Medewerker uit dienst melden

Het uit dienst gaan van een medewerker kan op een aantal manieren verwerkt worden. Ten eerste kun je de 'Uitdienst wizard' gebruiken. Hierbij heb je de mogelijkheid om openstaande verlofuren uit te betalen of in te houden en om eventuele looncomponenten pro rata te laten berekenen. Ten tweede kun je handmatig een uitdienstdatum ingeven. Hierbij dien je eventuele andere zaken zelf in te voeren. Ook bestaat de mogelijkheid om op grote schaal medewerkers uit dienst te melden door middel van de importfunctie. Ook worden enkele aandachtspunten beschreven die bij elke vorm van uit dienst melden aan de orde kunnen komen.

  1. Uitdienst wizard
  2. Handmatig uit dienst melden
  3. Uit dienst data importeren
  4. Overige aandachtspunten

Uitdienst wizard

De uitdienst wizard vind je op medewerkersniveau in het dashlet 'Dienstverband': 

 

1. Geef de laatste werkdag in van de medewerker, selecteer de reden van het einde van het dienstverband en maak een keuze tussen uitbetaling van de reservering(en) in of na de uit dienstperiode. Klik vervolgens rechts onderin op Next:

Reservering.png

 

2. Indien looncomponenten bij de medewerker zijn toegevoegd dan kun je hier aangeven dat je deze pro rata wilt laten berekenen. Ook kun je hier kiezen voor het wel of niet uitbetalen van de verlofuren. Dit kun je aangeven per verlofgroep en voor de urenreservering:

 

  • Indien je in de periode van uitdiensttreding gebruik maakt van opname verlofuren via een looncomponent (L9981), dan wordt hiermee geen rekening gehouden bij het uit te betalen saldo! Dit dien je dan in het dashlet Verlof dienen in te voeren.
  • De verlofuren en urenreservering worden pro rata berekend, en ook uitbetaald als 'Uitbetalen bij uit dienst' aangevinkt staat. Dit kan per verlofsaldo van de medewerker aangevinkt worden. Een latere wijziging van het parttime percentage of de uitdienstdatum zal ook automatisch meegenomen worden in de berekening.
  • Als er nog verlofaanvragen zijn goedgekeurd NA de uitdienstdatum, dan moeten deze worden verwijderd voordat de medewerker uit dienst wordt gemeld.

3. Wanneer je verstrekkingen bij de medewerker hebt toegevoegd staan hier de eventuele actiepunten die worden aangemaakt. Dit kan bijvoorbeeld een herinnering zijn voor het innemen van een laptop. Druk op de knop 'Finish' om de uitdiensttreding te voltooien. 

 

Uitdienstdatum ingeven

Voordat je de medewerker handmatig uit dienst meldt dien je rekening te houden met het verlof en eventuele reserveringen. Mocht je deze willen uitbetalen bij de uitdiensttreding, dan moet dit vooraf worden ingeregeld.

Reserveringen

Wanneer reserveringen niet automatisch worden uitbetaald dien je dit zelf te doen. Dit doe je door op het dollar-icoontje te klikken in het dashlet 'Reserveringen' op medewerkersniveau:

Verlof

Je vinkt de optie 'Uitbetalen bij uit dienst' aan op tabblad Overzicht in het dashlet Verlof op medewerkersniveau:

Wanneer je dit hebt gedaan kan de medewerker uit dienst worden gemeld. Dit doe je door te drukken op de knop ‘Uit dienst’ in het dashlet dienstverband op medewerkersniveau:

Wanneer de uitdienstdatum handmatig is ingegeven dien je rekening te houden met onderstaande zaken.

  • Salaris: wanneer je de uitdienstdatum handmatig ingeeft wordt het salaris automatisch pro rata berekend.
  • Looncomponenten: voor looncomponenten die zijn ingegeven in de maand van uitdiensttreding dient zelf het gewenste bedrag te worden ingevoerd, als deze pro rata berekend moeten worden.
  • Verstrekkingen: je kunt zelf een actiepunt aanmaken om herinnerd te worden aan de inname van eventuele verstrekkingen. Dit kun je doen op medewerkersniveau in het dashlet ‘Verstrekkingen’.

Importeren uitdienstdatum

Het is ook mogelijk om uitdienstdata collectief te importeren. Hiervoor kun je gebruik maken van het template op bedrijfsniveau. Vervolgens kun je op het tabblad ‘Werknemers’ een einddatum opgeven voor zowel het dienstverband als het contract.

Als je alleen een werknemer uit dienst wilt melden en verder geen aanpassingen wilt doen, vul dan in het Excelbestand alleen de kolommen "Uitdienstdatum" en ''EindeContract'' met de datum, evenals de kolom met het personeelsnummer. Nadat de template is ingevuld kun je de gegevens importeren via de knop 'Update'.

LET OP: wanneer de gegevens eenmaal via een update zijn geïmporteerd kan dit niet meer worden teruggedraaid.

Extra informatie: als je een update uitvoert worden alle gegevens die in het Excelbestand staan bijgewerkt. Dit houdt in dat ook reeds bestaande (goede) gegevens overschrijven kunnen worden. Het verbergen van velden in het Excelbestand heeft daar geen invloed op. Als je wilt updaten dan dien je dus alleen die gegevens in het Excelbestand te zetten en/of over te houden die je daadwerkelijk wilt aanpassen.

 

Overige aandachtspunten

Met de volgende punten dient, ongeacht de gebruikte methode, rekening te worden gehouden.

  • Auto van de zaak: als de medewerker een auto van de zaak heeft en hij/zij gaat gedurende de periode uit dienst, dan zal het contract van de auto handmatig beëindigd moeten worden om de bijtelling naar rato te laten berekenen. Dit gebeurt dus niet automatisch. 
  • Toegang medewerker na uitdiensttreding: na uitdiensttreding van een medewerker wordt een eventuele medewerkerslogin niet automatisch verwijderd. Je kunt er eventueel voor kiezen om een bestaande medewerkerslogin om te zetten naar een 'payslip viewer'. Op deze manier kan de medewerker de loonstroken blijven inzien. Pas als de medewerkerslogin eenmaal verwijderd is kan de ex-medewerker daarmee niet meer inloggen. Je kunt de bestaande medewerkerslogin verwijderen in het dashlet 'Medewerker login' en eventueel vervolgens een nieuwe login aanmaken met als template 'payslip viewer'. Je kunt dan ook kiezen voor een ander (privé-) e-mailadres.
  • Overlijden van een medewerker: je kunt de medewerker op de reguliere manier uit dienst melden. Let er wel op dat altijd de overlijdensdatum als laatste werkdag (uitdienstdatum) dient te worden gebruikt. Dit geldt voor zowel de Belastingdienst als een Pensioenfonds. Alle opgebouwde rechten (vakantiegeld, tegoed/tekort vakantiedagen, etc.) kunnen worden verwerkt zoals bij een reguliere uitdiensttreding. Bij de uitbetaling van postuum loon kunnen alle werknemersverzekeringen worden uitgezet met ingang van de periode van overlijden. De Zvw blijft op K staan; de "Inkomensafhankelijke bijdrage Zvw" dient op 0 | Geen te worden gezet. De foutmeldingen in de run-controle die Nmbrs als gevolg hiervan zal genereren kunnen in deze situatie genegeerd worden. Daarnaast geldt bij overlijden van een medewerker ook een vrijstelling van loonheffing (maximaal 3 maandsalarissen inclusief vakantietoeslag). Dit bedrag van de overlijdensuitkering kan via looncode 5030, of een andere netto looncomponent, worden uitgekeerd. Zie voor meer informatie over dit onderwerp het Handboek Loonheffingen of bijvoorbeeld dit artikel. 

 

FAQ

 

last update:

Opmerkingen