Omzetten van fiscale eenheid/rechtsvorm/loonheffingsnummer

In de volgende gevallen dient er een nieuw bedrijf te worden aangemaakt:

  • Een verandering van rechtsvorm en loonheffingsnummer.
  • Een wijziging van tijdvak voor verloning of aangifte (bijvoorbeeld van week naar maandverloning)

Binnen Nmbrs kan per bedrijf maar één loonheffingsnummer en tijdvak actief zijn. Om in de toekomst eventuele correcties op het oude loonheffingsnummer of het oude tijdvak door te kunnen voeren en aan te geven moet een nieuw bedrijf worden aangemaakt. Het ‘nieuwe’ bedrijf behandel je als een nieuwe implementatie. Meer informatie over het implementeren van een bedrijf staat in het volgende artikel: Een nieuw bedrijf implementeren.

Voor accountants: Het is het beste om voor een nieuw bedrijf ook een nieuwe debiteur aan te maken. Indien je, in verband met bijvoorbeeld de inrichting van loonmodellen of grootboekrekeningschema's, liever een nieuw bedrijf onder de bestaande debiteur aanmaakt dan is dit ook mogelijk. Het advies is dan echter om alle HR-instellingen eerst te verwijderen (zoals afdelingen, managers etc.), omdat deze HR-instellingen anders aan de oude werknemers gekoppeld blijven. Daarna kun je de nieuwe gewenste HR-instellingen toevoegen bij de nieuwe werknemers.

Acties voor het bedrijf met de nieuwe rechtsvorm of het nieuwe tijdvak:

  • Je kunt de medewerkers het eenvoudigst verplaatsen van het ene naar het andere bedrijf door de import-/exportmodule te gebruiken. Op bedrijfsniveau kun je in het oude bedrijf een export maken van medewerkers, die je vervolgens kunt importeren in het nieuwe bedrijf:

    Kopiëren van een bedrijf

    Voordat de gegevens geïmporteerd worden, dient een aantal aanpassingen te worden gedaan in het exportbestand. De volgende aanpassingen dienen op elk tabblad te worden doorgevoerd:
  • Het debiteurnummer (dit geldt alleen voor accountants die een nieuwe debiteur hebben aangemaakt)
  • Het bedrijfsnummer (dit nummer is zelf te kiezen)

    Op het tabblad Bedrijven dienen naast de bovenstaande aanpassingen de volgende aanpassingen te worden gedaan:
  • Het loonheffingsnummer óf het tijdvak (afhankelijk van de wijziging) en eventueel de bedrijfsnaam
  • De startdatum van het bedrijf. Dit is de periode waarin er voor het eerst aangifte gedaan hoort te worden voor de nieuwe rechtsvorm.

    Op het tabblad Werknemers dienen naast bovenstaande aanpassingen de volgende aanpassingen te   worden gedaan:
  • De in dienstdatum van de medewerkers. Deze is hetzelfde als de startdatum van het bedrijf. Wanneer de medewerkers feitelijk al langer in dienst waren bij het bedrijf met de eerdere rechtsvorm kun je hiervoor de Anciënniteitsdatum invullen.
  • Controleer of de verlof- en reserveringssaldi correct zijn meegenomen. Mogelijk dien je het overgebleven verlofsaldo in te voeren op het tabblad Wernemers en het saldo van de reserveringen in te geven via een looncode:

     Reservering saldo invoeren

    Let op: test de import eerst in de Sandbox!


Acties voor het bedrijf met de oude rechtsvorm/het oude tijdvak:

  • Meld alle medewerkers uit dienst. De meest eenvoudige manier is een collectieve import van uit dienst datum:

    Medewerker uit dienst melden

    Let op: als een medewerker uit dienst wordt gemeld, dan kan het vakantiegeld en het verlof worden uitbetaald. Is dit niet de bedoeling, dan dient dit eerst te worden uitgezet.

Wanneer je gebruik maakt van medewerker logins, wordt geadviseerd om van de logins bij het oude bedrijf Payslip viewers te maken. De medewerkers kunnen dan wel bij hun loonstroken en jaaropgave, maar ze kunnen geen verlof meer aanvragen of uren aanvragen bij het oude bedrijf. Er zijn twee mogelijkheden om dit te doen:

  • Het template dat is gebruikt voor de medewerker logins aanpassen en beperken tot het inzien van de loonstroken:

    Template aanpassen

  • De medewerker logins (collectief) verwijderen en opnieuw aanmaken met het Payslip Viewer template (vanaf Nieuwe logins toevoegen/verwijderen meerdere medewerkers tegelijk):

    Medewerker logins aanmaken/verwijderen

Voor het nieuwe bedrijf kun je medewerker logins aanmaken waarmee zij verlof en uren kunnen aanvragen. De werknemers zullen in het betreffende jaar dan twee logins hebben voor beide bedrijven. Zij zullen ook twee jaaropgaven ontvangen.

Nadat je al deze stappen hebt doorlopen en de bedrijven zijn overgezet kun je het oude bedrijf onzichtbaar maken. Hoe je dit kunt doen staat beschreven in het volgende artikel: Onzichtbaar maken van debiteuren en bedrijven.

Volgen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk