Methode 1: verschil achterhalen door te splitsen per medewerker

Er kunnen verschillende methoden worden gebruikt om een verschil op de verschillenrekening te achterhalen. In dit artikel wordt een methode stapsgewijs uitgelegd. Mocht dit artikel niet helpen, dan kan je de volgende methode proberen:

1. Splits de journaalposten per looncomponent en per periode
In het dashlet Salarisdocumenten instellingen op bedrijfsniveau kun je de journaalposten splitsen per looncomponent en per periode. Vink beide opties aan. Zo kun je zien op welke looncomponent een verkeerde boeking wordt gedaan en welke periode dit betreft (belangrijk voor TWK-runs).

 
 
2. Splits de journaalposten per medewerker / per afdeling 
Vervolgens kun je in het dashlet Salarisdocumenten de zichtbare documenten wijzigen. Naast de journaalposten per bedrijf, kun je de journaalposten ook per medewerker (kostenplaats en afdeling) bekijken. Zo kun je controleren of het verschil door één of bij meerdere/alle medewerkers voorkomt.
 

Open de journaalposten per medewerker en check bij iedere medewerker of er een verschil op de verschillenrekening staat. Het kan ook voorkomen dat bij meerdere medewerkers een bedrag op de verschillenrekening staat:

 

Tip! Wanneer er veel medewerkers zijn, kost het veel tijd om deze allemaal na te lopen. Door de journaalposten per medewerker naar PDF te downloaden, kan je met de zoekfunctie zoeken naar het woord 'Verschillenrekening' in het bestand. Wanneer het bestand gedownload wordt, zal deze alle werknemers tonen.

 

Wanneer je (een gedeelte van) het verschil hebt kunnen herleiden tot één of meerdere medewerkers kun je de loonstrook van één van deze medewerkers bekijken om te achterhalen welke looncode dit verschil veroorzaakt. Open de loonstrook (werkgever) van deze medewerker, vervolgens check je bij welke looncode dit bedrag staat:

Controleer of deze looncode correct gekoppeld is in het grootboekrekeningschema, dit kan je doen door het eigen schema te vergelijken met het Systeem Grootboekrekeningschema. 

3. Schema vergelijken met het Systeem Grootboekrekeningschema

Je kan dit controleren door het schema dat in gebruik is bij het bedrijf te vergelijken met het Systeem Grootboekrekeningschema dat in Nmbrs is gedefinieerd. Het master grootboekrekeningschema vind je op tabblad Instellingen onder Systeem Salarisinstellingen bij Grootboek Rekening Schema. Klik hier op het tabblad Looncodes. Op dit tabblad kan je per looncode zien aan welk grootboeknummer deze gekoppeld is, en of deze aan de debet en/of credit kan gekoppeld moet worden.

In het schema dat bij het betreffende bedrijf in gebruik is kan je de looncode op dezelfde manier koppelen. Aangezien het een eigen gemaakt schema is kan het voorkomen dat grootboeknummers/omschrijvingen niet overeenkomen. Onderstaande afbeelding laat zien dat looncode '1003| Persoonlijke Toeslag' aan de credit kant gekoppeld is, terwijl deze (zoals te zien in het systeem grootboekrekeningschema) aan de debet kant gekoppeld moet worden. Ook zijn de omschrijvingen en de nummers in het eigen schema afwijkend:

 

4. Journaalposten actualiseren
Wanneer het je met deze methode gelukt is om de looncode correct te koppelen kan je vervolgens deze wijziging ook in de journaalpost doorvoeren, door de journaalposten te actualiseren. Dit doe je op bedrijfsniveau bij de Bedrijf instellingen. Vervolgens kies je voor de knop 'Verwijder inhoud journaalposten' en kies je het betreffende jaar. De journaalposten van dat jaar zullen worden verwijderd, en automatisch opnieuw worden aangemaakt met de aanpassingen die je hebt gedaan. 


Volgen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk