[Verzuim integratie] Workbee

Verzuim XML berichten versturen naar Workbee

LET OP:  Er dient eerst contact met Workbee te worden gemaakt voor een koppeling wordt geactiveerd. Ook verbindt Workbee hier mogelijk extra kosten aan.


Voor de koppeling met Workbee dienen eerst de klantgegevens voor beoordeling naar Workbee te worden gestuurd. Vervolgens moet deze arbodienst in Nmbrs® worden aangemaakt en tot slot dienen de gewenste bedrijven hieraan te worden gekoppeld. 

  1. Aanmaken Workbee (Accountant)
  2. Aanmaken Workbee (Business)
  3. Workbee instellen
  4. Bedrijven koppelen
  5. Medewerkers koppelen
  6. Verzuim XML meldingen overzicht
  7. Foutmeldingen in XML berichten

 

1. Aanmaken Workbee (Accountant)

Om verzuim XML meldingen en bepaalde wijzigingen in de werknemersgegevens naar Workbee te kunnen versturen, maak je een nieuwe koppeling met Arbodienst aan. Ga hiervoor naar de debiteurniveau klik vervolgens op instellingen en kies voor Arbodienst onder Verzuim. 

Arbodienst_1.png

2. Aanmaken Workbee (Business)

Om verzuim XML meldingen en bepaalde wijzigingen in de werknemersgegevens naar Workbee te kunnen versturen maak je een nieuwe koppeling met Arbodienst aan. Klik in de zwarte balk naar de instellingen en kies voor Arbodienst onder Verzuim.

Arbodienst_2.png

 

3. Workbee instellen

Klik op Nieuwe arbodienst en kies onder type voor Workbee.

De eerste bovenstaande gegevens hoeven niet verplicht ingevuld te worden; deze zijn slechts ter informatie voor je organisatie.

De volgende gegevens zijn wel verplicht:

  • Identificatie inzender: NMBRS (in hoofdletters)
  • Naam organisatie: bedrijfsnaam
  • Code werkgever: dit is het relatienummer / contractnummer (is bekend bij de organisatie) 

Vink "Auto send" aan om zowel verzuim XML berichten als bepaalde wijzigingen in de werknemersgegevens (zie onderstaande lijst met acties) na het aanmaken direct automatisch naar Workbee te verzenden.

Vink "Auto Toewijzen" op debiteurenniveau aan om de medewerkers automatisch te koppelen aan de arbodienst. Er wordt dan automatisch een werknemersgegevens bericht aangemaakt op het moment dat er een verzuimmelding bij de betreffende medewerker wordt aangemaakt.

Actie:

  • Dienstverband verwijderd 
  • Uit dienstdatum gewijzigd of verwijderd
  • Wijzigingen in afdeling
  • Wijzigingen in contract
  • Wijzigingen in functie 
  • Nieuw dienstverband 
  • Wijzigingen in SVW instellingen
  • Wijzigingen in Personalia
  • Wijzigingen in rooster 
  • Wijzigingen in adres 
  • Standaard adres is gewijzigd 
  • Wijzigingen in functie/afdeling/adres en personalia via mutatieformulier

4. Bedrijven koppelen

Nadat een arbodienst is aangemaakt verschijnt er een nieuwe tab: "Bedrijven per arbodienst":

Selecteer vervolgens een Arbodienst en klik op "Bedrijven toevoegen":

Let op: het drop-downmenu met beschikbare arbodiensten toont de namen zoals die zijn ingevoerd bij Naam op tabblad Arbodienst. Indien dit veld leeg is gelaten toont het drop-downmenu cijfercodes (2700, 2701, etc.).

In het pop-up scherm kunnen vervolgens de bedrijven geselecteerd worden die gekoppeld moeten worden aan de arbodienst:

Indien slechts 1 arbodienst is aangemaakt voor een debiteur met een bedrijf zul je alsnog het bedrijf aan de arbodienst moeten toevoegen. 

5. Medewerkers koppelen

Nadat je een bedrijf aan een arbodienst hebt toegevoegd worden alle medewerker actief in tab: "Medewerkers per arbodienst."

Let op: wanneer je een nieuwe medewerker hebt aangemaakt zul je deze moeten activeren in tab: "Medewerkers per arbodienst."

Wanneer je een medewerker wil uitsluiten of weer aanmelden bij een arbodienst kun je dat hier wijzigen. Selecteer een arbodienst en klik op "Medewerkers toevoegen"

Je kunt eventueel filteren op bedrijf. 

Let op: als een medewerker via een van deze acties automatisch geactiveerd was en daarna handmatig weer gedeactiveerd is in het overzicht 'Medewerkers per Arbodienst' dan zal de betreffende medewerker bij een nieuwe actie uit bovenstaand rijtje niet opnieuw geactiveerd worden! De reden hiervoor is dat deze actie de vorige keer handmatig ongedaan gemaakt is. Dit geldt voor alle inactieve medewerkers bij wie in het overzicht 'Medewerkers per Arbodienst' een datum staat in kolom 'Veranderd'.

6. Verzuim XML meldingen overzicht

De verzuim XML meldingen vind je op debiteur-/bedrijfsniveau en op tabblad Overzichten. Dit zijn alle meldingen voor medewerkers die in Nmbrs® ziek zijn gemeld.
Je kunt filteren op verschillende gegevens, zoals debiteur, status en datum (1).

Wanneer je op Verversen klikt krijg je een lijst op basis van de gekozen filters. Vervolgens vink je de meldingen aan die verzonden dienen te worden (2) en klik je op Verzenden (3).



7. Foutmeldingen in XML berichten

Het is mogelijk dat er bij deze integratie de melding 'External entity error' - Fout #5001: Invalid integration - stage 1' ontstaat. Dit betekent dat de koppeling aan de kant van Workbee niet open staat waardoor er geen uitwisseling kan plaatsvinden.
Hiervoor kan je contact opnemen met Workbee, zij kunnen de integratie aan hun kant open zetten.

Invalid_Integration.png

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk