word® 2016 te werken.
  • De Nmbrs® Template Builder add-in moet toegevoegd zijn via de Microsoft Store
  • Het dashlet 'Document Sjablonen'/'Document Templates' moet toegevoegd zijn aan het template van de gebruiker
  • Het bestand moet een .docx extensie hebben
  • Het bestand mag niet groter zijn dan 1500 KB (1,5 MB)


2. Template Builder downloaden

Voordat je sjablonen kan maken in Word, zal je een add-in bij Word toe moeten voegen. Volg de volgende stappen om de Nmbrs® Template Builder toe te voegen:
  1. Ga in Word naar het tabblad 'Invoegen'/'Insert'
  2. Klik op Store
  3. Zoek naar 'nmbrs' + druk op 'Enter'
  4. Klik in de regel van Nmbrs® Template Builder op 'Toevoegen'
  5. Aan de rechterkant opent zich een extra venster met de Nmbrs® Template Builder
 Document_Templates_2.1.gif
 

3. Sjabloon maken

In de Nmbrs® Template Builder kan je rechts onderin de taal wijzigen:
Document_Template_3.png
 
In de Nmbrs® Template Builder zijn 2 categorieën gemaakt: 'Persoon' en 'Bedrijf':
Document_Template_4.png
Onder 'Persoon' kan je variabelen ingeven die op medewerkerniveau te vinden zijn, onder 'Bedrijf' zijn variabelen te vinden die van bedrijfsniveau gehaald worden.
Klik op 1 van de categorieën om de variabelen te tonen:
Document_Template_5.png
 
Na het klikken op een variabele zal deze worden toegevoegd aan het Word document. Je kan hierbij alle opmaak gebruiken zoals je gewend bent in Word. Denk hierbij aan tabellen, afbeeldingen, ontwerpen, uitlijningen, inspringen, et cetera.
Zie hieronder een voorbeeld sjabloon:
Document_Template_6.png
 
Na het downloaden vanuit Nmbrs zullen de (hier als rood gemarkeerde) variabelen pas vervangen worden met de daadwerkelijke waardes.
 
 

4. Sjabloon opslaan

Oorzaak
Bij 'Opslaan als...'/'Save as...' kan je aangeven als welk type document je het bestand op wil slaan. Sla het Word-document op als '.docx' extensie. Andere bestand extensies worden niet geaccepteerd bij het uploaden naar Nmbrs®.
Document_Template_7.png
 

5. Rechten in user Template aanpassen

Om toegang te krijgen tot de Document Sjablonen pagina, moet deze eerst aangezet worden in de template.
Zie onderstaande GIF (kort filmpje):
Document_Templates_1.gif
 
Voor het aanzetten op debiteurniveau, dien je in de dashboard editor onder Explorer (--> Debiteur --> Dashlet toevoegen) het dashlet van de Document Sjablonen toevoegen.
Voor het aanzetten op medewerkerniveau, dien je in de dashboard editor onder Explorer (--> Medewerkers --> Dashlet toevoegen) het dashlet van de Document Sjablonen toevoegen.
Het kan zijn dat er uit- en ingelogd moet worden voordat de pagina's zichtbaar worden voor de gebruiker.
 
Zie ook dit artikel voor meer informatie over het aanpassen van de template:
 
 

6. Sjabloon uploaden (Hoogste niveau)

Volg de stappen hieronder om een sjabloon te uploaden in Nmbrs®:
  1. Ga naar Instellingen (linkermenu) --> Global Instellingen --> Document Sjablonen.
  2. Klik op 'Nieuw sjabloon' en sleep een .docx-bestand naar het veld of klik op 'Blader' om een bestand uit een lokale map op je computer te selecteren.
  3. Klik op "Upload" als het bestand klaar is om te uploaden.
  4. Na enkele seconden zal het bestand zichtbaar worden in de lijst met sjablonen.
  5. Indien gewenst kan het sjabloon gedownload worden met behulp van het 'omlaag'-pijltje.
    LET OP! Hierbij worden de variabelen niet vervangen met waardes, dit gebeurt alleen bij het downloaden op medewerkerniveau.
  6. Indien gewenst kan het sjabloon verwijderd worden met behulp van het kruisje.
Zie onderstaande GIF (kort filmpje):
 
Document_Templates_3.gif
 
 

7. Sjabloon uploaden (Debiteur niveau - Alleen voor accountants)

Volg de stappen hieronder om een sjabloon te uploaden in Nmbrs®:
  1. Ga naar debiteurniveau --> Instellingen --> Documenten --> Document Sjablonen
  2. Klik op 'Nieuw sjabloon' en sleep een .docx-bestand naar het veld of klik op 'Blader' om een bestand uit een lokale map op je computer te selecteren.
  3. Klik op "Upload" als het bestand klaar is om te uploaden.
  4. Na enkele seconden zal het bestand zichtbaar worden in de lijst met sjablonen.
  5. Indien gewenst kan het sjabloon gedownload worden met behulp van het 'omlaag'-pijltje.
    LET OP! Hierbij worden de variabelen niet vervangen met waardes, dit gebeurt alleen bij het downloaden op medewerkerniveau.
  6. Indien gewenst kan het sjabloon verwijderd worden met behulp van het kruisje.

Zie onderstaande GIF (kort filmpje):

Document_Templates_4.gif

 
 

8. Sjabloon downloaden

Volg de stappen hieronder om een sjabloon te uploaden in Nmbrs®:
  1. Ga naar medewerkerniveau --> Start --> Dashlet Documenten Sjablonen
  2. Klik op 'Genereer sjablonen'
  3. Selecteer in het dropdown menu een sjabloon van het juiste niveau
  4. Klik op 'Genereer sjabloon'
  5. Het sjabloon wordt naar je lokale downloadmap gestuurd
    In de meeste browsers wordt het gedownloade sjabloon onderaan weergeven
  6. Klik op 'Openen' om het sjabloon in Word te openen en de gevulde variabelen te zien
Zie onderstaande GIF (kort filmpje):
Document_Templates_5.gif
 

9. Foutmeldingen

Hieronder vind je een overzicht van de meeste voorkomende foutmeldingen die getoond kunnen worden:

Melding Alleen .docx bestanden zijn toegestaan. Probeer opnieuw.
Oorzaak

Je probeert een bestand te uploaden wat geen .docx bestand is. Het is alleen mogelijk om .docx bestanden als sjabloon te uploaden.

Oplossing Open het gemaakte sjabloon nogmaals in Microsoft Word en zorg ervoor dat je dit bestand opslaat als een .docx bestand.
Melding Je kan alleen één bestand tegelijk uploaden.
Oorzaak

Je probeert meerdere bestanden tegelijk te uploaden. Het uploaden van sjablonen gaat met 1 bestand per keer

Oplossing Sleep maximaal 1 bestand naar het dropdown veld of selecteer maar 1 bestand bij het 'bladeren' door je lokale bestanden.
Melding Bestandsnaam is al in gebruik. Probeer opnieuw.
Oorzaak

Je probeert een sjabloon te uploaden waarvan de bestandsnaam reeds in gebruik is.

Oplossing Sla dit bestand op met een andere bestandsnaam en probeer het sjabloon opnieuw te uploaden.
Melding Het bestand is leeg. Probeer opnieuw met een document met inhoud.
Oorzaak  Je probeert een sjabloon te uploaden waarin geen enkele opmaak aanwezig is.
Oplossing Vul het Word document met tekst en variabelen en probeer het opnieuw. 
Melding Het bestand is groter dan 1500 KB.
Oorzaak  Het sjabloon wat je probeert te uploaden is groter dan 1500 KB (1,5 MB).
Oplossing Zorg ervoor dat het bestand kleiner is dan 1500 KB (1,5 MB) en probeer het opnieuw. Afbeeldingen en video's bestaan bijvoorbeeld vaak uit veel KB's.
Melding Er is een fout ontstaan bij het inlezen van het bestand.
Oorzaak

Een onbekende fout heeft zich voor gedaan tijdens het inlezen van het bestand.

Oplossing Probeer het sjabloon nogmaals te uploaden, mocht deze foutmelding blijven terugkomen dan kan je een mail sturen naar support@nmbrs.nl.
Volgen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk