Wanneer je standaard Sjablonen in Nmbrs aanmaakt, kun je documenten zoals brieven of contracten opstellen. In deze sjablonen kun je vaste en variabele tekst opnemen.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je deze standaard documenten aanmaakt in Microsoft Word en uploadt naar Visma Nmbrs. Vervolgens kun je deze bij de medewerker downloaden met de gegevens van de medewerker in het sjabloon. Daarnaast kan het worden gebruikt voor digitale ondertekening.

Volg de stappen hieronder om de sjablonen in te stellen:

1. Vereisten
2. Template Builder downloaden
3. Sjabloon maken
4. Sjabloon opslaan
5. Rechten in user Template aanpassen
6. Sjabloon uploaden (Hoogste niveau)
7. Sjabloon uploaden (Debiteur niveau - Alleen voor accountants)
8. Sjabloon downloaden
9. Foutmeldingen
   
   
   

LET OP!

• Het genereren van een document, op basis van een sjabloon, gebeurt op medewerkersniveau en het is daarom alleen mogelijk om de documenten per medewerker uit Nmbrs te halen. Met andere woorden, het is niet mogelijk om in één keer voor meerdere medewerkers een contract te laten genereren en te downloaden.
• Per 01-01-2019 zullen de oude sjablonen in Nmbrs vervallen. Zorg dat je tijdig oude sjablonen hebt omgezet naar de Word sjablonen. 
• Indien een veld in het sjabloon niet ingevuld kan worden door ontbrekende gegevens bij het bedrijf of de medewerker dan zal dit veld in het gegenereerde document blijven staan. Bijvoorbeeld: [Voorvoegsel] / [Salaris] / [Adres toevoeging]
  Hier is voor gekozen zodat het altijd duidelijk is dat een bepaald veld niet gevuld kan worden.
• De variabelen werken niet in kop- en voetteksten. 

• De Visma Nmbrs Template Builder is beschikbaar vanaf Microsoft Word® 2013
  Let op! Het is mogelijk om in Word® 2013 te werken, maar we ondersteunen geen problemen die bij het gebruik van deze versie ontstaan. We adviseren daarom om met Word® 2016 te werken.
• De Visma Nmbrs Template Builder add-in moet toegevoegd zijn via de Microsoft Store
• Het dashlet 'Document Sjablonen'/'Document Templates' moet toegevoegd zijn aan het template van de gebruiker
• Het bestand moet een .docx extensie hebben
• Het bestand mag niet groter zijn dan 1500 KB (1,5 MB)
  
  
  

2. Template Builder downloaden

Voordat je sjablonen kan maken in Word, zal je een add-in bij Word toe moeten voegen. Volg de volgende stappen om de Visma Nmbrs Template Builder toe te voegen:

1. Ga in Word naar het tabblad 'Invoegen'/'Insert'
2. Klik op Store (invoegtoepassingen downloaden)
3. Zoek naar 'nmbrs' + druk op 'Enter'
4. Klik in de regel van Nmbrs Template Builder op 'Toevoegen'
5. Aan de rechterkant opent zich een extra venster met de Visma Nmbrs Template Builder

 

 

3. Sjabloon maken

In de Nmbrs Template Builder kan je rechts onderin de taal wijzigen:

 

In de Nmbrs Template Builder zijn 2 categorieën gemaakt: 'Persoon' en 'Bedrijf':

Onder 'Persoon' kan je variabelen ingeven die op medewerkerniveau te vinden zijn, onder 'Bedrijf' zijn variabelen te vinden die van bedrijfsniveau gehaald worden.

Klik op 1 van de categorieën om de variabelen te tonen:

 

Na het klikken op een variabele zal deze worden toegevoegd aan het Word document. Je kan hierbij alle opmaak gebruiken zoals je gewend bent in Word. Denk hierbij aan tabellen, afbeeldingen, ontwerpen, uitlijningen, inspringen, et cetera.

Zie hieronder een voorbeeld sjabloon:

 

Na het downloaden vanuit Nmbrs zullen de (hier als rood gemarkeerde) variabelen pas vervangen worden met de daadwerkelijke waardes.

 

 

4. Sjabloon opslaan

Oorzaak

Bij 'Opslaan als...'/'Save as...' kan je aangeven als welk type document je het bestand op wil slaan. Sla het Word-document op als '.docx' extensie. Andere bestand extensies worden niet geaccepteerd bij het uploaden naar Visma Nmbrs.

 

5. Rechten in user Template aanpassen

Om toegang te krijgen tot de Document Sjablonen pagina, moet deze eerst aangezet worden in de template.
Zie onderstaande GIF (kort filmpje):

 

Voor het aanzetten op debiteurniveau, dien je in de dashboard editor onder Explorer (--> Debiteur --> Dashlet toevoegen) het dashlet van de Document Sjablonen toevoegen.
Voor het aanzetten op medewerkerniveau, dien je in de dashboard editor onder Explorer (--> Medewerkers --> Dashlet toevoegen) het dashlet van de Document Sjablonen toevoegen.
Het kan zijn dat er uit- en ingelogd moet worden voordat de pagina's zichtbaar worden voor de gebruiker.

 

Zie ook dit artikel voor meer informatie over het aanpassen van de template:

Template Aanpassen

 

 

6. Sjabloon uploaden (Hoogste niveau)

Volg de stappen hieronder om een sjabloon te uploaden in Visma Nmbrs:

1. Ga naar Instellingen (linkermenu) --> Global Instellingen --> Document Sjablonen.
2. Klik op 'Nieuw sjabloon' en sleep een .docx-bestand naar het veld of klik op 'Blader' om een bestand uit een lokale map op je computer te selecteren.
3. Klik op "Upload" als het bestand klaar is om te uploaden.
4. Na enkele seconden zal het bestand zichtbaar worden in de lijst met sjablonen.
5. Indien gewenst kan het sjabloon gedownload worden met behulp van het 'omlaag'-pijltje.
   LET OP! Hierbij worden de variabelen niet vervangen met waardes, dit gebeurt alleen bij het downloaden op medewerkerniveau.
6. Indien gewenst kan het sjabloon verwijderd worden met behulp van het kruisje.

Zie onderstaande GIF (kort filmpje):

 

 

 

7. Sjabloon uploaden (Debiteur niveau - Alleen voor accountants)

Volg de stappen hieronder om een sjabloon te uploaden in Visma Nmbrs:

1. Ga naar debiteurniveau --> Instellingen --> Documenten --> Document Sjablonen
2. Klik op 'Nieuw sjabloon' en sleep een .docx-bestand naar het veld of klik op 'Blader' om een bestand uit een lokale map op je computer te selecteren.
3. Klik op "Upload" als het bestand klaar is om te uploaden.
4. Na enkele seconden zal het bestand zichtbaar worden in de lijst met sjablonen.
5. Indien gewenst kan het sjabloon gedownload worden met behulp van het 'omlaag'-pijltje.
   LET OP! Hierbij worden de variabelen niet vervangen met waardes, dit gebeurt alleen bij het downloaden op medewerkerniveau.
6. Indien gewenst kan het sjabloon verwijderd worden met behulp van het kruisje.

Zie onderstaande GIF (kort filmpje):

 

 

8. Sjabloon downloaden

Volg de stappen hieronder om een sjabloon te uploaden in Visma Nmbrs:

1. Ga naar medewerkerniveau --> Start --> Tabblad HR --> Dashlet Documenten Sjablonen
2. Klik op 'Genereer sjablonen'
3. Selecteer in het dropdown menu een sjabloon van het juiste niveau
4. Klik op 'Genereer sjabloon'
5. Het sjabloon wordt naar je lokale downloadmap gestuurd
   In de meeste browsers wordt het gedownloade sjabloon onderaan weergeven
6. Klik op 'Openen' om het sjabloon in Word te openen en de gevulde variabelen te zien

Zie onderstaande GIF (kort filmpje):

 

9. Foutmeldingen

Hieronder vind je een overzicht van de meeste voorkomende foutmeldingen die getoond kunnen worden:

Foutmelding na downloaden Nmbrs Template Builder

Melding:

Fout bij invoegtoepassing
Deze invoegtoepassing kan niet worden gestart. Sluit dit dialoogvenster om het probleem te negeren of klik op Opnieuw starten om het opnieuw te proberen.

Oorzaak: 

Dit speelt vaak bij organisaties die gebruik maken van een Citrix omgeving of er zijn firewall instellingen die de invoegtoepassing van Microsoft blokkeren.

Oplossing: 

1. Probeer de invoegtoepassing opnieuw te installeren via de Word Add-in Store.

2. Eventueel kan geprobeerd worden om de URL van de invoegtoepassing toe te voegen als veilige URL:

3. Controleer of de Microsoft Word versie 2016 of hoger is.

4. Voor alle overige vragen zal contact opgenomen moeten worden met de eigen ICT afdeling.

Soms is er geen mogelijkheid om dit probleem op te lossen. Dan raden we aan om op een ander apparaat (waar de Nmbrs Template Builder wel werkt) alle documenten sjablonen te bouwen in Word en vervolgens te uploaden in Nmbrs. Over het algemeen bouw je de sjablonen eenmalig en doe je hier nauwelijks aanpassingen nadat deze geüpload zijn in Nmbrs.

 

Foutmeldingen in Nmbrs

Melding	Alleen .docx bestanden zijn toegestaan. Probeer opnieuw.
Oorzaak	Je probeert een bestand te uploaden wat geen .docx bestand is. Het is alleen mogelijk om .docx bestanden als sjabloon te uploaden.
Oplossing	Open het gemaakte sjabloon nogmaals in Microsoft Word en zorg ervoor dat je dit bestand opslaat als een .docx bestand.

Melding	Je kan alleen één bestand tegelijk uploaden.
Oorzaak	Je probeert meerdere bestanden tegelijk te uploaden. Het uploaden van sjablonen gaat met 1 bestand per keer
Oplossing	Sleep maximaal 1 bestand naar het dropdown veld of selecteer maar 1 bestand bij het 'bladeren' door je lokale bestanden.

Melding	Bestandsnaam is al in gebruik. Probeer opnieuw.
Oorzaak	Je probeert een sjabloon te uploaden waarvan de bestandsnaam reeds in gebruik is.
Oplossing	Sla dit bestand op met een andere bestandsnaam en probeer het sjabloon opnieuw te uploaden.

Melding	Het bestand is leeg. Probeer opnieuw met een document met inhoud.
Oorzaak	Je probeert een sjabloon te uploaden waarin geen enkele opmaak aanwezig is.
Oplossing	Vul het Word document met tekst en variabelen en probeer het opnieuw.

Melding	Het bestand is groter dan 1500 KB.
Oorzaak	Het sjabloon wat je probeert te uploaden is groter dan 1500 KB (1,5 MB).
Oplossing	Zorg ervoor dat het bestand kleiner is dan 1500 KB (1,5 MB) en probeer het opnieuw. Afbeeldingen en video's bestaan bijvoorbeeld vaak uit veel KB's.

Melding	Er is een fout ontstaan bij het inlezen van het bestand.
Oorzaak	Een onbekende fout heeft zich voor gedaan tijdens het inlezen van het bestand.
Oplossing	Probeer het sjabloon nogmaals te uploaden, mocht deze foutmelding blijven terugkomen, stuur dan een ticket in via onze support pagina.