Medewerker uit dienst melden

Wanneer een medewerker uit dienst gaat, kun je dit op een aantal manieren verwerken. Ten eerste kun je de 'Uitdienst wizard' gebruiken. Hierbij heb je de mogelijkheid om openstaande verlofuren uit te betalen of in te houden en om eventuele looncomponenten pro rata te laten berekenen. Ten tweede kun je handmatig een uitdienstdatum ingeven. Hierbij dien je eventuele andere zaken zelf in te voeren. Ook is er de mogelijkheid om op grote schaal medewerkers uit dienst te melden door middel van de importfunctie. Tot slot zullen we nog een aantal punten behandelen die bij elke vorm van uit dienst melden aan de orde kunnen komen:

  1. Uitdienst wizard
  2. Handmatig uit dienst melden
  3. Uit dienst data importeren
  4. Overige aandachtspunten

Uitdienst Wizard

De uitdienst wizard vind je op medewerkerniveau in het dashlet 'Dienstverband'. Onderstaande afbeelding laat dit zien: 

 

1. Geef de laatste werkdag in van de medewerker en klik rechts onderin op Next.

 

2. Wanneer je looncomponenten bij de medewerker hebt toegevoegd, kun je hier aangeven dat je deze pro rata wilt laten berekenen. Ook kun je hier aangeven of de verlofuren uitbetaald moeten worden. Dit kun je aangeven per verlofgroep en voor de urenreservering.

 

  • Indien je in de periode van uitdiensttreding gebruik maakt van opname verlof uren middels een looncomponent (L9981) dan wordt hier geen rekening mee gehouden met het uit te betalen saldo! Deze zul je dan in het dashlet verlof dienen in te voeren.
  • De verlofuren en urenreservering worden pro rata berekend, en ook uitbetaald wanneer het vinkje 'Uitbetalen bij uit dienst' aangevinkt staat. Dit kan per verlofsaldo van de medewerker aangevinkt worden. Een latere wijziging van het parttime percentage of de uit dienst datum zal ook automatisch meegenomen worden in de berekening.
  • Als er nog verlofaanvragen zijn goedgekeurd NA de uit dienst datum, dan moeten deze worden verwijderd voordat de medewerker uit dienst wordt gemeld.

3. Wanneer je verstrekkingen bij de medewerker hebt toegevoegd, staan hier de eventuele actiepunten die worden aangemaakt. Dit kan bijvoorbeeld een herinnering zijn voor het innemen van een laptop. Druk op de knop 'Finish' om de uitdiensttreding te voltooien. 

 

Uitdienst datum ingeven

Voordat je de medewerker handmatig uit dienst meldt zal je rekening moeten houden met het verlof en eventuele reserveringen. Mocht je deze willen uitbetalen bij de uitdiensttreding dan moet dit van te voren worden ingeregeld.

Reserveringen

Wanneer reserveringen niet automatisch worden uitbetaald dien je dit zelf te doen. Dit doe je door op het dollar icoontje te klikken in het dashlet 'Reserveringen' op medewerkersniveau.

Verlof

Je vinkt de optie 'Uitbetalen bij uit dienst' aan op tabblad Overzicht in het dashlet Verlof op medewerkersniveau.

Wanneer je dit hebt gedaan kan de medewerker uit dienst worden gemeld. Dit doe je door te drukken op de knop ‘Uit dienst’ in het dashlet dienstverband op medewerkersniveau. 

Wanneer de uit dienst datum handmatig is ingegeven dien je rekening te houden met een aantal zaken:

  •  Salaris: wanneer je de uit dienst datum handmatig ingeeft wordt het salaris vanzelf pro rata berekend.
  • Looncomponenten: voor looncomponenten die zijn ingegeven in de maand van uitdiensttreding zal zelf het gewenste bedrag moeten worden ingevoerd mits deze pro rata berekend moeten worden.
  • Verstrekkingen:  Je kan zelf een actiepunt aanmaken om herinnerd te worden aan de inname van eventuele verstrekkingen. Dit kun je doen op medewerkersniveau in het dashlet ‘Verstrekkingen’.

Importeren uit dienst datum

Het is ook mogelijk om uit dienst data collectief te importeren. Hiervoor kun je gebruik maken van de template op bedrijfsniveau. Vervolgens kun je in het tabblad ‘Werknemers’ een einddatum opgeven voor zowel het dienstverband als voor het contract.

Als je alleen een werknemer uit dienst wilt melden en verder geen aanpassingen wilt doen, vul dan in het excel alleen de kolom "Uitdienstdatum" en kolom ''EindeContract'' met de datum en de kolom met het personeelsnummer. Nadat de template is ingevuld kun je de data invoeren met de 'Update' knop.

LET OP: wanneer de data is geupdate kan dit niet meer worden teruggedraaid.

Extra informatie: Als je een update uitvoert, dan worden alle gegevens die in het excel staan geupdate, dit houdt in dat we ook de reeds bestaande (goede) gegevens overschrijven. Het verbergen van velden in het excel bestand heeft daar geen invloed op. Als je wilt updaten zul je alleen de gegevens in excel moeten zetten (overhouden) die je daadwerkelijk wil aanpassen.

 

Overige aandachtspunten

Met de volgende punten zal rekening moeten worden gehouden, ongeacht welke methode is gebruikt.

  • Auto van de zaak: wanneer er bij de medewerker sprake is van een auto van de zaak en de medewerker gaat gedurende de periode uit dienst, zal het contract van de auto handmatig beëindigd moeten worden om de bijtelling naar rato te laten berekenen. Dit gebeurt dus niet automatisch.   
  • Toegang medewerker na uitdiensttreding: wanneer de medewerker uit dienst is en je maakt gebruik van de medewerker login, zal deze niet automatisch worden verwijderd. Je kunt er eventueel voor kiezen om een bestaande medewerker login om te zetten naar een payslip viewer. Op deze manier kan de medewerker de loonstroken blijven inzien. Pas als de login verwijderd wordt kan de medewerker geen gebruik meer maken van de medewerker login. Je kunt de medewerker login aanpassen in het dashlet 'medewerker login', wanneer je de bestaande login verwijderd, kun je een nieuwe login aanmaken met als template 'payslip viewer'. Je kan dan ook kiezen voor een ander e-mailadres, bijvoorbeeld een privé e-mailadres.

 

FAQ

 

Volgen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk