HR Workflow - Digitaal ondertekenen van documenten

Met de komst van de HR Workflow is het mogelijk om documenten door gebruikers te digitaal te laten ondertekenen. In dit artikel behandelen we de volgende onderwerpen:

 

Stappenplan documenten onderteken via HR workflow

 

1. Hoe activeer ik de juiste rechten?

Begin met het controleren van de rechten in de templates van gebruikers. Alle gebruikers die een rol (gaan) spelen in de HR workflow, zullen over de juiste rechten dienen te beschikken.

Gebruikers die documenten gaan ondertekenen, dienen 'Document ondertekenen' op schrijven te hebben staan. Dit geldt voor alle logins. Bij logins anders dan Medewerker logins, dienen ook de rechten voor 'Cases' op schrijven te staan.

mceclip0.png

Gebruikers die HR Workflows gaan inrichten en toekennen aan medewerkers of sollicitanten, dienen op debiteurniveau de optie 'HR Workflow instellingen' op schrijven te hebben staan.

mceclip1.png

 

2. Hoe richt ik het ondertekenen via de HR Workflow in?

Op debiteurniveau kunnen de HR Workflows worden ingericht. In deze workflows, kan je de functionaliteit 'Documenten ondertekenen' instellen. Zo kan je hier bijvoorbeeld aangeven na hoeveel dagen een taak bij een gebruiker dient te verschijnen en door welk gebruikerstype deze uitgevoerd dient te worden. Het icoontje mceclip12.pnglaat zien dat het om een 'Document ondertekenen' taak gaat. Deze workflow(s) kan je later aan (bijvoorbeeld) een sollicitant koppelen.

mceclip10.png

 

3. Ik heb een HR Workflow ingericht. Hoe nu verder?

Om de HR workflow (met hierin de optie om een document te ondertekenen) toe te kennen aan gebruiker, dient deze gebruiker eerst aangemaakt te worden. Het digitaal ondertekenen van een document is voor ieder medewerker type beschikbaar. In dit voorbeeld gebruiken wij een sollicitant.

1. Via het tabblad 'Medewerkers' maak je een nieuwe sollicitant aan.
2. Open de instellingen van de sollicitant door op de naam te klikken.

mceclip4.png

3. Maak een login aan voor de sollicitant.

mceclip13.png

4. Voeg onder het tabblad 'HR' in het dashlet 'Case' de zojuist aangemaakte workflow toe aan de sollicitant. Belangrijk! De sollicitant moet eerst zijn account geactiveerd hebben, voordat de case gekoppeld wordt. Anders zal het niet mogelijk zijn om de sollicitant te selecteren voor de ondertekening. Dit zal spoedig worden verbeterd.

mceclip5.png

mceclip6.png

5. Na het koppelen van de workflow, staat er een taak klaar voor de betreffende gebruiker. Uiteraard zijn deze taken afhankelijk van hoe de workflow is ingericht. Wanneer een aantal dagen is ingevoerd bij de eerste stap, zal de taak niet direct verschijnen.

mceclip7.png

6. Wanneer alle voorgaande taken zijn doorlopen, zal de taak om het document te ondertekenen verschijnen.

mceclip8.png

7. Bij het versturen van het document, kunnen er tekenvelden voor de ondertekenaars worden aangemaakt in het document. Het is mogelijk om meerdere tekenvelden (voor bijvoorbeeld meerdere pagina's) aan te geven per ondertekenaar. Wanneer alle velden zijn aangegeven, kan het document verstuurd worden.

Sign.gif

 

4. Het document is verstuurd ter ondertekening. Hoe ziet dit er voor de medewerker uit?

De sollicitant heeft een e-mail ontvangen waarin hij ingelicht wordt over de openstaande taak. Wanneer hij of zij inlogt, zal in het menu aan de rechter kant een taak onder 'acties' open staan.

mceclip9.png

Zodra de sollicitant de taak opent, kan hij in het voor hem bestemde veld zijn handtekening plaatsen. Na ondertekening wordt het document verplaatst naar het tabblad 'ondertekende documenten' in het dashlet 'Documenten ondertekenen'.

Sign_1.2.gif

 

5. Wat gebeurt er met het document na ondertekening?

Zodra de medewerker het document heeft ondertekend, zal er een 'onderteken taak' klaar staan bij de volgende gebruiker in de workflow. Deze taak zal ook weer onder acties in het menu aan de rechterkant verschijnen.

Sign_1.3.gif

  

6. Waar kan ik het getekende document terugvinden?

Na ondertekening van de gebruikers, wordt het ondertekende document opgeslagen in het dashlet 'Documenten ondertekenen' op medewerkersniveau. Vanuit hier kan het getekende document gedownload worden. Let op! Na ondertekening van het document is het niet meer mogelijk om deze te verwijderen.

Sign_1.4.gif

Extra uitleg

1. Hoe kan ik een document ondertekenen zonder de HR workflow in te richten?

Het is ook mogelijk om losse documenten te laten ondertekenen door medewerkers, zonder gebruik te maken van de HR workflow. Het document kan dan worden geüpload in het dashlet 'Document ondertekenen'. Vervolgens wordt de plek gekozen waar de medewerker zijn handtekening kan plaatsen.

Belangrijk: Wanneer een document handmatig ter ondertekening wordt klaargezet, ontvangt de medewerker hier momenteel nog geen signaal over. Ook is in het menu aan de rechterkant niet zichtbaar dat er een document ter ondertekening is aangeboden. Dit zal in de nabije toekomst worden verbeterd.

mceclip14.png

 

2. Rechtsgeldigheid elektronische handtekening

Met de functionaliteit 'Digitaal Ondertekenen' bieden wij een geavanceerde elektronische handtekening aan. Elk getekend document bevat altijd een zogenoemde 'Audit File' waarin vastgelegd wordt wie op welk moment getekend heeft met hieraan een unieke code gekoppeld. De geavanceerde elektronische handtekening zorgt op deze manier voor grotere betrouwbaarheid, waarmee met zekerheid vastgesteld kan worden wie op welk moment getekend heeft.

Lees hier meer informatie over de verschillende soorten elektronische handtekeningen:
In 2016 is een nieuwe Europese verordening in werking getreden, officieel genaamd "Verordening (EU) Nr. 910/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 23 juli 2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt en tot intrekking van Richtlijn 1999/93/EG".  Hierin worden algemene eisen gesteld voor elektronische handtekeningen waarmee alle elektronische handtekeningen gelijk getrokken worden in de Europese unie.

Het Nederlandse burgerlijk wetboek beschrijft drie soorten elektronische handtekeningen:

  1. De “gewone” elektronische handtekening;
  2. De “geavanceerde” elektronische handtekening;
  3. De “gekwalificeerde” elektronische handtekening.

1. De gewone elektronische handtekening

De wet schrijft:
Een gewone elektronische handtekening heeft dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening, indien de methode die daarbij is gebruikt voor ondertekening voldoende betrouwbaar is, gelet op het doel waarvoor de elektronische handtekening is gebruikt en op alle overige omstandigheden van het geval.

Om de betrouwbaarheid te vergroten kan gebruik gemaakt worden van de "geavanceerde" elektronische handtekening.

2. De geavanceerde elektronische handtekening

De wet gaat er bij deze geavanceerde elektronische handtekeningen vanuit dat je aan de eis van voldoende betrouwbaarheid hebt voldaan, tenzij het tegendeel wordt bewezen. Dit is bewijsrechtelijk betrouwbaarder ten opzichte van de gewone elektronische handtekening, waarbij je zelf moet kunnen aantonen dat de methode voor authentificatie voldoende betrouwbaar is. De geavanceerde elektronische handtekening levert hiermee ook dwingend bewijs op.

De wet stelt aan deze elektronische handtekening vier eisen:

  1. Zij is op unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden;

  2. Zij maakt het mogelijk de ondertekenaar te identificeren;

  3. Zij komt tot stand met gegevens voor het aanmaken van elektronische handtekeningen die de ondertekenaar, met een hoog vertrouwensniveau, onder zijn uitsluitend controle kan gebruiken;

  4. Zij is op zodanige wijze aan de daarmee ondertekende gegevens verbonden, dat elke wijziging achteraf van de gegevens kan worden opgespoord.

3. De gekwalificeerde elektronische handtekening

Ten slotte is er nog de gekwalificeerde elektronische handtekening. Deze komt tot stand door een unieke persoonlijke code van een ondertekenaar te koppelen aan het document via een cryptografische techniek. Hiermee is deze nog veiliger omdat de persoonlijke code dan door een speciale certificeringsinstantie aan de ondertekenaar wordt verstrekt. Om hieraan te voldoen moet iedere ondertekenaar zich bij een speciaal bedrijf identificeren, en daarna voortaan middels een extra authentificatie methode zijn of haar elektronische handtekening zetten.

 

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk