In de volgende gevallen dient er een nieuw bedrijf te worden aangemaakt:

• Een verandering van rechtsvorm en loonheffingsnummer.
• Een wijziging van tijdvak voor verloning of aangifte (bijvoorbeeld van week naar maandverloning)

Binnen Nmbrs kan per bedrijf maar één loonheffingsnummer en tijdvak actief zijn. Om in de toekomst eventuele correcties op het oude loonheffingsnummer of het oude tijdvak door te kunnen voeren en aan te geven moet een nieuw bedrijf worden aangemaakt. Het ‘nieuwe’ bedrijf behandel je als een nieuwe implementatie. Meer informatie over het implementeren van een bedrijf staat in het volgende artikel: Een nieuw bedrijf implementeren.

Voor accountants: Het is het beste om voor een nieuw bedrijf ook een nieuwe debiteur aan te maken. Indien je, in verband met bijvoorbeeld de inrichting van loonmodellen of grootboekrekeningschema's, liever een nieuw bedrijf onder de bestaande debiteur aanmaakt dan is dit ook mogelijk. Het advies is dan echter om alle HR-instellingen eerst te verwijderen (zoals afdelingen, managers etc.), omdat deze HR-instellingen anders aan de oude werknemers gekoppeld blijven. Daarna kun je de nieuwe gewenste HR-instellingen toevoegen bij de nieuwe werknemers.

Acties voor het bedrijf met de nieuwe rechtsvorm of het nieuwe tijdvak:

• Je kunt de medewerkers het eenvoudigst verplaatsen van het ene naar het andere bedrijf door de import-/exportmodule te gebruiken. Op bedrijfsniveau kun je in het oude bedrijf een export maken van medewerkers, die je vervolgens kunt importeren in het nieuwe bedrijf:
  
  Medewerkers kopiëren
  
  Let op: Voordat de gegevens geïmporteerd worden, dient een aantal aanpassingen te worden gedaan in het exportbestand. Test de import eerst in de Sandbox! 
  
  De volgende aanpassingen dienen op elk tabblad te worden doorgevoerd:
  
  
• Het debiteurnummer (dit geldt alleen voor accountants die een nieuwe debiteur hebben aangemaakt)
• Het bedrijfsnummer (dit nummer is zelf te kiezen)
  
  Op het tabblad Bedrijven dienen naast de bovenstaande aanpassingen de volgende aanpassingen te worden gedaan:
  
  
• Het loonheffingsnummer óf het tijdvak (afhankelijk van de wijziging) en eventueel de bedrijfsnaam
• De startdatum van het bedrijf. Dit is de periode waarin er voor het eerst aangifte gedaan hoort te worden voor de nieuwe rechtsvorm.
  
  Op het tabblad Werknemers dienen naast bovenstaande aanpassingen de volgende aanpassingen te   worden gedaan:
  
  
• De in dienstdatum van de medewerkers. Deze is hetzelfde als de startdatum van het bedrijf. Wanneer de medewerkers feitelijk al langer in dienst waren bij het bedrijf met de eerdere rechtsvorm kun je hiervoor de Anciënniteitsdatum invullen.
• Controleer of de verlof- en reserveringssaldi correct zijn meegenomen.
• Voer de import uit in de live omgeving indien de import in de Sandbox het gewenste resultaat heeft
• Maak voor alle medewerkers een login aan met het template Medewerker login en het werk e-mailadres (lees onderstaand artikel vanaf Nieuwe logins toevoegen/verwijderen meerdere medewerkers tegelijk):
  
  Medewerker logins aanmaken/verwijderen

Acties voor het bedrijf met de oude rechtsvorm/het oude tijdvak:

• Verwijder de medewerker logins en maak nieuwe logins aan met het template 'Payslip viewer'. Maak hierbij gebruik van het prive e-mailadres van de medewerkers. Met het template Payslip viewer kunnen medewerkers wel bij hun loonstroken en jaaropgave, maar ze kunnen geen verlof etc. meer aanvragen bij het oude bedrijf (lees onderstaand artikel vanaf Nieuwe logins toevoegen/verwijderen meerdere medewerkers tegelijk):
  
  Medewerker logins aanmaken/verwijderen
  
  
• Meld alle medewerkers uit dienst. De meest eenvoudige manier is een collectieve import van uit dienst datum:
  
  Medewerker uit dienst melden
  
  Let op: als een medewerker uit dienst wordt gemeld, dan kan het vakantiegeld en het verlof worden uitbetaald. Is dit niet de bedoeling, dan dient dit eerst te worden uitgezet.
• Vul de einddatum van het bedrijf in. Hier vul je de periode in waarin je voor de laatste keer aangifteplichtig bent voor deze rechtsvorm. Meer informatie over het invoeren van een einddatum bij een bedrijf, vind je in het volgende artikel:
  
  Eindperiode bedrijf invoeren en direct jaarwerk beschikbaar maken.
  
  

Indien de omzetting gedurende het kalenderjaar plaatsvindt, zullen medewerkers twee jaaropgaven ontvangen.

Nadat je al deze stappen hebt doorlopen en de bedrijven zijn overgezet kun je het oude bedrijf onzichtbaar maken. Hoe je dit kunt doen staat beschreven in het volgende artikel: Onzichtbaar maken van debiteuren en bedrijven.