HR workflow inrichten in 6 stappen voor Business omgevingen

Introductie

In Nmbrs® is het mogelijk om HR Workflows te gebruiken. De HR Workflow is een opvolging van taken en kan worden toegepast bij alle type medewerkers zoals medewerkers in loondienst, externe of sollicitanten. In dit artikel leggen we je in 5 stappen uit hoe je de HR workflows optimaal kan gebruiken voor jouw Business omgeving.

Stappenplan inrichten HR workflow

Overige HR workflow functionaliteiten

De HR workflow maakt gebruik van veel onderdelen. Hieronder tref je een overzicht van alle mogelijke functionaliteiten en hoe je deze kunt inrichten. 


 

Stap 1. Pas de rechten in de user templates aan

Om gebruik te kunnen maken van de HR Workflows en de bijbehorende functionaliteiten, dien je deze eerst toe te voegen aan jouw eigen user template via "Template users" onder "Gebruikersaccounts" op het hoogste niveau. Voor medewerkers is er een nieuw template beschikbaar welke hieronder ook wordt beschreven.

 Master Client Templates:

  • Administrator Gebruiker
  • HR Manager

1. Activeer de opties 'HR Workflow instellingen' en 'Rollen en verantwoordelijkheden' onder de tab 'Instellingen

1.png

2. Activeer de volgende dashlets onder de tab 'Medewerker'

2.png

Master Medewerker 

Voor medewerkers is er een nieuw template beschikbaar. Dit template kan je toevoegen via 'Template Users' op het hoogste niveau. Zodra je de template beschikbaar hebt gesteld, kan je bij de betreffende sollicitant of medewerker een login op basis van het template vrijgeven.

  • Sollicitant / Toekomstige medewerker Login (System)

 

3.png

Stap 2. Gebruikers aanmaken

Voor een optimaal gebruik van de HR workflow is er een nieuw 'Master Client' template beschikbaar gesteld. Dit template heeft rechten op het hoogste niveau en kan ook instellingen op het hoogste niveau aanpassen en toevoegen. De template heeft de volgende systeem naam:

  1. HR Manager (System)
    Dit template heeft vooral rechten voor HR gerelateerde zaken. 

Dit template kan je toevoegen via 'Template Users' zowel op het hoogste niveau bij 'Instellingen'. Zodra je het template beschikbaar hebt gesteld, kan je een login voor het template vrijgeven.

Template beschikbaar stellen:4.png

Via de template users is te zien tot welke functionaliteiten de template precies rechten heeft door op de dashboard editor te klikken:mceclip1.png

Login vrijgeven:5.png

 

Stap 3. Wijs een HR en een Payroll manager aan

Nadat het eventueel vrijgeven van de nieuwe logins, kan de functionaliteit 'Rollen en verantwoordelijkheden' op het hoogste niveau worden ingericht. Hier kan je aangeven wie er eindverantwoordelijk is voor de HR processen en/of voor de Payroll processen. 

6.png

 

Waarom dit dashlet?

Om de standaard HR Workflows welke door Nmbrs zijn gemaakt te kunnen gebruiken, is het van belang om in het dashlet 'Rollen en verantwoordelijkheden' aan te wijzen wie er precies eindverantwoordelijk is voor HR en voor de Payroll. 

Deze rollen worden gebruikt in de systeem HR Workflows. Uiteraard is het mogelijk hier vanaf te wijken binnen elke taak in een HR Workflow, door taken toe te wijzen aan een specifieke gebruiker.

Voorbeeld

In de onderstaande afbeelding zie je de systeem workflow 'Aannemen sollicitant'. In het blokje 'workflow standaard toegewezen aan' is de HR Manager als standaard geselecteerd. Dit houdt in, dat de HR manager welke is geselecteerd in het dashlet 'Rollen en verantwoordelijkheden', altijd de eindverantwoordelijke is voor deze workflow. Wanneer een taak aan niemand kan worden toegewezen, zal de taken van de taak worden toegewezen aan de persoon waar de workflow standaard aan is toegewezen.

7.png

 

Stap 4. Richt de HR workflows in

Je vindt de HR Workflow Instellingen op het hoogste niveau. Hier kan je systeem workflows actief maken of kopieer een systeem workflow naar je eigen workflow. Wanneer je een workflow kopieert kan je deze naar eigen wens aanpassen. Het is niet mogelijk om extra taken aan een workflow toe te voegen welke direct linken naar een actie zoals het ondertekenen van een document, of een mutatieformulier. 

Systeem workflow actief maken:
8.png

Systeem workflow kopiëren
9.png


Per HR Workflow is het mogelijk om aan te geven voor welk type medewerker deze HR Workflow gestart kan worden. Zo kun je ervoor zorgen dat de juiste HR processen worden doorlopen bij alle type medewerkers, van sollicitant tot externe medewerkers. Wil je meer weten over de verschillende type medewerkers? Zie dan dit artikel.10.png

Daarnaast is het per HR workflow mogelijk om deze standaard aan een type gebruiker of een specifiek persoon toe te wijzen. Taken welke niet aan een specifieke gebruiker zijn toegewezen worden dan standaard aan deze gebruiker toegekend.
11.png

 

Stap 5. Koppel de HR workflow aan een type medewerker

Ga naar de betreffende medewerker om de workflow te koppelen. Wanneer deze medewerker een ander type gebruiker is dan het type 'Loondienst' kan je de medewerker vinden onder de tab 'medewerkers' aan de linkerkant van je scherm. Hier kan je filteren op type gebruikers en vervolgens de betreffende medewerker aanklikken.
12.png

Het dashlet 'HR Workflows' zal direct een suggestie doen voor een HR workflow op basis van het type gebruiker. 13.png

Je kan de HR workflow direct vanuit het HR Workflow Dashlet starten door op het pijltje achter een workflow te klikken. Je kiest vervolgens aan wie de Workflow wordt toegewezen.
14.png

Na het starten van de workflow is gelijk een actieve workflow zichtbaar in het dashlet. Wanneer je hier op klikt, zal de HR workflow openen en een overzicht met alle betreffende taken laten zien.15.png

Hieronder zie je een overzicht van taken binnen de actieve HR Workflow. Deze taken kan je aan een andere gebruiker toewijzen door op het pennetje te klikken. Wanneer je in de regel zelf klikt, is het mogelijk om direct actie te ondernemen op een taak.
16.png

Na het toewijzen van de workflow, zal de eerste taak actief zijn bij de aangewezen gebruiker. Deze taak komt dan naar voren in de Co-Pilot en in het dashlet 'Mijn taken'. Wanneer er 'open' bij de taak staat, zal de betreffende pagina worden geopend waar de instelling kan worden aangepast. 
17.png


Bij sommige taken dient er voor 'done' gekozen te worden na de uitvoering. Bij taken zoals mutatieformulieren verzenden of het ondertekenen van documenten is dit niet nodig. Na het uitvoeren van de actie loopt de workflow gelijk door.

 

Stap 6. Start een HR workflow op basis van een signaal

Het is ook mogelijk om automatisch een HR workflow te koppelen aan een medewerker op het moment dat een HR-signaal gemaakt wordt.

  1. Open de HR Signaalinstellingen op het hoogste niveau.
  2. Selecteer het type signaal en kies bij 'Signaal' default case.
  3. Selecteer vervolgens de gewenste HR workflow.

    18.png
  4. De HR workflow is nu zichtbaar bij het betreffende signaal. Wanneer je het signaal opent, kan je kiezen na hoeveel dagen de HR workflow aangemaakt moet worden.

    19.png

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk