GDPR / AVG Tool

In dit artikel proberen we je zo goed mogelijk te informeren over onze GDPR tool. Hieronder zie je de onderwerpen die worden uitgelicht. Klik op een van de onderwerpen om er naartoe te navigeren.

  

Wie kan er gebruik maken van deze tool?

De tool is beschikbaar voor Account en Business omgevingen. De volgende templates hebben rechten voor het gebruik van de tool:

Accountant omgeving:
Administrator (met debiteurenbeheer)

Business omgeving:
Administrator Gebruiker

 

Hoe gebruik ik de GDPR tool?

Om de GDPR tool te gebruiken kun je de onderstaande stappen volgen.
 
1. Activeer de tool in jouw template via 'Template Users' op Masterlevel.

Tip: Klik op het plaatje om deze te vergroten.

GDPR.gif

 
2. Ga naar 'Instellingen' op het hoogste niveau in de applicatie.
3. Open de GDPR Tool.
4. Selecteer een debiteur naar keuze.
5. Selecteer de gewenste medewerkers.
6. Kies voor 'Volgende'.
7. Controleer de data en kies voor 'Plan verwijdering' om het verwijderd proces te starten. Het verwijderen van de gegevens zal worden uitgevoerd in de aankomende 24 uur.

 

Data per type medewerker

Nmbrs onderscheidt verschillende medewerkerstypes. Via de GDPR tool is het mogelijk om voor de types 'Ex-medewerker', 'Ex-externe' of 'Afgewezen sollicitant' te zien of de bewaartermijn voor bepaalde gegevens verlopen is.

Elke type medewerker heeft specifieke gegevens die verwijderd dienen te worden na een bepaald aantal jaar. Met de tool kun je deze gegevens eenvoudig verwijderen.

Let op: momenteel is het in de tool nog niet mogelijk om data voor 7 jaar te verwijderen. Deze optie is wel zichtbaar, maar nog niet te selecteren. Dit zal in de nabije toekomst wel het geval zijn.

 

Klik op een van de onderstaande types om te zien welke soorten gegevens beschikbaar zijn.

1. Ex-medewerker

Voor het type 'Ex-medewerker' zijn de onderstaande soorten gegevens beschikbaar. Om te zien welk specifiek dashlet en inhoud aan deze gegevens gekoppeld zijn kun je dit overzicht raadplegen.
2 jaar Persoonlijke ontwikkeling
2 jaar Sollicitatie documenten
2 jaar Medewerkers dossier
2 jaar Ziekte
2 jaar Overig
5 jaar Persoonlijke gegevens
5 jaar Loonheffingen
5 jaar Overig
7 jaar Contract informatie
7 jaar Financiële informatie
7 jaar Medewerker identiteit
7 jaar Overig

2. Ex-externe

Voor het type 'Ex-Externe' zijn de onderstaande soorten gegevens beschikbaar. Om te zien welk specifiek dashlet en inhoud aan deze gegevens gekoppeld zijn kun je dit overzicht raadplegen.
0 dagen Sollicitatie en Identiteit

3. Afgewezen Sollicitant

Voor het type 'Afgewezen Sollicitant' zijn de onderstaande soorten gegevens beschikbaar. Om te zien welk specifiek dashlet en inhoud aan deze gegevens gekoppeld zijn kun je dit overzicht raadplegen.
30 dagen Sollicitatie en Identiteit
1 jaar Sollicitatie en Identiteit
 
 

Wat moet ik weten over deze GDPR tool?

  • Alleen de types Ex-medewerkers, Ex-externe en Afgewezen Sollicitanten kunnen worden geselecteerd door de tool. Wanneer een medewerker uit dienst is maar het type is niet aangepast naar 'Ex-medewerker', zal deze niet worden geselecteerd door de tool.
  • Om na te gaan of opgeslagen data de bewaartermijn heeft overschreden (en met hoeveel dagen), hanteren wij bij het type Ex-medewerker de uitdienstdatum. Voor de types Ex-Externe en Afgewezen sollicitant hanteren wij de datum waarop het medewerkerstype is gewijzigd.
  • Verwijdering van de data gaat nooit gelijk met het uitvoeren van de actie. Wanneer de actie is uitgevoerd, wordt de data in de aankomende 24 uur verwijderd.
  • Wanneer een verwijderactie eenmaal is gepland is het niet meer mogelijk om deze stop te zetten of ongedaan te maken.

   

Hoe berekent Nmbrs het aantal dagen incompliant?

We berekenen het aantal dagen incompliant op basis van de volgende formule:

Huidige datum - (uit dienst datum + bewaartermijn) = aantal dagen incompliant

Voorbeeld bij bewaartermijn van 2 jaar

Een medewerker is uit dienst per 28/02/2014
Wanneer de bewaartermijn 2 jaar betreft, is de verloopdatum 28/02/2016
De huidige datum is 16/04/2019
Het aantal dagen incompliant is 1143

Uit dienst: Bewaartermijn Verloopdatum Huidge datum Dagen Incompliant
28/02/2014 2 jaar 28/02/2016 16/04/2019 1143



Voorbeeld bij bewaartermijn van 5 jaar

Een medewerker is uit dienst per 28/02/2014
Wanneer de bewaartermijn 5 jaar betreft, is de verloopdatum 27/02/2019
De huidige datum is 16/04/2019
Het aantal dagen incompliant is 48

Uit dienst: Bewaartermijn Verloopdatum Huidge datum Dagen Incompliant
28/02/2014 5 jaar 27/02/2019 16/04/2019 48

 

Belangrijk om te weten! 
De bovenstaande berekening is alleen van toepassing op het type 'Ex-medewerker'. Bij de types Ex-Externe en Afgewezen Sollicitant gebruiken wij de datum waarop het type van de medewerker is gewijzigd.

Voorbeeld Ex-Extern

Een medewerker met het type 'Externe' is gewijzigd naar het type 'Ex-Externe' op 28/02/2019
De bewaartermijn is 0 dagen, de verloopdatum is 28/02/2019
De huidige datum is 16/04/2019
Het aantal dagen incompliant is 47

Voorbeeld Afgewezen Sollicitant

Een medewerker met het type 'Sollicitant' is gewijzigd naar het type 'Afgewezen Sollicitant' op 28/02/2019
De bewaartermijn is 1 maand, de verloopdatum is 30/03/2019
De huidige datum is 29/04/2019
Het aantal dagen incompliant is 30

 

   

Waarom is een medewerker niet zichtbaar in het overzicht?

Wanneer een medewerker niet zichtbaar is in het overzicht, is de meest voorkomende reden dat het type van de medewerker nog niet is aangepast. Een medewerker dient het type 'Ex-medewerker', 'Ex-externe' of 'Afgewezen Sollicitant' te hebben om zichtbaar te zijn in het overzicht. Dit kun je aanpassen via de Medewerkerslijst of via de medewerkersinstellingen bij de medewerker zelf.

 

 

 

 

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk