Kostenverdeling vast importeren in Nmbrs

Met de import/export tool kun je vaste kostenverdelingen per medewerker importeren. Dit gebeurt via het tabblad KostenverdelingVast in het standaard importsheet. Hier lees je hoe je dit correct uitvoert en waar je op moet letten.

1. Aandachtspunten

  • Onomkeerbaar: Een import of update kan niet ongedaan worden gemaakt. Test daarom eerst in een Sandbox-omgeving.
  • Terugwerkende kracht: Sinds 13-10-2021 is het mogelijk om gegevens ook in het verleden te importeren. Voorheen was dit alleen mogelijk in de huidige periode.
  • Bestandsindeling:
    • Gebruik uitsluitend platte tekst; formules en macro’s worden niet ondersteund.
    • Het importsheet is beveiligd om fouten door wijzigingen in de opmaak te voorkomen. Je kunt echter rijen toevoegen, verwijderen of sorteren. Indien nodig kun je de beveiliging opheffen (zonder wachtwoord).
  • Overschrijven: Bij een update worden alle gegevens in het Excel-bestand overschreven, inclusief correcte gegevens. Laat alleen de gegevens staan die je wilt aanpassen.
  • Grootte van bestanden: Gebruik maximaal 500 tot 1000 regels per import. Splits grotere bestanden op om problemen te voorkomen.
  • Meerdere kostenplaatsen:
    • Geef percentages aan om de verdeling tussen kostenplaatsen en kostendragers te bepalen.
    • Duid de standaardkostenplaats (default) aan.

2. How-to: Vaste kostenverdeling importeren

Voorbereiding van de importsheet

  1. Exporteren van het bestand

    • Ga naar Bedrijfsniveau.
    • Klik op Kostenverdeling Vast in het dashlet Import / Export.
    • Kies voor Export om een basisbestand te genereren.
  2. Aanvullen van gegevens

    • Vul de sheet aan met de gewenste informatie, zoals kostenplaatsen, kostendragers, en percentages.
    • Zorg ervoor dat alle velden correct zijn ingevuld.

Uitvoeren van de import

  1. Ga naar Bedrijfsniveau > Import / Export.
  2. Selecteer de batchoperatie Kostenverdeling Vast en klik op Import.
  3. Selecteer het voorbereide bestand en klik op Uploaden.
  4. Controleer de import-tree om te zien welke gegevens per medewerker worden geïmporteerd.
  5. Als alles correct is, klik opnieuw op Import om de gegevens definitief te importeren.

Tips voor een succesvolle import

  • Dubbele controle: Verifieer het bestand in de Sandbox-omgeving voordat je de live-omgeving gebruikt.
  • Default kostenplaats: Zorg ervoor dat je altijd een standaardkostenplaats aangeeft bij meerdere kostenplaatsen.
  • Opsplitsen: Bij grote bestanden, verdeel de import in kleinere delen voor optimale verwerking.

 

Opmerkingen