Wanneer je standaard Sjablonen in Nmbrs aanmaakt, kun je documenten zoals brieven of contracten opstellen. In deze sjablonen kun je vaste en variabele tekst opnemen.
In dit artikel wordt uitgelegd hoe je deze standaard documenten aanmaakt in Microsoft Word en uploadt naar Visma Nmbrs. Vervolgens kun je deze bij de medewerker downloaden met de gegevens van de medewerker in het sjabloon. Daarnaast kan het worden gebruikt voor digitale ondertekening.
Volg de stappen hieronder om de sjablonen in te stellen:
- Vereisten
- Template Builder downloaden
- Sjabloon maken
- Sjabloon opslaan
- Rechten in user Template aanpassen
- Sjabloon uploaden (Hoogste niveau)
- Sjabloon uploaden (Debiteur niveau - Alleen voor accountants)
- Sjabloon downloaden
- Foutmeldingen
LET OP!
- Het genereren van een document, op basis van een sjabloon, gebeurt op medewerkersniveau en het is daarom alleen mogelijk om de documenten per medewerker uit Nmbrs te halen. Met andere woorden, het is niet mogelijk om in één keer voor meerdere medewerkers een contract te laten genereren en te downloaden.
- Per 01-01-2019 zullen de oude sjablonen in Nmbrs vervallen. Zorg dat je tijdig oude sjablonen hebt omgezet naar de Word sjablonen.
- Indien een veld in het sjabloon niet ingevuld kan worden door ontbrekende gegevens bij het bedrijf of de medewerker dan zal dit veld in het gegenereerde document blijven staan. Bijvoorbeeld: [Voorvoegsel] / [Salaris] / [Adres toevoeging]
Hier is voor gekozen zodat het altijd duidelijk is dat een bepaald veld niet gevuld kan worden. - De variabelen werken niet in kop- en voetteksten.
1. Vereisten
De volgende vereisten zijn nodig om sjablonen te kunnen maken in Word en vervolgens te kunnen uploaden en downloaden in Nmbrs:- De Visma Nmbrs Template Builder is beschikbaar vanaf Microsoft Word® 2013
Let op! Het is mogelijk om in Word® 2013 te werken, maar we ondersteunen geen problemen die bij het gebruik van deze versie ontstaan. We adviseren daarom om met Word® 2016 te werken. - De Visma Nmbrs Template Builder add-in moet toegevoegd zijn via de Microsoft Store
- Het dashlet 'Document Sjablonen'/'Document Templates' moet toegevoegd zijn aan het template van de gebruiker
- Het bestand moet een .docx extensie hebben
- Het bestand mag niet groter zijn dan 1500 KB (1,5 MB)
2. Template Builder downloaden
Voordat je sjablonen kan maken in Word, zal je een add-in bij Word toe moeten voegen. Volg de volgende stappen om de Visma Nmbrs Template Builder toe te voegen:- Ga in Word naar het tabblad 'Invoegen'/'Insert'
- Klik op Store (invoegtoepassingen downloaden)
- Zoek naar 'nmbrs' + druk op 'Enter'
- Klik in de regel van Nmbrs Template Builder op 'Toevoegen'
- Aan de rechterkant opent zich een extra venster met de Visma Nmbrs Template Builder
3. Sjabloon maken
4. Sjabloon opslaan
Oorzaak5. Rechten in user Template aanpassen
Om toegang te krijgen tot de Document Sjablonen pagina, moet deze eerst aangezet worden in de template.Zie onderstaande GIF (kort filmpje):
Voor het aanzetten op medewerkerniveau, dien je in de dashboard editor onder Explorer (--> Medewerkers --> Dashlet toevoegen) het dashlet van de Document Sjablonen toevoegen.
Het kan zijn dat er uit- en ingelogd moet worden voordat de pagina's zichtbaar worden voor de gebruiker.
6. Sjabloon uploaden (Hoogste niveau)
- Ga naar Instellingen (linkermenu) --> Global Instellingen --> Document Sjablonen.
- Klik op 'Nieuw sjabloon' en sleep een .docx-bestand naar het veld of klik op 'Blader' om een bestand uit een lokale map op je computer te selecteren.
- Klik op "Upload" als het bestand klaar is om te uploaden.
- Na enkele seconden zal het bestand zichtbaar worden in de lijst met sjablonen.
- Indien gewenst kan het sjabloon gedownload worden met behulp van het 'omlaag'-pijltje.
LET OP! Hierbij worden de variabelen niet vervangen met waardes, dit gebeurt alleen bij het downloaden op medewerkerniveau. - Indien gewenst kan het sjabloon verwijderd worden met behulp van het kruisje.
7. Sjabloon uploaden (Debiteur niveau - Alleen voor accountants)
- Ga naar debiteurniveau --> Instellingen --> Documenten --> Document Sjablonen
- Klik op 'Nieuw sjabloon' en sleep een .docx-bestand naar het veld of klik op 'Blader' om een bestand uit een lokale map op je computer te selecteren.
- Klik op "Upload" als het bestand klaar is om te uploaden.
- Na enkele seconden zal het bestand zichtbaar worden in de lijst met sjablonen.
- Indien gewenst kan het sjabloon gedownload worden met behulp van het 'omlaag'-pijltje.
LET OP! Hierbij worden de variabelen niet vervangen met waardes, dit gebeurt alleen bij het downloaden op medewerkerniveau. - Indien gewenst kan het sjabloon verwijderd worden met behulp van het kruisje.
Zie onderstaande GIF (kort filmpje):
8. Sjabloon downloaden
- Ga naar medewerkerniveau --> Start --> Tabblad HR --> Dashlet Documenten Sjablonen
- Klik op 'Genereer sjablonen'
- Selecteer in het dropdown menu een sjabloon van het juiste niveau
- Klik op 'Genereer sjabloon'
- Het sjabloon wordt naar je lokale downloadmap gestuurd
In de meeste browsers wordt het gedownloade sjabloon onderaan weergeven - Klik op 'Openen' om het sjabloon in Word te openen en de gevulde variabelen te zien
9. Foutmeldingen
Hieronder vind je een overzicht van de meeste voorkomende foutmeldingen die getoond kunnen worden:Foutmelding na downloaden Nmbrs Template Builder
Deze invoegtoepassing kan niet worden gestart. Sluit dit dialoogvenster om het probleem te negeren of klik op Opnieuw starten om het opnieuw te proberen.
Foutmeldingen in Nmbrs
Melding | Alleen .docx bestanden zijn toegestaan. Probeer opnieuw. |
---|---|
Oorzaak |
Je probeert een bestand te uploaden wat geen .docx bestand is. Het is alleen mogelijk om .docx bestanden als sjabloon te uploaden. |
Oplossing | Open het gemaakte sjabloon nogmaals in Microsoft Word en zorg ervoor dat je dit bestand opslaat als een .docx bestand. |
Melding | Je kan alleen één bestand tegelijk uploaden. |
---|---|
Oorzaak |
Je probeert meerdere bestanden tegelijk te uploaden. Het uploaden van sjablonen gaat met 1 bestand per keer |
Oplossing | Sleep maximaal 1 bestand naar het dropdown veld of selecteer maar 1 bestand bij het 'bladeren' door je lokale bestanden. |
Melding | Bestandsnaam is al in gebruik. Probeer opnieuw. |
---|---|
Oorzaak |
Je probeert een sjabloon te uploaden waarvan de bestandsnaam reeds in gebruik is. |
Oplossing | Sla dit bestand op met een andere bestandsnaam en probeer het sjabloon opnieuw te uploaden. |
Melding | Het bestand is leeg. Probeer opnieuw met een document met inhoud. |
---|---|
Oorzaak | Je probeert een sjabloon te uploaden waarin geen enkele opmaak aanwezig is. |
Oplossing | Vul het Word document met tekst en variabelen en probeer het opnieuw. |
Melding | Het bestand is groter dan 1500 KB. |
---|---|
Oorzaak | Het sjabloon wat je probeert te uploaden is groter dan 1500 KB (1,5 MB). |
Oplossing | Zorg ervoor dat het bestand kleiner is dan 1500 KB (1,5 MB) en probeer het opnieuw. Afbeeldingen en video's bestaan bijvoorbeeld vaak uit veel KB's. |
Melding | Er is een fout ontstaan bij het inlezen van het bestand. |
---|---|
Oorzaak |
Een onbekende fout heeft zich voor gedaan tijdens het inlezen van het bestand. |
Oplossing | Probeer het sjabloon nogmaals te uploaden, mocht deze foutmelding blijven terugkomen, stuur dan een ticket in via onze support pagina. |
Opmerkingen