HR workflow inrichten in 6 stappen voor Accountant omgevingen

Introductie

In Nmbrs is het mogelijk om HR Workflows te gebruiken. De HR Workflow is een opvolging van taken en kan worden toegepast bij alle type medewerkers zoals medewerkers in loondienst, externe of sollicitanten. In dit artikel leggen we je in 6 stappen uit hoe jij en jouw klant de HR workflows optimaal kunnen gebruiken.

Stappenplan inrichten HR workflow

Overige HR workflow functionaliteiten

De HR workflow maakt gebruik van veel onderdelen. Hieronder tref je een overzicht van alle mogelijke functionaliteiten en hoe je deze kunt inrichten. 


 

Stap 1. Pas de rechten in de user templates aan

Om gebruik te kunnen maken van de HR Workflows en de bijbehorende functionaliteiten, dien je deze eerst toe te voegen aan jouw eigen user template via "Template users" onder "Gebruikersaccounts" op het hoogste niveau. Voor de andere templates zoals Bedrijfslogins, Managers en Medewerkers dien je ook de nieuwe functionaliteiten te activeren. Voor het niveau Master Client zijn twee nieuwe templates beschikbaar. Deze worden behandeld in stap 2.

Voor Master Accountant Templates, zijn de instellingen van de HR Workflow voor de volgende templates te activeren: 

Master Accountant Templates

  • Administrator (met debiteurenbeheer)
  • Debiteurbeheerder
  • Debiteurbeheerder+Master, Administrator (met debiteurenbeheer)

1. Activeer de volgende dashlets onder de tab 'Debiteur'

1.png

2. Activeer de volgende dashlets onder de tab 'Medewerker'

2.png

Master Medewerker 

Voor sollicitanten en toekomstige medewerkers is er een nieuw template beschikbaar. Dit template kan je toevoegen via 'Template Users' zowel op Master als op Debiteurniveau. Zodra je de template beschikbaar hebt gesteld, kan je bij de betreffende sollicitant of medewerker een login op basis van het template vrijgeven.

  • Sollicitant / Toekomstige medewerker Login (System)

 Screenshot_7.png

 

Stap 2. Gebruikers aanmaken

Voor een optimaal gebruik van de HR workflow zijn er twee nieuwe 'Master Client' templates beschikbaar gesteld. Deze templates hebben rechten op debiteurniveau en kunnen ook instellingen op debiteurniveau aanpassen en toevoegen. De templates hebben de volgende systeem namen:

  1. HR Manager (System)
    Dit template heeft vooral rechten voor HR gerelateerde zaken. 
  2. (Scenario 3) General Manager Payroll & HR (System)
    Dit template heeft zowel HR rechten als Payroll rechten en kan bijvoorbeeld ook de loonopdracht uitvoeren.

Deze templates kan je toevoegen via 'Template Users' zowel op Master als op Debiteurniveau. Zodra je de templates beschikbaar hebt gesteld, kan je bij de betreffende debiteur een login voor het template vrijgeven.

Template beschikbaar stellen:4.png

Via de template users is te zien tot welke functionaliteiten de templates precies rechten hebben door op de dashboard editor te klikken:

Login vrijgeven:

 

Let op! Alleen logins van het type 'Manager login' en 'Medewerker login' ontvangen signalen aangaande de HR workflow.

Stap 3. Wijs een HR en een Payroll manager aan

Nadat er logins zijn vrijgegeven voor de HR manager en/of Payroll manager, kan de functionaliteit 'Rollen en verantwoordelijkheden' op debiteurniveau worden ingericht. Hier kan je per debiteur aangeven wie er eindverantwoordelijk is voor de HR processen en/of voor de Payroll processen. 

Waarom dit dashlet?

Om de standaard HR Workflows welke door Nmbrs zijn gemaakt te kunnen gebruiken, is het van belang om in het dashlet 'Rollen en verantwoordelijkheden' aan te wijzen wie er precies eindverantwoordelijk is voor HR en voor de Payroll. 

Deze rollen worden gebruikt in de systeem HR Workflows. Uiteraard is het mogelijk hier vanaf te wijken binnen elke taak in een HR Workflow, door taken toe te wijzen aan een specifieke gebruiker.

Voorbeeld

In de onderstaande afbeelding zie je de systeem workflow 'Aannemen sollicitant'. In het blokje 'HR Workflow eigenaar' is de HR Manager als standaard geselecteerd. Dit houdt in, dat de HR manager welke is geselecteerd in het dashlet 'Rollen en verantwoordelijkheden', altijd de eindverantwoordelijke is voor deze workflow. Wanneer een taak aan niemand kan worden toegewezen, zal de taak worden toegewezen aan de persoon waar de workflow standaard aan is toegewezen.

 

Welke logins kan ik kiezen in dit dashlet?

Niet elke login kan gekozen worden in dit dashlet. Hieronder tref je een overzicht van logins welke wel beschikbaar zijn voor het dashlet Rollen en verantwoordelijkheid.

HR manager

Master bedrijfslogin
-
(Scenario 3) Bedrijfs administrator 
- (Scenario 2) Salarisinvoer + loonrunaanvraag
Master Client
- HR Manager (System)
- (Scenario 3) General Manager Payroll & HR (System)

Payroll Manager

Master Bedrijfslogin
- (Scenario 3) Bedrijfs administrator 
Master Client
- (Scenario 3) General Manager Payroll & HR (System)

 

Stap 4. Richt de HR workflows in

Je vindt de HR Workflow Instellingen op debiteurniveau. Hier kan je systeem workflows actief maken of kopieer een systeem workflow naar je eigen workflow. Wanneer je een workflow kopieert kan je deze naar eigen wens aanpassen. Het is niet mogelijk om extra taken aan een workflow toe te voegen welke direct linken naar een actie zoals het ondertekenen van een document, of een mutatieformulier.

Systeem workflow actief maken:


Systeem workflow kopiëren


Per HR Workflow is het mogelijk om aan te geven voor welk type medewerker deze HR Workflow gestart kan worden. Zo kun je ervoor zorgen dat de juiste HR processen worden doorlopen bij alle type medewerkers, van sollicitant tot externe medewerkers. Wil je meer weten over de verschillende type medewerkers? Zie dan dit artikel.



Daarnaast is het per HR workflow mogelijk om deze standaard aan een type gebruiker of een specifiek persoon toe te wijzen. Taken welke niet aan een specifieke gebruiker zijn toegewezen worden dan standaard aan deze gebruiker toegekend.

HR workflow linken
Het is mogelijk om vanuit een HR workflow een nieuwe HR workflow te starten door deze aan elkaar te linken. Per HR workflow kan je één stap toevoegen waaruit maximaal 4 nieuwe HR workflows kunnen worden gestart. Deze stap kan bijvoorbeeld aan het begin of aan het einde toegevoegd worden. In deze stap kan je kiezen voor een keuzemoment door te kiezen voor "Of". Wanneer je een nieuwe workflow wilt starten kan je kiezen voor "En".

Onder het kopje 'dagen' kan je de vervaldatum invullen. In het voorbeeld hieronder staat de tweede taak 'Teken de overeenkomst' toegewezen aan de medewerker. De vervaldatum staat ingesteld op 2 dagen na het afronden van de vorige taak. 2 dagen na het afronden van de vorige taak wordt er een herinnering naar de medewerker gestuurd om de taak in deze HR workflow te voltooien. Het is niet mogelijk om handmatig een herinnering naar de medewerker te sturen. 

Stap 5. Koppel de HR workflow aan een type medewerker

Wanneer je een HR workflow handmatig wil opstarten, doe je dit op medewerker niveau. Dit doe je dus per medewerker en kun je niet voor meerdere medewerkers tegelijk doen.

Ga naar de betreffende medewerker om de workflow te koppelen. Wanneer deze medewerker een ander type gebruiker is dan het type 'Loondienst' kan je de medewerker vinden onder de tab 'medewerkers' aan de linkerkant van je scherm. Hier kan je filteren op type gebruikers en vervolgens de betreffende medewerker aanklikken.


Het dashlet 'HR Workflows' zal direct een suggestie doen voor een HR workflow op basis van het type gebruiker.

Je kan de HR workflow direct vanuit het HR Workflow Dashlet starten door op het pijltje achter een workflow te klikken. Je kiest vervolgens aan wie de Workflow wordt toegewezen.


Na het starten van de workflow is gelijk een actieve workflow zichtbaar in het dashlet. Wanneer je hier op klikt, zal de HR workflow openen en een overzicht met alle betreffende taken laten zien. Hieronder zie je een overzicht van taken binnen de actieve HR Workflow. Deze taken kan je aan een andere gebruiker toewijzen door op het pennetje te klikken. Wanneer je in de regel zelf klikt, is het mogelijk om direct actie te ondernemen op een taak.


Na het toewijzen van de HR workflow, zal de eerste taak actief zijn bij de aangewezen gebruiker. Deze taak komt dan naar voren in de Co-Pilot en in het dashlet 'Mijn taken'. Wanneer er 'open' bij de taak staat, zal de betreffende pagina worden geopend waar de instelling kan worden aangepast. 


Bij sommige taken dient er voor 'done' gekozen te worden na de uitvoering. Bij taken zoals mutatieformulieren verzenden of het ondertekenen van documenten is dit niet nodig. Na het uitvoeren van de actie loopt de workflow gelijk door.

 

Stap 6. Start een HR workflow op basis van een signaal

Het is ook mogelijk om automatisch een HR workflow te koppelen aan een medewerker op het moment dat een HR-signaal gemaakt wordt.

  1. Open de HR Signaalinstellingen op debiteurniveau.
  2. Selecteer de workflow door bij 'Signaal' de optie HR workflow te kiezen.
  3. Selecteer vervolgens de gewenste HR workflow.

  4. De HR workflow is nu zichtbaar bij het betreffende signaal. Wanneer je het signaal opent, kan je kiezen na hoeveel dagen de HR workflow aangemaakt moet worden.

Opmerkingen

  • Avatar
    Eddy van den End

    De optie default case is er niet.