Document sjablonen maken in Word

Met de Nmbrs Template Builder kun je standaard sjablonen maken voor documenten zoals brieven en contracten. Deze sjablonen bevatten vaste en variabele teksten en kunnen gebruikt worden voor digitale ondertekening. Hieronder worden de stappen uitgelegd om sjablonen te maken, uploaden en gebruiken. Dit gaat dus over templates voor het genereren van documenten, zoals contracten, aan de hand van tokens/variabelen. Dit gaat niet over templates voor gebruikersrechten of signalen.

1. Vereisten voor sjablonen

  • Software: Microsoft Word® 2016 of hoger (gebruik van Word® 2013 is mogelijk, maar niet ondersteund).
  • Add-in: Nmbrs Template Builder, te installeren via de Microsoft Store.
  • Bestandseisen:
    • Bestandstype: .docx
    • Maximale bestandsgrootte: 1,5 MB (1500 KB)
  • Dashlet: Het dashlet Document Sjablonen moet zijn toegevoegd aan de gebruikersinstellingen.

2. Template Builder installeren

  1. Open Microsoft Word en ga naar Bestand > Invoegtoepassingen downloaden.
  2. Zoek naar "Nmbrs" en klik op Toevoegen.
  3. Aan de rechterkant opent zich de Nmbrs Template Builder.

3. Sjablonen maken

  1. Open de Nmbrs Template Builder. Stel de taal in rechtsonder.
  2. Kies een categorie:
    • Persoon: Variabelen op medewerkerniveau.
    • Bedrijf: Variabelen op bedrijfsniveau.
  3. Klik op een variabele om deze toe te voegen aan je document.
  4. Gebruik Word-opmaak (zoals tabellen, afbeeldingen en opmaakstijlen) om je sjabloon te ontwerpen.

Belangrijk: Variabelen worden vervangen met gegevens bij het genereren van een document. Niet-invulbare variabelen blijven zichtbaar in het document, zodat duidelijk is welke gegevens ontbreken.

4. Sjabloon opslaan

  • Sla het bestand op als .docx via Opslaan als.... Andere extensies worden niet ondersteund.

5. Rechten aanpassen

Om toegang te krijgen tot de Document Sjablonen-pagina:

  1. Voeg het dashlet toe in de dashboard-editor:
    • Debiteurniveau: Ga naar Explorer > Debiteur > Dashlet toevoegen.
    • Medewerkerniveau: Ga naar Explorer > Medewerker > Dashlet toevoegen.
  2. Log eventueel opnieuw in om de wijzigingen zichtbaar te maken.
 

6. Sjabloon uploaden

Op hoogste niveau

  1. Ga naar Instellingen > Global Instellingen > Document Sjablonen.
  2. Klik op Nieuw sjabloon en upload een .docx-bestand door het te slepen of te bladeren.
  3. Klik op Upload. Het sjabloon verschijnt in de lijst.

Op debiteurniveau (voor accountants)

  1. Ga naar Debiteurniveau > Instellingen > Documenten > Document Sjablonen.
  2. Herhaal de stappen zoals hierboven beschreven.

Let op: Bij het downloaden op dit niveau worden variabelen niet ingevuld.

 

7. Sjabloon downloaden

  1. Ga naar Medewerkerniveau > Start > HR > Dashlet Document Sjablonen.
  2. Klik op Genereer sjablonen en selecteer een sjabloon in het dropdown-menu.
  3. Klik op Genereer sjabloon. Het bestand wordt gedownload en is gevuld met de gegevens van de medewerker. 

8. Foutmeldingen oplossen

Veelvoorkomende problemen en oplossingen

  • Fout bij invoegtoepassing:
    • Probeer de add-in opnieuw te installeren via de Word Add-in Store.
    • Voeg de URL van de invoegtoepassing toe als veilige URL.
    • Controleer of je Microsoft Word-versie 2016 of hoger is.
  • Geen oplossing mogelijk? Bouw sjablonen op een ander apparaat en upload ze naar Nmbrs.

Belangrijke aandachtspunten bij het maken van een template sjabloon

  1. Documenten kunnen alleen per medewerker gegenereerd en gedownload worden. Bulkdownloads voor meerdere medewerkers zijn niet mogelijk.
  2. Oude sjablonen (genoemd debiteur sjabloon in Nmbrs op debiteurniveau) in Nmbrs vervallen vanaf 01-01-2019. Zet tijdig over naar Word-sjablonen (en voeg deze dan toe onder document sjabloon in Nmbrs of debiteurniveau).
  3. Variabelen/tokens werken niet in kop- en voetteksten, het gegenereerde document zal hier niks mee doen. Let hierop als je een logo toevoegt.
  4. Huisnummer en huisnummer toevoeging (suffix) zijn aparte variabelen die allebei moeten worden toegevoegd aan de template van het sjabloon waarmee je een document wilt genereren.

 

Foutmeldingen in Nmbrs

Melding Alleen .docx bestanden zijn toegestaan. Probeer opnieuw.
Oorzaak

Je probeert een bestand te uploaden wat geen .docx bestand is. Het is alleen mogelijk om .docx bestanden als sjabloon te uploaden.
Oplossing Open het gemaakte sjabloon nogmaals in Microsoft Word en zorg ervoor dat je dit bestand opslaat als een .docx bestand.
Melding Je kan alleen één bestand tegelijk uploaden.
Oorzaak

Je probeert meerdere bestanden tegelijk te uploaden. Het uploaden van sjablonen gaat met 1 bestand per keer
Oplossing Sleep maximaal 1 bestand naar het dropdown veld of selecteer maar 1 bestand bij het 'bladeren' door je lokale bestanden.
Melding Bestandsnaam is al in gebruik. Probeer opnieuw.
Oorzaak

Je probeert een sjabloon te uploaden waarvan de bestandsnaam reeds in gebruik is.
Oplossing Sla dit bestand op met een andere bestandsnaam en probeer het sjabloon opnieuw te uploaden.
Melding Het bestand is leeg. Probeer opnieuw met een document met inhoud.
Oorzaak  Je probeert een sjabloon te uploaden waarin geen enkele opmaak aanwezig is.
Oplossing Vul het Word document met tekst en variabelen en probeer het opnieuw. 
Melding Het bestand is groter dan 1500 KB.
Oorzaak  Het sjabloon wat je probeert te uploaden is groter dan 1500 KB (1,5 MB).
Oplossing Zorg ervoor dat het bestand kleiner is dan 1500 KB (1,5 MB) en probeer het opnieuw. Afbeeldingen en video's bestaan bijvoorbeeld vaak uit veel KB's.
Melding Er is een fout ontstaan bij het inlezen van het bestand.
Oorzaak

Een onbekende fout heeft zich voor gedaan tijdens het inlezen van het bestand.
Oplossing Probeer het sjabloon nogmaals te uploaden, mocht deze foutmelding blijven terugkomen, stuur dan een ticket in via onze support pagina.
last update:

Opmerkingen