Er kunnen verschillende methoden worden gebruikt om een verschil op de verschillenrekening te achterhalen. In dit artikel wordt een methode stapsgewijs uitgelegd. Mocht dit artikel niet helpen, dan kan je de volgende methode proberen:
1. Rapporten looncomponenten
Als de journaalpost per medewerker en per afdeling niet heeft geholpen kan je het 'Rapport Looncomponenten' gebruiken om te kijken welke looncode het verschil veroorzaakt. Daar staan alle looncodes met de geboekte bedragen van een betreffende run in.
Let op! Het kan voorkomen dat de verschillenrekening zich al in een eerdere run bevindt. Wanneer er een correctie wordt gedaan over deze betreffende periode, zal de verschillenrekening nogmaals getoond worden. Controleer altijd de voorgaande runs of de verschillenrekening wellicht hier al was opgenomen. Het verschil zal dan in die betreffende run te verklaren zijn.
De verschillen die je op de verschillenrekening ziet kun je vergelijken met de bedragen in de rapporten Looncomponenten. Gebruik hiervoor het rapport Looncomponenten per run of Looncomponenten per run/periode. Het rapport is zowel beschikbaar op bedrijfs- als op medewerkersniveau.
Wanneer je hier hetzelfde bedrag vindt als op de verschillenrekening staat dan is dit waarschijnlijk de looncode die niet (of verkeerd) gekoppeld is in de journaalpost. Je kunt nu je grootboekrekeningschema aanpassen en de code boeken op het juiste grootboekrekeningnummer.
2. Schema vergelijken met het Systeem Grootboekrekeningschema
Je kan dit controleren door het schema dat in gebruik is bij het bedrijf te vergelijken met het Systeem Grootboekrekeningschema dat in Nmbrs is gedefinieerd. Het master grootboekrekeningschema vind je op tabblad Instellingen onder Systeem Salarisinstellingen bij Grootboek Rekening Schema. Klik hier op het tabblad Looncodes. Op dit tabblad kan je per looncode zien aan welk grootboeknummer deze gekoppeld is, en of deze aan de debet en/of credit kan gekoppeld moet worden.
In het schema dat bij het betreffende bedrijf in gebruik is kan je de looncode op dezelfde manier koppelen. Aangezien het een eigen gemaakt schema is kan het voorkomen dat grootboeknummers/omschrijvingen niet overeenkomen. Onderstaande afbeelding laat zien dat looncode '1003| Persoonlijke Toeslag' aan de credit kant gekoppeld is, terwijl deze (zoals te zien in het systeem grootboekrekeningschema) aan de debet kant gekoppeld moet worden. Ook zijn de omschrijvingen en de nummers in het eigen schema afwijkend:
3. Journaalposten actualiseren
Wanneer het je met deze methode gelukt is om de looncode correct te koppelen kan je vervolgens deze wijziging ook in de journaalpost doorvoeren, door de journaalposten te actualiseren. Dit doe je op bedrijfsniveau bij de Bedrijf instellingen. Vervolgens kies je voor de knop 'Verwijder inhoud journaalposten' en kies je het betreffende jaar. De journaalposten van dat jaar zullen worden verwijderd, en automatisch opnieuw worden aangemaakt met de aanpassingen die je hebt gedaan.
Opmerkingen