Het aanmaken van een login voor medewerkers is een taak die je eenvoudig kunt automatiseren binnen HR Workflows. Dit bespaart tijd en vermindert handmatig werk, terwijl je altijd de controle behoudt.

Let op: Op dit moment worden alleen de user templates getoond die zijn aangemaakt op het hoogste niveau. 

Stap 1 – Overzicht HR Workflow-instellingen

Binnen de HR Workflow-instellingen kun je deze automatisering inschakelen. Standaard staat deze optie uit, zodat je zelf bepaalt of je hiervan gebruik wilt maken.

Je kunt login-taken automatiseren voor:

• Nieuwe HR Workflows
• Bestaande, aangepaste HR Workflows

Om automatisering te gebruiken:

• Kopieer een bestaande systeemworkflow die automatisering ondersteunt, of
• Bewerk een bestaande custom workflow met login-taken
• Workflows die geschikt zijn voor automatisering herken je aan het label ‘Automatisering beschikbaar’.
  Zodra je automatisering inschakelt, zie je dit terug met een bliksem-icoon ⚡.
  

Stap 2 – Activeren

Open een HR Workflow met automatiseerbare taken en stel het volgende in:

1. Zet de automatisering aan via het schuifje
2. Kies een user template in het dropdownmenu

Elke taak heeft altijd een toegewezen gebruiker (assignee).
Als de automatisering mislukt, wordt de taak automatisch handmatig en krijgt de toegewezen gebruiker een melding. Zo kan de workflow zonder onderbreking doorgaan.

Stap 3 – Uitvoering van de automatisering

Wanneer een HR Workflow met automatisering start:

• Taken die automatisch worden uitgevoerd, herken je aan het bliksem-icoon ⚡
• Zodra de vorige taak is afgerond, start de automatisering automatisch (binnen maximaal 2 minuten)
• Tijdens uitvoering heeft de taak de status ‘In behandeling’
• Na succesvolle afronding verandert de status naar ‘Voltooid’ en wordt de volgende gebruiker geïnformeerd
  
   

Als automatisering niet lukt

In sommige gevallen kan een taak niet automatisch worden uitgevoerd. De taak wordt dan handmatig en de toegewezen gebruiker ontvangt een melding.

Mogelijke oorzaken:

• Voornaam ontbreekt
• Achternaam ontbreekt
• E-mailadres ontbreekt

Het systeem gebruikt:

1. Eerst het zakelijke e-mailadres
2. Daarna (indien nodig) het privé e-mailadres

Status van de login

Na het aanmaken van de login:

1. De medewerker ontvangt een uitnodiging om het account te activeren en een wachtwoord in te stellen
2. De status verandert van ‘Geen login’ naar ‘Inactieve login’

3. Zodra de medewerker het account afrondt, wordt de status ‘Actieve login’

   Let op: Het activeren van de login is altijd een handmatige stap die door de medewerker zelf moet worden uitgevoerd.