In dit artikel proberen we je zo goed mogelijk te informeren over onze GDPR tool. Hieronder zie je de onderwerpen die worden uitgelicht. Klik op een van de onderwerpen om er naartoe te navigeren.
Wie kan er gebruik maken van deze tool?
De tool is beschikbaar voor Accountant en Business omgevingen. De volgende templates hebben rechten voor het gebruik van de tool:
Accountant omgeving:
Administrator (met debiteurenbeheer)
Business omgeving:
Administrator Gebruiker
Hoe gebruik ik de GDPR tool?

3. Open de GDPR Tool.
Data per type medewerker
Nmbrs onderscheidt verschillende medewerkerstypes. Via de GDPR tool is het mogelijk om voor de types 'Ex-medewerker', 'Ex-externe' of 'Afgewezen sollicitant' te zien of de bewaartermijn voor bepaalde gegevens verlopen is.
Elke type medewerker heeft specifieke gegevens die verwijderd dienen te worden na een bepaald aantal jaar. Met de tool kun je deze gegevens eenvoudig verwijderen.
Let op: momenteel is het in de tool nog niet mogelijk om data voor 7 jaar te verwijderen. Deze optie is wel zichtbaar, maar nog niet te selecteren. Dit zal in de toekomst wel het geval zijn.
Klik op een van de onderstaande types om te zien welke soorten gegevens beschikbaar zijn.
1. Ex-medewerker
2 jaar | Persoonlijke ontwikkeling |
2 jaar | Sollicitatie documenten |
2 jaar | Medewerkers dossier |
2 jaar | Ziekte |
2 jaar | Overig |
5 jaar | Persoonlijke gegevens |
5 jaar | Loonheffingen |
5 jaar | Overig |
7 jaar | Contract informatie |
7 jaar | Financiële informatie |
7 jaar | Medewerker identiteit |
7 jaar | Overig |
2. Ex-externe
0 dagen | Sollicitatie en Identiteit |
3. Afgewezen Sollicitant
30 dagen | Sollicitatie en Identiteit |
1 jaar | Sollicitatie en Identiteit |
Wat moet ik weten over deze GDPR tool?
- Alleen de types Ex-medewerkers, Ex-externe en Afgewezen Sollicitanten kunnen worden geselecteerd door de tool. Wanneer een medewerker uit dienst is maar het type is niet aangepast naar 'Ex-medewerker', zal deze niet worden geselecteerd door de tool.
- Om na te gaan of opgeslagen data de bewaartermijn heeft overschreden (en met hoeveel dagen), hanteren wij bij het type Ex-medewerker de uitdienstdatum. Voor de types Ex-Externe en Afgewezen sollicitant hanteren wij de datum waarop het medewerkerstype is gewijzigd.
- Verwijdering van de data gaat nooit gelijk met het uitvoeren van de actie. Wanneer de actie is uitgevoerd, wordt de data in de aankomende 24 uur verwijderd.
- Wanneer een verwijderactie eenmaal is gepland is het niet meer mogelijk om deze stop te zetten of ongedaan te maken.
Hoe berekent Nmbrs het aantal dagen incompliant?
We berekenen het aantal dagen incompliant op basis van de volgende formule:
Huidige datum - (uit dienst datum + bewaartermijn) = aantal dagen incompliant
Voorbeeld bij bewaartermijn van 2 jaar
Een medewerker is uit dienst per 28/02/2014
Wanneer de bewaartermijn 2 jaar betreft, is de verloopdatum 28/02/2016
De huidige datum is 16/04/2019
Het aantal dagen incompliant is 1143
Uit dienst: | Bewaartermijn | Verloopdatum | Huidge datum | Dagen Incompliant |
28/02/2014 | 2 jaar | 28/02/2016 | 16/04/2019 | 1143 |
Voorbeeld bij bewaartermijn van 5 jaar
Wanneer de bewaartermijn 5 jaar betreft, is de verloopdatum 27/02/2019
De huidige datum is 16/04/2019
Het aantal dagen incompliant is 48
Uit dienst: | Bewaartermijn | Verloopdatum | Huidge datum | Dagen Incompliant |
28/02/2014 | 5 jaar | 27/02/2019 | 16/04/2019 | 48 |
Belangrijk om te weten!
De bovenstaande berekening is alleen van toepassing op het type 'Ex-medewerker'. Bij de types Ex-Externe en Afgewezen Sollicitant gebruiken wij de datum waarop het type van de medewerker is gewijzigd.
Voorbeeld Ex-Extern
Een medewerker met het type 'Externe' is gewijzigd naar het type 'Ex-Externe' op 28/02/2019
De bewaartermijn is 0 dagen, de verloopdatum is 28/02/2019
De huidige datum is 16/04/2019
Het aantal dagen incompliant is 47
Voorbeeld Afgewezen Sollicitant
Een medewerker met het type 'Sollicitant' is gewijzigd naar het type 'Afgewezen Sollicitant' op 28/02/2019
De bewaartermijn is 1 maand, de verloopdatum is 30/03/2019
De huidige datum is 29/04/2019
Het aantal dagen incompliant is 30
Waarom is een medewerker niet zichtbaar in het overzicht?
Wanneer een medewerker niet zichtbaar is in het overzicht, is de meest voorkomende reden dat het type van de medewerker nog niet is aangepast. Een medewerker dient het type 'Ex-medewerker', 'Ex-externe' of 'Afgewezen Sollicitant' te hebben om zichtbaar te zijn in het overzicht. Dit kun je aanpassen via de Medewerkerslijst of via de medewerker instellingen bij de medewerker zelf.
Opmerkingen