Wanneer een wijziging in rechtsvorm of loonheffingsnummer plaatsvindt, of een wijziging van tijdvak (bijvoorbeeld van week- naar maandverloning), moet je een nieuw bedrijf aanmaken in Nmbrs. Hier lees je hoe je dit correct uitvoert.

Waarom is een nieuw bedrijf nodig?

• Binnen Nmbrs kan elk bedrijf slechts één loonheffingsnummer en tijdvak hebben. Je dient dus niet een tweede loonheffingsnummer aan te maken, en die actief te maken. Je dient een nieuw bedrijf aan te maken.
• Een nieuw bedrijf is nodig om in de toekomst correcties op het oude loonheffingsnummer of tijdvak te kunnen doorvoeren.

Acties voor het nieuwe bedrijf

1. Medewerkers verplaatsen naar het nieuwe bedrijf

1. Gebruik de import-/exportmodule:

   • Maak een export van de medewerkers op bedrijfsniveau in het oude bedrijf. Voor meer informatie: Medewerker kopiëren tussen bedrijven
   • Importeer de medewerkers in het nieuwe bedrijf. 

2. Voorbereiding van het exportbestand:

   • Pas het volgende aan in elk tabblad van het exportbestand:
     • Debiteurnummer (indien een nieuwe debiteur is aangemaakt).
     • Bedrijfsnummer (zelf te kiezen).
   • Tabblad Bedrijven:
     • Vul het nieuwe loonheffingsnummer of tijdvak in.
     • Pas de bedrijfsnaam aan (indien nodig).
     • Vul de startdatum in (de periode waarin de nieuwe aangifte start).
   • Tabblad Werknemers:
     • Pas de indiensttredingsdatum aan op de startdatum van het nieuwe bedrijf. Voor eerdere dienstverbanden gebruik je de Anciënniteitsdatum.
     • Controleer verlof- en reserveringssaldi.

3. Test in de Sandbox:

   • Voer de import eerst in de Sandbox uit om fouten te voorkomen.
   • Bij een succesvolle test kun je de import in de live-omgeving uitvoeren.

4. Medewerker logins aanmaken:

   • Maak nieuwe logins aan met het Medewerker login-template.
   • Gebruik de werk-e-mailadressen van de medewerkers.

2. Inrichten van het oude bedrijf

1. Medewerker logins aanpassen:

   • Verwijder de oude logins en maak nieuwe logins aan met het Payslip viewer-template.
   • Gebruik privé-e-mailadressen, zodat medewerkers toegang houden tot hun loonstroken en jaaropgaven, maar geen verlofaanvragen kunnen doen.

2. Medewerkers uit dienst melden:

   • Meld alle medewerkers collectief uit dienst door een import van uitdienstdata.
   • Let op: Als een medewerker wordt uitdienst gemeld, wordt vakantiegeld en verlof automatisch uitbetaald. Zet dit uit als dit niet de bedoeling is.

3. Einddatum van het bedrijf instellen:

   • Stel de eindperiode in waarin het bedrijf voor het laatst aangifteplichtig is. Meer informatie vind je in het artikel: Eindperiode bedrijf invoeren en direct jaarwerk beschikbaar maken.

4. Onzichtbaar maken van het oude bedrijf:

   • Nadat alle acties zijn afgerond, maak je het oude bedrijf onzichtbaar. Raadpleeg het artikel: Onzichtbaar maken van debiteuren en bedrijven.

Voor accountants

• Nieuwe debiteur:
  • Het is aanbevolen om een nieuwe debiteur aan te maken voor het nieuwe bedrijf.
• Zelfde debiteur:
  • Als je binnen dezelfde debiteur blijft, verwijder dan alle oude HR-instellingen (afdelingen, managers, enz.) om te voorkomen dat deze gekoppeld blijven aan oude werknemers.
  • Voeg nieuwe HR-instellingen toe voor de nieuwe medewerkers.

Belangrijke Opmerkingen

• Bij een omzetting tijdens het kalenderjaar ontvangen medewerkers twee jaaropgaven.
• Controleer zorgvuldig of alle verlof- en reserveringssaldi correct zijn overgezet.
• Gebruik altijd de Sandbox-omgeving voor testen voordat je wijzigingen in de live-omgeving doorvoert.