[Verzuim-integratie] Workbee

Verzuim XML-berichten versturen naar Workbee

LET OP:  Er dient eerst contact met Workbee te worden opgenomen voordat een koppeling wordt geactiveerd. Workbee brengt hier mogelijk extra kosten voor in rekening.

Dit artikel beschrijft de integratie van Nmbrs met Workbee. Voor de koppeling met Workbee dienen eerst de klantgegevens voor beoordeling naar Workbee te worden gestuurd. Vervolgens moet deze arbodienst in Nmbrs worden aangemaakt en tot slot dienen de gewenste bedrijven hieraan te worden gekoppeld. De volgende onderwerpen worden behandeld:

Workbee aanmaken

Accountant
Om verzuim XML-meldingen en bepaalde wijzigingen in de werknemersgegevens naar Workbee te kunnen versturen dien je een Arbodienst aan te maken. Ga hiervoor naar Debiteurniveau, klik vervolgens op Instellingen en kies voor Arbodienst onder Verzuim:

Arboned1.png

Business
Om verzuim XML-meldingen en bepaalde wijzigingen in de werknemersgegevens naar Workbee te kunnen versturen dien je een Arbodienst aan te maken. Klik in de blauwe balk op het tandwiel (Instellingen) en kies voor Arbodienst onder Verzuim:

arboned2.png

Workbee instellen

Klik op 'Nieuwe arbodienst' en kies bij Type voor Workbee. Vervolgens is het belangrijk om de juiste SIVI-versie te kiezen.

  • SIVI 2017: alleen berichten met verzuimgegevens worden verstuurd.

De bovenste velden zijn niet verplicht om in te vullen; deze zijn slechts ter informatie voor je organisatie.

De volgende gegevens zijn wel verplicht:

  • Identificatie inzender: NMBRS (in hoofdletters)
  • Naam organisatie: bedrijfsnaam
  • Code werkgever: relatienummer / contractnummer (is bekend bij de organisatie) 
  • Aansluitnummer: bekend bij Workbee, dit is een verplicht veld.

Vink 'Auto send' aan om zowel verzuim XML-berichten als bepaalde wijzigingen in de werknemersgegevens (zie onderstaande lijst met acties) na het aanmaken direct automatisch naar Workbee te verzenden.

Vink 'Auto Toewijzen' op Debiteurniveau aan om de medewerkers automatisch te koppelen aan de arbodienst. Er wordt dan automatisch een werknemersgegevensbericht aangemaakt op het moment dat bij de betreffende medewerker een verzuimmelding wordt aangemaakt.

 

Bedrijven koppelen

Nadat een arbodienst is aangemaakt verschijnt een nieuwe tab: 'Bedrijven per arbodienst'. Ga naar dit tabblad, selecteer een arbodienst uit het drop-downmenu en klik op 'Bedrijven toevoegen':

arboned4.PNG

Let op: het drop-downmenu met beschikbare arbodiensten toont de namen zoals die zijn ingevoerd in veld 'Naam' op tabblad Arbodienst. Indien dit veld leeg is gelaten toont het drop-downmenu cijfercodes (2700, 2701, etc.).

In het pop-upscherm kunnen vervolgens de bedrijven geselecteerd worden die gekoppeld moeten worden aan de arbodienst:

workbee5.png

Let op: indien slechts één arbodienst is aangemaakt voor een debiteur met een bedrijf, dan dien je alsnog het bedrijf aan de arbodienst toe te voegen. 

Medewerkers koppelen

Nadat je een bedrijf aan een arbodienst hebt toegevoegd worden alle medewerkers zichtbaar op tab 'Medewerkers per arbodienst':

workbee6.png

Let op: wanneer je een nieuwe medewerker hebt aangemaakt dien je deze eerst te activeren op tab 'Medewerkers per arbodienst'.

Wanneer je een medewerker wilt uitsluiten van of aanmelden bij een arbodienst kun je dat hier wijzigen. Selecteer een arbodienst en klik op 'Medewerkers toevoegen':

workbee7.png

Je kunt eventueel filteren op bedrijf. 

Let op: als een medewerker via een van deze acties automatisch geactiveerd was en daarna handmatig weer gedeactiveerd is in het overzicht 'Medewerkers per Arbodienst', dan zal de betreffende medewerker bij een nieuwe actie uit bovenstaand rijtje niet opnieuw geactiveerd worden! De reden hiervoor is dat deze actie de vorige keer handmatig ongedaan gemaakt is. Dit geldt voor alle inactieve medewerkers bij wie in het overzicht 'Medewerkers per Arbodienst' een datum staat in kolom 'Veranderd'.

Overzicht verzuim XML-meldingen

De verzuim XML-meldingen vind je op Debiteurniveau onder het kopje Verzuim op tab Instellingen. Dit zijn alle meldingen voor medewerkers die in Nmbrs ziek zijn gemeld.
Je kunt filteren op verschillende gegevens, zoals datum, status en type.

Wanneer je op Verversen klikt krijg je een lijst op basis van de gekozen filters. Vervolgens vink je de meldingen aan die verzonden dienen te worden en klik je op Verzenden.

arboned8.PNG

Foutmeldingen in XML-berichten

Het is mogelijk dat bij deze integratie de melding 'External entity error' - Fout #5001: Invalid integration - stage 1' ontstaat. Dit betekent dat de koppeling aan de kant van Workbee niet openstaat, zodat er geen uitwisseling kan plaatsvinden. Hiervoor kun je contact opnemen met Workbee, opdat zij de integratie aan hun kant openzetten.

Invalid_Integration.png

Opmerkingen