[Verzuim integratie] E-mail

Verzuim XML berichten versturen naar een e-mailadres

Het is mogelijk om zowel verzuim XML berichten als bepaalde wijzigingen in werknemersgegevens (automatisch) te verzenden naar een e-mailadres. Uiteraard dient er wel een koppeling actief te zijn; in dit artikel wordt uitgelegd hoe je de koppeling aanmaakt. 

  1. Aanmaken E-mail (Accountant)
  2. Aanmaken E-mail (Business)
  3. E-mail instellen
  4. Bedrijven koppelen
  5. Medewerkers koppelen
  6. Verzuim XML meldingen overzicht

 

1. Aanmaken E-mail (Accountant)

Om verzuim XML meldingen en bepaalde wijzigingen in de werknemersgegevens naar e-mailadres te kunnen versturen, maak je een Email arbodienst aan. Ga hiervoor naar de debiteurniveau, klik vervolgens op instellingen en kies voor Arbodienst onder Verzuim. 

Arbodienst_1.png

2. Aanmaken E-mail (Business)

Om verzuim XML meldingen en bepaalde wijzigingen in de werknemersgegevens naar e-mailadres te kunnen versturen maak een Arbodienst aan. Klik in de linker donkerblauwe kolom op instellingen (tandwieltje) en kies voor Arbodienst onder Verzuim.

Arbodienst_2.png

 

3. E-mail instellen

Klik op Nieuwe arbodienst en kies onder type voor Email.

Arbodienst_Email_1.png

De eerste bovenstaande gegevens hoeven niet verplicht ingevuld te worden; deze zijn slechts ter informatie voor je organisatie.

De volgende gegevens zijn wel verplicht:

  • Identificatie inzender: Nmbrs
  • Naam organisatie: bedrijfsnaam
  • Code werkgever: dit is het relatienummer / contractnummer (is bekend bij de organisatie) 
  • Email: het mailadres waar de verzuim XML berichten naar toe worden verstuurd

Vink "Auto send" aan om zowel verzuim XML berichten als bepaalde wijzigingen in de werknemersgegevens (zie onderstaande lijst met acties) na het aanmaken direct automatisch naar een e-mailadres te verzenden.

Vink "Auto Toewijzen" op debiteurenniveau aan om de medewerkers automatisch te koppelen aan de arbodienst. Er wordt dan automatisch een werknemersgegevens bericht aangemaakt op het moment dat er een verzuimmelding bij de betreffende medewerker wordt aangemaakt.

Actie:

  • Dienstverband verwijderd 
  • Uit dienstdatum gewijzigd of verwijderd
  • Wijzigingen in afdeling
  • Wijzigingen in contract
  • Wijzigingen in functie 
  • Nieuw dienstverband 
  • Wijzigingen in SVW instellingen
  • Wijzigingen in Personalia
  • Wijzigingen in rooster 
  • Wijzigingen in adres 
  • Standaard adres is gewijzigd 
  • Wijzigingen in functie/afdeling/adres en personalia via mutatieformulier

4. Bedrijven koppelen

Nadat een arbodienst is aangemaakt verschijnt er een nieuwe tab: "Bedrijven per arbodienst".
Selecteer vervolgens een Arbodienst en klik op "Bedrijven toevoegen":

Arbodienst_Email_2.png

 

Let op: het drop-downmenu met beschikbare arbodiensten toont de namen zoals die zijn ingevoerd bij Naam op tabblad Arbodienst. Indien dit veld leeg is gelaten toont het drop-downmenu cijfercodes (2700, 2701, etc.).

In het pop-up scherm kunnen vervolgens de bedrijven geselecteerd worden die gekoppeld moeten worden aan de arbodienst:

Arbodienst_Email_3.png

Indien slechts 1 arbodienst is aangemaakt voor een debiteur met een bedrijf zul je alsnog het bedrijf aan de arbodienst moeten toevoegen. 

5. Medewerkers koppelen

Nadat je een bedrijf aan een arbodienst hebt toegevoegd worden alle medewerker actief in tab: "Medewerkers per arbodienst."

Let op: wanneer je een nieuwe medewerker hebt aangemaakt zul je deze moeten activeren in tab: "Medewerkers per arbodienst."

Arbodienst_Email_4.png

Wanneer je een medewerker wil uitsluiten of weer aanmelden bij een arbodienst kun je dat hier wijzigen. Selecteer een arbodienst en klik op "Medewerkers toevoegen"

Arbodienst_Email_5.png

 

Je kunt eventueel filteren op bedrijf. 

Let op: als een medewerker via een van deze acties automatisch geactiveerd was en daarna handmatig weer gedeactiveerd is in het overzicht 'Medewerkers per Arbodienst' dan zal de betreffende medewerker bij een nieuwe actie uit bovenstaand rijtje niet opnieuw geactiveerd worden! De reden hiervoor is dat deze actie de vorige keer handmatig ongedaan gemaakt is. Dit geldt voor alle inactieve medewerkers bij wie in het overzicht 'Medewerkers per Arbodienst' een datum staat in kolom 'Veranderd'.

6. Verzuim XML meldingen overzicht

De verzuim XML meldingen vind je op debiteur-/bedrijfsniveau en op tabblad Overzichten. Dit zijn alle meldingen voor medewerkers die in Nmbrs ziek zijn gemeld.
Je kunt filteren op verschillende gegevens, zoals debiteur, status en datum (1).

Wanneer je op Verversen klikt krijg je een lijst op basis van de gekozen filters. Vervolgens vink je de meldingen aan die verzonden dienen te worden (2) en klik je op Verzenden (3).

 

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk