Naar aanleiding van een wens op de community hebben wij een nieuwe taak ontwikkeld voor in de HR Workflow. 

Binnen elke HR-workflow waarin een document moet worden ondertekend, kan een ondertekenaar het document terugsturen wanneer hij of zij niet akkoord is met de inhoud. Daarbij is het verplicht om een toelichting toe te voegen, zodat duidelijk is wat er aangepast moet worden voordat het document opnieuw kan worden aangeboden.

Het proces start zoals gebruikelijk met het voorbereiden van het document. Zodra dit is afgerond, ontvangt de eerste ondertekenaar een onderteken­taak. Op het moment dat een ondertekenaar de taak opent en besluit het document niet te ondertekenen, kan hij of zij het document terugsturen via de optie 'Terugsturen'. Bij het terugsturen moet altijd een reden worden opgegeven.

Wanneer een document wordt afgewezen, verwerkt het systeem dit automatisch in de workflow. De oorspronkelijke onderteken­taak krijgt de status 'Gedaan' en toont een 'opmerking' bij de naam van de persoon die het document heeft teruggestuurd. Als het document door de eerste ondertekenaar wordt afgewezen, wordt de taak van de volgende ondertekenaar automatisch overgeslagen en krijgt deze de status 'overgeslagen'. Tegelijkertijd maakt het systeem nieuwe taken aan, voorzien van [v2], zodat duidelijk is dat het om een nieuwe versie van het document gaat. In deze nieuwe taken kan het document worden aangepast en opnieuw toegevoegd.

De persoon die verantwoordelijk is voor het aanpassen van het document ontvangt een e-mail met de opgegeven reden van afwijzing. Deze toelichting is ook zichtbaar via [opmerking] in de workflow. Zodra het document is aangepast, ontvangt de ondertekenaar die het document eerder heeft teruggestuurd opnieuw een taak om de bijgewerkte versie te ondertekenen.

Na het succesvol doorlopen van alle onderteken­stappen wordt de HR-workflow afgerond.